# Авансовий звіт: як закрити підзвітні кошти

URL: https://bimpsoft.com/help/finance/expense-report/
Updated: 2026-11-06

> Авансовий звіт в Bimp — документ, яким підзвітна особа підтверджує витрати за виданими їй коштами. Він зменшує борг співробітника, а якщо витрат більше за видане, створює борг компанії перед співробітником. Увімкнувши перемикач «На собівартість», витрати можна віднести на замовлення покупця.

## Для чого потрібен авансовий звіт

Авансовий звіт закриває підзвітні кошти: співробітник, який отримав гроші під звіт, підтверджує, на що їх витратив. Це друга половина процесу після [видачі підзвітних коштів](https://bimpsoft.com/help/finance/accountable-funds/). Без авансового звіту борг співробітника перед компанією залишається у звіті по підзвітниках.

## Як створити авансовий звіт

Авансовий звіт створюють у розділі «Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами», де створюють і видачу підзвітних коштів.

1. Відкрийте **Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами** і натисніть **Створити**.
2. Оберіть **Авансовий звіт**.
3. У секції «Головне» оберіть підзвітну особу та документ-підставу (видачу, за якою звітує співробітник).
4. Додайте витрати: для кожної вкажіть [статтю витрат](https://bimpsoft.com/help/getting-started/income-and-expense-items/) і суму. Для витрат на конкретне замовлення вкажіть [замовлення покупця](https://bimpsoft.com/help/sales/customer-order/).
5. Збережіть і проведіть документ.

[Скріншот: todo:Форма документа «Авансовий звіт» із заповненими полями «Підзвітна особа», «Документ-підстава», таблицею витрат зі статтею витрат і сумою]

## Що відбувається після проведення

Проведений авансовий звіт відображається у звіті [Взаєморозрахунки з підзвітними особами](https://bimpsoft.com/help/reports/accountable-persons-report/) у колонці «Відзвітовано». Витрати потрапляють у звіт [Витрати](https://bimpsoft.com/help/reports/expenses-report/) як витрати періоду.

Розрахунок кінцевого залишку: «Початковий залишок» + «Видано» − «Повернено» − «Відзвітовано». Позитивний залишок означає, що борг має співробітник, від'ємний — компанія.

**Приклад 1. Видача без звіту.** Офіс-менеджер отримав під звіт 500 UAH на канцелярію. Поки авансового звіту немає, кінцевий залишок за ним — 500 UAH: це сигнал нагадати про чеки.

**Приклад 2. Перевитрата без авансу.** Співробітник витратив власні 100 USD на таксі й готель і надав документи. Бухгалтер проводить авансовий звіт на 100 USD, кінцевий залишок стає −100 USD: компанія винна співробітнику 100 USD.

## Як віднести витрати на собівартість замовлення

Щоб витрати з авансового звіту потрапили у собівартість замовлення, увімкніть у секції «Головне» перемикач **На собівартість**, оберіть підзвітну особу і документ-підставу, вкажіть статтю витрат із групи «Собівартість», суму і замовлення покупця (або замовлення-наряд). Після збереження сума і посилання на документ з'являються у звіті «Накопичена собівартість». Докладно — [Накопичення витрат](https://bimpsoft.com/help/costing/cost-accumulation/).

## Як повернути невикористаний залишок

Якщо співробітник витратив менше, ніж отримав, залишок повертають документом «Повернення підзвітних коштів» — див. Підзвітні кошти. Для відшкодування перевитрати співробітнику потрібна окрема виплата.

## FAQ

**Що таке авансовий звіт у Bimp?**

Документ, яким підзвітна особа відзвітовує про витрати за отриманими коштами. Проведений звіт збільшує суму в колонці «Відзвітовано» у звіті «Взаєморозрахунки з підзвітними особами».

**Що означає від'ємний кінцевий залишок у звіті по підзвітниках?**

Компанія винна співробітнику: він витратив власні гроші, і сума перевитрати має бути йому відшкодована.

**Як віднести витрати з авансового звіту на собівартість замовлення?**

Увімкніть перемикач «На собівартість» у секції «Головне», оберіть статтю з групи «Собівартість» і замовлення покупця. Витрата з'явиться у звіті «Накопичена собівартість».

**Чи потрапляють авансові звіти у звіт «Витрати»?**

Так, документ «Авансовий звіт» входить у звіт «Витрати» разом із нарахуванням зарплати, надходженням товарів і послуг та іншими витратами.