Чому 90% проблем виробництва не там, де їх шукають

Коли керівник виробництва звертається із запитом на автоматизацію, зазвичай він уже має сформульовану проблему. «Не вистачає матеріалів», «закупівлі працюють повільно», «склад постійно помиляється», «неможливо порахувати собівартість».

Але під час аудитів виробничих підприємств ми регулярно бачимо одну закономірність: озвучена проблема часто є лише симптомом. Справжня причина може знаходитися в зовсім іншому процесі — плануванні продажів, управлінні запасами, структурі виробу або способі обліку даних.

У цьому випуску рубрики «Виробництво очима ERP-аналітика» ми поговорили про те, як відрізнити симптом від причини та чому спроба автоматизувати неправильний процес лише посилює проблему.

— Які проблеми виробники найчастіше озвучують на першій зустрічі?

— Клієнти завжди озвучують зовнішні симптоми, а не внутрішні хвороби бізнесу.

Топ-3 скарги:

1. «Ми не знаємо реальних залишків на складах».
2. «Працівники постійно плутаються у цінах та розрахунках з клієнтами».
3. «Ми багато працюємо, робимо виручку, а грошей на розрахунковому рахунку в кінці місяця немає».

— Наскільки часто озвучена проблема виявляється не справжньою причиною?

— У близько 90% випадків, озвучена проблема — це лише біль, а її першопричина захована у суміжних бізнес-процесах.

Наприклад, ми чули скаргу: «Комірники погано працюють, постійно пересорт». А причина крилася в тому, що у програмі не було карток модифікацій товарів, і менеджер з продажів продавав «Свічку ароматну», не вказуючи в документі, який саме це аромат, ваніль чи лаванда. Комірник відвантажував на свій розсуд.

Bimp легко вирішує цю проблему, адже в системі можна створити картку товару з блоком «Модифікації» (наприклад, Розмір S/M або Аромат Ваніль/Лаванда), що робить вибір конкретного артикула обов’язковим для продавця.

— Чи можете навести ще приклади, коли реальна причина проблеми була зовсім не там, де її шукали?

Сервісний центр ремонту дронів скаржився, що працює у збиток, запчастини зникають, майстри вимагають підвищення зарплати.

Виявилося, що при прийомі дрона в ремонт не фіксувався його серійний номер, а використані під час діагностики кабелі та датчики списувалися на «загальні адміністративні витрати компанії».

Ми вирішили у BIMP клієнта впровадити документ «Замовлення-наряд» із фіксацією серійного номера техніки, а списання витратних матеріалів налаштували через документ Переміщення запасів з видом операції «На собівартість» з прив’язкою до конкретного наряду. Сервіс миттєво став маржинальним.

— Як під час аудиту зрозуміти, де знаходиться першопричина проблем виробництва?

Ми використовуємо фреймворк «5 Чому» та 4 деталізуючих запитання:

1. Покажіть шляхи руху товару від моменту дзвінка клієнта до моменту списання грошей з рахунку?
   
2. Як ви розраховуєте собівартість готової продукції і чи входять туди ЗП майстрів та оренда?
   
3. Що відбувається у базі, якщо клієнт повертає бракований товар через 2 тижні?
   
4. Як ви бачите чистий прибуток в розрізі різних напрямів діяльності (виробництво vs сервіс vs роздріб)?

Так ми отримуємо карту першопричин проблем виробництва і розуміння, що саме потрібно змінити в процесі.

— Якщо б у Вас був лише один день на аудит нового виробництва, на що б ви звернули увагу насамперед?

— Я б пройшов шлях одного документа та однієї деталі:

1. Фізичний склад сировини та НЗВ: Чи є маркування, чи збігається фактична наявність 3 випадкових деталей із записами в обліку.
2. Точка розриву «Продаж-Виробництво»: Як інформація про замовлення клієнта потрапляє до майстра в цех. Усно, на папірці чи через замовлення в ERP.
3. Каса та банк: Як фіксуються аванси та чи закриваються вони первинними документами real-time.

— Які «симптоми» найчастіше свідчать про те, що підприємству вже потрібна ERP-система?

ERP-система потрібна виробництву, якщо бізнес переростає можливості таблиць Excel та оперативного керування вручну. Ключові симптоми цього:

1. Касові розриви, коли прибуток за звітами є, а платити постачальникам немає чим.
2. Задвоєння роботи, коли менеджер вносить замовлення у CRM, комірник дублює його в Excel, а бухгалтер вносить у 1С/касу.
3. Залежність від «унікальних» людей. Якщо комірник дядя Вася пішов у відпустку — ніхто не знає, де лежить кромка і скільки її.
4. Ретроспективний облік, коли власник дізнається про фінансовий результат березня лише 25 квітня.

Але важливо розуміти, що ці симптоми лише показують, що в бізнесі щось працює не так. Вони ще не відповідають на питання, де саме виникла проблема і що потрібно автоматизувати. 

Не варто йти за природним бажанням швидко знайти винного або автоматизувати процес, де проблема стала найбільш помітною. 

Успішні проєкти автоматизації починаються з розуміння логіки процесів і пошуку справжніх обмежень бізнесу. А далі — правильно перенести цю логіку в ERP. У наступному випуску поговоримо про те, як проходить впровадження ERP і що відрізняє систему, яку просто запустили, від тієї, яка реально дає бізнесу результат.

Про експерта

Володимир Харков — ERP-аналітик Bimp з понад 25 роками досвіду у сфері економіки та управлінського обліку.

У Bimp Володимир узяв участь у більш ніж 100 проєктах впровадження ERP-рішень для виробників меблів, електроніки, безпілотних систем та інших підприємств зі складними виробничими процесами.

Його зона відповідальності — аналіз виробничих та бізнес-процесів, побудова архітектури обліку, навчання користувачів і запуск систем в експлуатацію.