# Закупівля від замовлення до оплати: огляд процесу

URL: https://bimpsoft.com/help/purchasing/purchasing-process/
Updated: 2026-11-06

> Закупівля в Bimp — це ланцюжок документів: Замовлення постачальнику планує закупівлю, Надходження товарів і послуг оприбутковує товар і фіксує борг перед постачальником, Оплата постачальнику закриває борг, а Повернення скасовує закупівлю. Кожен наступний документ створюють кнопкою «Створити на підставі».

## Що таке процес закупівлі в Bimp

Процес закупівлі в Bimp — це послідовність пов'язаних документів: домовленість із постачальником, отримання товару чи послуги, оплата, повернення. Наступний документ створюють на підставі попереднього, і він бере з нього постачальника, договір, позиції та ціни. Усі статті розділу зібрано на сторінці «[Закупівлі](https://bimpsoft.com/help/purchasing/)».

Базовий ланцюжок:

1. [Замовлення постачальнику](https://bimpsoft.com/help/purchasing/purchase-order/) — що, скільки, за якою ціною і коли має надійти.
2. [Надходження товарів і послуг](https://bimpsoft.com/help/purchasing/goods-receipt/) — факт отримання: товар на склад, борг перед постачальником.
3. [Оплата постачальнику](https://bimpsoft.com/help/purchasing/supplier-payment/) — гроші йдуть із рахунку чи каси, борг закривається.
4. [Повернення товарів постачальнику](https://bimpsoft.com/help/purchasing/supplier-return/) і [повернення коштів від постачальника](https://bimpsoft.com/help/purchasing/supplier-refund/) — якщо товар повертають.

Перед початком потрібні [постачальник і договір](https://bimpsoft.com/help/purchasing/add-supplier/). Закупівельні документи — у розділі **Закупки**: вкладки «Замовлення постачальникам», «Надходження товарів», «Повернення постачальникам», «Оплата постачальникам», «Планування закупок».

## Що відбувається на кожному кроці

Кожен документ змінює свою частину обліку: очікувану поставку, склад або борг.

| Крок | Документ | Склад | Борг перед постачальником | Гроші |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Планування закупок (звіт) | не змінюється | не виникає | не змінюються |
| 1 | Замовлення постачальнику | залишок не змінюється; кількість враховується як очікувана поставка | не виникає | очікувана оплата в платіжному календарі (якщо відмічено) |
| 2 | Надходження товарів, послуг | товар оприбутковується, формується [собівартість](https://bimpsoft.com/help/costing/cost-price-guide/); витрати за послугами потрапляють у фінансовий результат | виникає на суму надходження | не змінюються |
| 3 | Оплата постачальнику | не змінюється | зменшується (або виникає аванс при переплаті) | витрачаються з рахунку чи каси |
| 4 | Повернення товарів постачальнику | товар списується зі [складу](https://bimpsoft.com/help/inventory/warehouses/) | зменшується | не змінюються |
| 5 | Повернення коштів від постачальника | не змінюється | оновлюються взаєморозрахунки | кошти повертаються на рахунок |

## Крок 1. Замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику фіксує умови закупівлі: постачальника, договір і валюту, склад, позиції, ціни, дату поставки та графік оплат. Його створюють у розділі **Закупки**, із [замовлення покупця](https://bimpsoft.com/help/sales/customer-order/) (кнопка **Створити на підставі**) або за результатами звіту планування закупівель. Докладно: Замовлення постачальнику.

- Позиції можна завантажити з Excel: [Завантаження позицій з Excel](https://bimpsoft.com/help/purchasing/purchase-order-import/).
- Для закупівлі в іншій валюті обирають валютний договір: [Закупівля в іноземній валюті](https://bimpsoft.com/help/purchasing/foreign-currency-purchase/).
- Для оренди, комунальних послуг, пального і витрат на собівартість використовують послуги: [Закупівля послуг](https://bimpsoft.com/help/purchasing/purchase-services/).
- Правильний розрахунок ПДВ у документі: [ПДВ у замовленні постачальнику](https://bimpsoft.com/help/purchasing/vat-in-purchase-order/).

## Крок 2. Надходження товарів і послуг

Надходження фіксує факт отримання товару чи послуги. Саме воно збільшує залишок на складі, формує собівартість партії і створює борг перед постачальником. Його створюють кнопкою **[Створити на підставі](https://bimpsoft.com/help/basics/create-based-on/)** із замовлення постачальнику: позиції та ціни переносяться автоматично, а значення колонки «Номенклатура постачальника» потрапляє в партії. Докладно: Надходження товарів і послуг.

Додаткові сценарії:

- облік за [серійними номерами](https://bimpsoft.com/help/inventory/serial-numbers/): [Надходження з серійними номерами](https://bimpsoft.com/help/purchasing/goods-receipt-serials/);
- доставка, мито та інші витрати, що збільшують собівартість: [Додаткові витрати на надходження](https://bimpsoft.com/help/purchasing/landed-costs/);
- імпорт із митним оформленням: [Імпорт і ВТД](https://bimpsoft.com/help/purchasing/import-customs/).

## Крок 3. Оплата постачальнику

Оплата постачальнику фіксує, що ви заплатили, і зменшує борг. Її створюють із замовлення постачальнику або в розділі **Закупки**, вкладка «Оплата постачальникам». Оплачуйте по конкретному замовленню, за яким оформлено надходження: тоді борг закривається коректно, а взаєморозрахунки в звітах збігаються. Докладно: Оплата постачальнику.

## Крок 4. Повернення

Повернення скасовує закупівлю повністю або частково і складається з двох документів: повернення товарів постачальнику (товар залишає склад, борг зменшується) і повернення коштів від постачальника (гроші повертаються на рахунок). Якщо ви вже заплатили за товар і повернули його, потрібні обидва документи.

## Як планувати закупівлі

Планування закупівель підказує, що і скільки замовити. Звіт **Закупки → Планування закупок** порівнює мінімальний залишок, [резерви](https://bimpsoft.com/help/sales/reserves/), швидкість попиту та очікувані поставки й показує потребу в колонці «Необхідно закупити». Параметри задають у картці товару. Докладно: [Планування закупівель](https://bimpsoft.com/help/purchasing/purchase-planning/).

Щоб назви товарів у документах збігалися з прайсами постачальників, заповніть [номенклатуру постачальника](https://bimpsoft.com/help/purchasing/supplier-products/).

## Типові сценарії

| Ситуація | Які документи створити |
|---|---|
| Передоплата, потім поставка | замовлення постачальнику → оплата → надходження |
| Поставка з відстрочкою | замовлення → надходження → оплата в строк із поля «Відтермінування» |
| Оплата частинами | замовлення → кілька оплат → надходження |
| Закупівля під замовлення покупця | із замовлення покупця **Створити на підставі → Замовлення постачальнику** → надходження → продаж |
| Закупівля в іноземній валюті | замовлення з валютним договором → оплата у валюті → надходження |
| Оренда, послуги, пальне | замовлення з послугою → оплата → надходження (акт) |
| Бракований товар | повернення товарів постачальнику → повернення коштів, якщо було оплачено |

## FAQ

**У якому порядку створювати документи закупівлі в Bimp?**

Замовлення постачальнику, потім надходження товарів і послуг (коли товар отримано) та оплата постачальнику. Оплату можна оформити до або після надходження, частинами й на кілька замовлень.

**Який документ збільшує залишок товару на складі?**

Тільки «Надходження товарів, послуг». Замовлення постачальнику залишок не змінює: очікувана поставка лише враховується в плануванні закупівель.

**Чи обов'язково починати закупівлю із замовлення постачальнику?**

Ні, надходження можна створити й без замовлення. Але замовлення дає план поставки, прив'язку до замовлень покупців і контроль оплат, тому для регулярних закупівель його рекомендовано.

**Де видно всі документи однієї закупівлі?**

На вкладці «Зв'язки» замовлення постачальнику: там показано надходження, оплати та інші документи, створені на його підставі.