Як після запуску ERP перевірити, чи правильно перенесені дані

Ігор, фінансовий директор компанії з виробництва алюмінієвих профільних систем, відкриває Bimp через тиждень після запуску. Команда завершила перенесення даних з Excel і BAS. Залишається одне питання: чи справді цифри в новій системі відповідають реальному стану бізнесу. Дивимося, що робить Ігор, щоб перевірити дані ERP.

Аудит даних ERP — це момент, коли довіра до нової системи з’являється або зникає

Товари на складах, гроші на рахунках, борги клієнтів, заборгованість перед постачальниками і майно компанії начебто на місці. Кожен реєстр окремо виглядає коректно.

Зібрати ці реєстри докупи в голові за кілька хвилин неможливо. Саме тому Ігор не поспішає будувати перший звіт про собівартість чи маржу. Спочатку йому потрібна відповідь на просте питання: цифрова копія бізнесу в Bimp дійсно збігається з тією, що була в попередній системі, чи десь під час перенесення щось загубилося.

Оборотно-сальдова відомість як перша перевірка

Ігор відкриває ОСВ, звіт, який Bimp формує одразу після завантаження початкових залишків. На одному екрані з’являється консолідована картина по всіх рахунках замість десятка окремих реєстрів.

За кілька хвилин Ігор звіряє суму коштів на рахунках із банківською випискою, перевіряє, чи перенесена дебіторська заборгованість покупців, дивиться, чи відповідає вартість запасів даним попередньої системи, і проходиться по заборгованості перед постачальниками та основних засобах компанії. Розбіжність на будь-якому з цих рахунків він помічає одразу, під час перевірки. Це не стане сюрпризом через місяць під час закриття періоду.

Чому цифри не завжди мають збігатися один в один

Ігор очікував, що ОСВ у Bimp дасть точну копію звіту з BAS. Частково так і сталося, але не по кожному рахунку.

По залишках коштів, товарах на складах і взаєморозрахунках з клієнтами та постачальниками цифри збіглися: саме ці дані команда перенесла повністю і веде тепер у Bimp. Амортизація основних засобів і далі формується в обліковій системі компанії, тому за цим рахунком ОСВ у Bimp показує інші цифри.

Розбіжність тут відображає периметр обліку, який компанія веде саме в Bimp. Якщо перенесені всі рахунки і структура обліку та сама, ОСВ збігається практично один в один. Якщо компанія веде в Bimp переважно операційний контур, тобто склад, виробництво, закупівлі та продажі, а частина фінансових операцій лишається в обліковій системі, окремі рахунки відрізняються закономірно. На короткий час різницю дає й дата перенесення: операція, проведена в одній системі до запуску і ще не внесена в другу, зникає сама, щойно обидві системи наздоганяють одна одну.

Результат перевірки

Через десять хвилин Ігор закриває ОСВ із відповіддю на головне питання. Дані, які команда переносила, перенесені вірно. Дані, що лишилися в обліковій системі, відрізняються закономірно, а не через збій перенесення.

Наступні звіти, собівартість партії, маржа замовлення, залишки на кінець місяця, Ігор будує вже на цій основі, не перевіряючи щоразу, чи правильні вихідні цифри.

Надалі ОСВ буде виконувати вже іншу роль — допомагати знаходити причини змін у фінансових показниках бізнесу, наприклад зрозуміти, чому впав прибуток виробництва.

Що було б, якби в ERP не було ОСВ

Уявімо, що Ігор запустив ERP, але система не має оборотно-сальдової відомості. ERP без ОСВ схожа на банківський рахунок, з якого можна знімати гроші і не звіряючи виписку. Проте чи правильна ця виписка, ніхто не знає.

І тоді може трапитися, наприклад, так що керівник планує закупівлі, погоджує новий кредит або аналізує фінансовий результат і раптом виявляє, що частина залишків або взаєморозрахунків була перенесена некоректно.

Щоб уникнути цього, довелося б окремо відкривати залишки на складах, звіряти банківські рахунки, переглядати взаєморозрахунки з клієнтами та постачальниками, перевіряти основні засоби й складати загальну картину вручну. Кожен реєстр окремо може виглядати правильним, але відповісти на питання, чи збігається нова система з попередньою, усе одно складно.

З ОСВ цей самий процес займає кілька хвилин. Замість десятка окремих перевірок керівник отримує консолідовану картину бізнесу в одному звіті та одразу бачить, які рахунки збігаються з попередньою системою, а які потребують пояснення.

Кому знадобиться ця перевірка

Сценарій актуальний для фінансових директорів і власників виробничих компаній, які щойно завершили перенесення даних з Excel, BAS, Odoo чи іншої системи в Bimp. Для них ОСВ стає першим звітом, який керівник відкриває після запуску.