# Підзвітні кошти: заявка, видача, повернення

URL: https://bimpsoft.com/help/finance/accountable-funds/
Updated: 2026-11-06

> Підзвітні кошти — гроші, які компанія видає співробітнику на відрядження чи закупівлі. У Bimp їх видають документом «Видача підзвітних коштів» («Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами → Створити»), невикористаний залишок повертають документом «Повернення підзвітних коштів». Видача і повернення — лише готівкою: з каси або картки.

## Як працюють підзвітні кошти в Bimp

Підзвітні кошти — це гроші, які компанія видає співробітнику (підзвітній особі) на конкретні потреби: відрядження, закупівлю матеріалів чи господарських товарів. Процес складається з кроків:

1. **Заявка на видачу коштів** (необов'язково) — запит на кошти.
2. **Видача підзвітних коштів** — гроші передаються співробітнику, виникає його борг перед компанією.
3. **Авансовий звіт** — співробітник підтверджує витрати документами: [Авансовий звіт](https://bimpsoft.com/help/finance/expense-report/).
4. **Повернення підзвітних коштів** — співробітник повертає невикористаний залишок у касу.

Стан розрахунків видно у звіті [Взаєморозрахунки з підзвітними особами](https://bimpsoft.com/help/reports/accountable-persons-report/).

## Як створити заявку на видачу коштів

Заявка на видачу коштів — внутрішній документ, яким офіційно запитують кошти з каси чи рахунку для поточних потреб.

1. Відкрийте **Фінанси → Заявка на витрату коштів** і натисніть **Створити**.
2. Заповніть «Коментар» (радимо вказати мету видачі), «Відповідального менеджера», «Номер документа» (автоматично або свій) і «Дату створення».
3. Вкажіть «Суму коштів» і «Ціль видачі» — на що саме вони будуть використані.
4. Оберіть «Тип взаєморозрахунків»: «Безготівковий» або «Готівка». Для готівки з'явиться «Тип готівки» — «Каса» або «Карта».
5. Вкажіть [рахунок чи касу](https://bimpsoft.com/help/getting-started/bank-accounts-and-cash-desks/), з якої видаватимуть кошти, і збережіть.

[Скріншот: todo:Форма «Заявка на витрату коштів» із заповненими полями «Сума», «Ціль видачі», «Тип взаєморозрахунків» і «Каса»]

## Як видати кошти під звіт

Видачу оформлює документ «Видача підзвітних коштів».

1. Відкрийте **Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами**, натисніть **Створити** і оберіть **Видача підзвітних коштів**.

   Створити видачу можна і із закупівель: у **Закупівлі → Замовлення постачальникам** наведіть курсор на потрібне замовлення і в контекстному меню оберіть «Видача підзвітних коштів», або відкрийте замовлення, натисніть **[Створити на основі](https://bimpsoft.com/help/basics/create-based-on/)** і оберіть цей документ.
2. Заповніть «Коментар» (необов'язково), «Автора», «Відповідального», «Номер документа» і «Дату створення».
3. У полі «Підзвітний» оберіть співробітника, якому видаєте кошти.
4. За потреби вкажіть «[Напрям діяльності](https://bimpsoft.com/help/getting-started/projects-and-business-directions/)» і «Проєкт». [Стаття витрат](https://bimpsoft.com/help/getting-started/income-and-expense-items/) і організація підтягуються автоматично, їх можна змінити.
5. У блоці «Оплата» вкажіть «Тип готівки» (**Каса** чи **Карта**), «Касу» або картку організації, з якої видаються гроші, і «Суму».
6. На вкладці «Розподіл видачі підзвітних коштів» натисніть **Додати** і внесіть деталі: «Напрям діяльності», «Проєкт», «Суму» і «Коментар».
7. Збережіть документ.

![Документ «Видача підзвітних коштів»: підзвітний Марина Мариновна, каса usdt, сума 300 USD; на вкладці «Розподіл видачі підзвітних коштів» рядок — напрям «Виробництво PerkUpRoasters», проєкт «Виробництво Per…», сума 300 USD](https://bimpsoft.com/help/_img/b30d28a4-ea8b-4e1a-bba8-6d7e412f9167.webp)

> [!WARNING] Видача і повернення підзвітних коштів оформлюються тільки готівковим типом взаєморозрахунку.

## Як оформити повернення підзвітних коштів

Повернення оформлюють документом «Повернення підзвітних коштів», коли співробітник віддає невикористаний залишок. Створюється він з того самого місця — **Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами → Створити → Повернення підзвітних коштів**. Форма майже збігається з видачею, відрізняється лише назва: у блоці «Оплата» вкажіть касу чи картку, на яку повертаються гроші.

## Що відбувається після видачі

Після видачі співробітник отримує борг перед компанією на суму документа, а залишок каси зменшується. Борг закривається авансовим звітом (підтвердження витрат) або поверненням грошей. Якщо підзвітні кошти були видані до початку роботи в Bimp, їх вносять як початкові залишки — див. [Початкові залишки: підзвітні особи](https://bimpsoft.com/help/getting-started/opening-balances-accountable-persons/).

## FAQ

**Чи можна видати підзвітні кошти безготівково?**

Ні. Видача і повернення підзвітних коштів оформлюються лише готівковим типом взаєморозрахунку: з каси або банківської картки.

**Як видати кошти під звіт із замовлення постачальнику?**

У «Закупівлі → Замовлення постачальникам» наведіть курсор на замовлення і оберіть «Видача підзвітних коштів», або відкрийте замовлення, натисніть «Створити на основі» і оберіть цей документ.

**Як побачити, хто з працівників має борг за підзвітними коштами?**

У звіті «Взаєморозрахунки з підзвітними особами» — кінцевий залишок за кожним підзвітником.

**Чи обов'язково створювати заявку на видачу коштів?**

Ні. Заявка — внутрішній документ-запит на кошти з каси чи рахунку; видачу під звіт можна оформити й без неї.