Від 1С, Poster та Excel до Bimp: виробник кави зменшив втрати в кав’ярнях у 6,7 раза

Суть кейсу

Клієнт
Виробник свіжообсмаженої кави та дріп-пакетів із власною мережею кав’ярень і B2B-продажами. 35 співробітників, 320 SKU та понад 12 000 роздрібних чеків щомісяця.

Ситуація
Виробництво, кав’ярні, продажі та фінанси працювали в різних системах, через що було складно контролювати вихід обсмаженої кави, собівартість продукції та залишки.

Рішення
Впровадили Bimp для управління виробництвом, закупівлями, складами, продажами, кав’ярнями та фінансами.

Результат
Втрати та недооблік скоротилися з 8% до 1,2%, продуктивність виробництва зросла на 18%, а обробка B2B-замовлень прискорилася в 6 разів. Компанія отримала точну собівартість і окремий фінансовий результат по виробництву та кав’ярнях.

Ситуація

Компанія поєднує кілька бізнес-моделей: обсмажування та фасування зернової кави, виробництво дріп-пакетів, кастомні бленди для HoReCa, B2B-продажі та власну мережу кав’ярень.

Між закупівлею зеленого зерна та продажем готової чашки кави — цілий ланцюжок операцій: імпорт сировини, обсмажування, фасування, переміщення готової продукції, постачання кав’ярень, списання інгредієнтів, оптові та роздрібні продажі.

До впровадження Bimp ці процеси обліковувалися окремо: каси кав’ярень працювали в Poster, виробництво та закупівлі — у шести Google Таблицях, а 1С використовувалася переважно для податкового обліку. Через це компанія мала дані про окремі операції, але не бачила повної картини — від сировини до фінансового результату.

Угар зерна створював віртуальні залишки

Під час обсмажування зелене зерно втрачає частину маси. Залежно від сорту та профілю обсмажування угар становить приблизно 12–18%.

У старому обліку 1 кг зеленого зерна фактично списували як 1 кг смаженого. Система не враховувала реальну втрату маси, через що на складі виникали віртуальні залишки, а собівартість готової кави розраховувалася некоректно.

Собівартість пачки була неповною

У калькуляції враховувалася переважно вартість зерна. Поза розрахунком залишалися пакети, дегазаційні клапани, дріп-фільтри, брендовані коробки, доставка зеленого зерна та частина виробничих витрат.

Для дріп-пакетів це було особливо критично: дорога індивідуальна упаковка могла суттєво впливати на маржинальність, але в старому обліку цього не було видно.

Цех і кав’ярні працювали окремо

Кав’ярні замовляли продукцію у виробництва через Telegram. Залишки молока, сиропів та кави списувалися вручну, а повну інвентаризацію проводили лише раз на квартал.

У результаті до 8% сировини могли залишатися неврахованими.

Закупівлі планували вручну

Потребу в зеленому зерні та пакувальних матеріалах визначали в таблицях. Перед святковими піками це створювало особливі ризики: в один із періодів відсутність дріп-фільтрів призвела до зупинки цеху фасування на чотири дні.

Валютні закупівлі ускладнювали планування

Зелене зерно закуповується в USD, зокрема партіями по 60 кг, тоді як основна реалізація відбувається в гривні. Коливання курсу ускладнювали планування платежів і створювали ризик касових розривів.

Багато часу йшло на зведення даних

Щодня чотири співробітники — головний ростер, закупник, фінансист та керівник мережі — витрачали до трьох годин на перенесення та зведення інформації з різних джерел.

Окремо рахували вихід після обсмажування, формували виробничі завдання та зводили касові виручки кав’ярень. Місячний P&L був доступний лише через 10–14 днів після завершення місяця.

Чому обрали Bimp

Компанія розглядала BAS Управління торгівлею та можливості розширення Poster.

Але ці рішення не закривали весь виробничий процес у потрібному вигляді.

У BAS складно було реалізувати специфікації з динамічними втратами під час обсмажування, а розширення Poster не давали повноцінного виробничого обліку та калькуляції рецептур.

Для компанії було важливо поєднати в одній системі одразу кілька процесів:

• закупівлю зеленого зерна в USD;
• його перетворення на смажене зерно з урахуванням угару;
• фасування готової продукції;
• планування закупівель;
• B2B-продажі;
• постачання кав’ярень;
• облік роздрібних точок;
• фінансову аналітику.

В Bimp це можна було побудувати в одному інформаційному середовищі.

Що саме впровадили

Етап 1. Структура компанії, валюти та склади

Налаштували дві юридичні структури, дві банківські рахунки та три каси для роздрібних точок.

В обліку використовують гривню, а закупівлі зеленого зерна аналізують у доларах.

Також створили окрему складську структуру для різних етапів руху товарів:

• склад зеленого зерна;
• виробничий цех;
• склад готової продукції;
• склад фасувальних матеріалів;
• склади кав’ярень.

У систему завантажили близько 320 SKU з різними одиницями виміру — від кілограмів зерна до штук упаковки та послуг брендування.

Етап 2. Обсмажування та фасування

Ключовим завданням було правильно відобразити перетворення зеленого зерна на смажене.

Для цього створили двоетапні специфікації.

Наприклад:

Обсмажування: 100 кг зеленого зерна → 84 кг смаженого зерна.

Фасування: 0,25 кг смаженого зерна + пакет + дегазаційний клапан → пачка кави 250 г.

У результаті система враховує не тільки сам факт виробництва, а й технологічні втрати на етапі обсмажування.

Окремо налаштували закупівлю зеленого зерна з урахуванням доставки та розмитнення. Додаткові витрати включаються в собівартість зерна.

Етап 3. B2B та кав’ярні

Для оптових клієнтів налаштували окремий прайс-лист.

Для роздрібного напряму — комплекти та набори, зокрема подарункові бокси з кави, дріпів та супутніх товарів.

Також налаштували переміщення готової продукції з виробництва на склади кав’ярень.

Етап 4. Фінанси та запуск

Запустили P&L у розрізі напрямів:

• виробництво та опт;
• кав’ярня 1;
• кав’ярня 2.

Додатково впровадили платіжний календар, щоб бачити майбутні платежі та заздалегідь виявляти можливий дефіцит коштів.

Що було найскладнішим під час впровадження

Угар зерна не має фіксованого значення

Спочатку здавалося, що достатньо просто закласти в специфікацію 16% угару. Але на практиці фактичний показник змінювався приблизно від 14% до 17,5%. На нього впливали вологість зерна та профіль обсмажування.

Тому одна фіксована цифра могла створювати розбіжності між теоретичним і фактичним виходом.

Рішення: базову специфікацію налаштували на середній показник 16%, але під час «Компонування» ростер може внести фактичну вагу отриманого смаженого зерна після зважування батчу. Так система зберігає норматив для планування, але фактичний результат виробництва відповідає реальному зважуванню.

Втрати в кав’ярнях

Ще одна проблема виникала під час щоденної роботи бариста. Наприклад, ранкова настройка помелу може потребувати 100–150 г зерна. Частина кави також втрачається через просипання чи інші технологічні операції.

Раніше такі витрати могли просто не потрапляти в облік.

У Bimp їх виділили в окрему статтю «Технологічні витрати бариста» та налаштували регулярне списання запасів.

Персонал не хотів додаткового обліку

Ростери та бариста спочатку сприймали внесення операцій у систему як зайву роботу.

Тому процес не залишили на рівні «попросили співробітників бути уважнішими».

Для ростерів проведення «Компонування» пов’язали з відрядною оплатою за кілограм обсмаженої кави. Для бариста показником стала відповідність фактичних залишків даним системи під час регулярної інвентаризації.

У результаті внесення даних стало невід’ємною частиною робочого процесу.

Як змінилися процеси та ключові показники бізнесу

Виробництво більше не втрачає зерно між таблицями

Було: 1 кг зеленого зерна умовно перетворювався на 1 кг смаженого в обліку.

Стало: система враховує нормативний угар і фактичний вихід після обсмажування.

Це дозволило перейти від приблизного балансу сировини до фактичного обліку виробництва.

Собівартість кави стала реальною

Було: основою розрахунку була закупівельна вартість зеленого зерна.

Стало: у собівартість можна включити:

• зелене зерно;
• угар під час обсмажування;
• доставку та розмитнення;
• упаковку;
• дегазаційний клапан;
• дріп-фільтр;
• відрядну зарплату ростера;
• електроенергію ростера;
• інші додаткові витрати.

Тепер керівник бачить не просто ціну виробництва, а реальну маржинальність конкретного SKU.

Закупівлі стали точнішими

Тепер модуль «Планування закупок» враховує активні замовлення та страхові запаси, завдяки чому на 30% скоротити витрати на термінові локальні закупівлі упаковки, а залишки неходових сортів зеленого зерна — на 40%.

Це особливо важливо перед піковими періодами, коли дефіцит одного недорогого компонента — наприклад, дріп-фільтрів — може зупинити цілий виробничий процес

Залишки в кав’ярнях стали контрольованими 

Було: повна інвентаризація раз на квартал і значні розбіжності.

Стало: щотижнева інвентаризація в Bimp та контроль відхилень між продажами й фактичним списанням зерна, молока та інших запасів.

Втрати та недообліковані списання скоротилися з 8% до 1,2%.

P&L більше не потрібно чекати два тижні

Було: фінансовий результат зводили в Excel через 10–14 днів після завершення місяця.

Стало: P&L та Cash Flow формуються в системі, а прибутковість можна дивитися окремо за напрямами бізнесу.

Власник бачить, як працюють виробництво, опт і кожна кав’ярня, не чекаючи ручного зведення даних.

Що отримали понад очікування

Виявили продукт із майже нульовою маржинальністю

Після того як у собівартість почали включати упаковку та інші витрати, виявилося, що популярний сорт дріп-пакетів має маржинальність лише 4%.

Причина була не в ціні зерна, а у вартості індивідуальної упаковки.

Компанія переглянула ціну продукту, що дало +$1 800 чистого прибутку на місяць.

Раніше цей продукт виглядав успішним за обсягами продажів. Після переходу на точну калькуляцію стало видно, скільки він насправді заробляє.

Нову кав’ярню можна додати за один день

Раніше поява нової точки означала ще одну ділянку обліку.

У Bimp нова кав’ярня додається як окремий склад і каса та одразу включається в загальний ланцюжок постачання з виробництва.

Тому масштабування мережі більше не потребує перебудови всієї системи обліку.

Головний бізнес-ефект

Після впровадження Bimp компанія отримала контроль над повним циклом — від закупівлі зеленого зерна до продажу готової чашки кави.

Система показує, скільки сировини реально перетворилося на готову продукцію, скільки коштує її виробництво, які матеріали потрібно закупити та наскільки прибутковими є окремі сорти, дріп-пакети й кав’ярні.

Водночас виробництво, B2B-продажі, кав’ярні та фінанси перестали існувати як окремі інформаційні контури.

«До BIMP ми знали, скільки зеленого зерна купили в мішках і скільки грошей зайшло на рахунок, але куди дівалися 15% маси при обсмажуванні та яка реальна собівартість одного дріп-пакета — було загадкою.

BIMP навів ідеальний порядок: система сама враховує угар зерна, списує пакети та клапани, розраховує відрядну зарплату ростера та показує реальний P&L по кожній кав’ярні окремо. Тим, хто досі намагається вести виробництво та роздріб у таблицях Excel, я можу побажати лише наснаги — ви втрачаєте купу грошей і власного часу!»

— керівник компанії.