Jak policzyć techniczny koszt wytworzenia, gdy Excel się myli

„Ile ten wyrób nas naprawdę kosztuje” brzmi jak proste pytanie, dopóki ktoś nie spróbuje odpowiedzieć na nie uczciwie. Większość producentów liczących koszt w arkuszu ma odpowiedź. Znacznie mniej potrafi powiedzieć, kiedy ta odpowiedź była ostatnio prawdziwa.

Skąd bierze się rozjazd

Techniczny koszt wytworzenia składa się z trzech części: materiałów, robocizny i kosztów pośrednich. W arkuszu każda z nich odjeżdża od rzeczywistości na swój sposób. Materiały liczone są po normatywnej ilości ze specyfikacji, nie po faktycznie zużytej, z uwzględnieniem braku czy zamiennika. Robocizna szacowana jest w przybliżeniu, nie na podstawie realnie przepracowanego czasu przy konkretnej operacji. Koszty pośrednie rozkładane są równo na cały wolumen okresu, mimo że realne obciążenie maszyn i ludzi różni się między zleceniami.

Żaden z tych trzech błędów sam w sobie nie jest duży. Razem dają rozjazd, który staje się widoczny dopiero wtedy, gdy firma już wysłała partię po cenie policzonej na nieaktualnych danych.

Dlaczego miesięczne przeliczenie nie ratuje sytuacji

Typowa praktyka w firmach liczących w arkuszu to przeliczanie normatywnego TKW raz na miesiąc albo kwartał. To zamyka lukę tylko na czas, w którym nic się nie zmienia, co w praktyce rzadko jest cały okres. Jeśli w trakcie kwartału rośnie cena kluczowego surowca, dział handlowy dalej wystawia oferty po starej stawce, nie wiedząc o tym. Wolumen zamówień może wyglądać zdrowo, podczas gdy firma traci na każdym realizowanym zleceniu, a dowiaduje się o tym dopiero przy zamknięciu okresu, gdy zmiana ceny w już wysłanych zamówieniach jest już nierealna.

Co naprawdę oznacza policzyć koszt poprawnie

Dokładne liczenie wymaga, żeby każde zlecenie produkcyjne zbierało rzeczywiste koszty w momencie ich powstania. Materiał odpisuje się w chwili, gdy faktycznie trafia do produkcji, i dokładnie w tej ilości, jaka faktycznie została zużyta. Czas pracy rejestruje się przy konkretnej operacji. Koszty pośrednie rozlicza się na podstawie realnego obciążenia.

Kiedy te trzy strumienie zbierane są w czasie rzeczywistym, pojawia się możliwość natychmiastowego porównania kosztu rzeczywistego z planowanym i zobaczenia odchylenia, zanim narośnie na kolejnych dziesięciu zleceniach.

Najczęstsza ukryta przyczyna: błędy w specyfikacji

Często problem nie leży w samym procesie liczenia, tylko w danych, z których wychodzi. Jeśli w specyfikacji brakuje komponentu albo jego ilość jest zaniżona, policzony koszt będzie zaniżony niezależnie od tego, jak starannie liczy się resztę. Firma w takim przypadku wygrywa przetarg atrakcyjną ceną i realizuje go ze stratą, bo nieuwzględnione koszty zjadają marżę już po podpisaniu kontraktu.

Sprawdzenie aktualności specyfikacji, zwłaszcza po każdej zmianie konstrukcyjnej, to pierwszy krok do dokładnego kosztu, i często tańszy niż jakikolwiek system.

Co to oznacza w praktyce

Firma, która chce policzyć koszt rzeczywisty zamiast orientacyjnego, potrzebuje trzech rzeczy naraz: faktycznego odpisu materiałów zamiast normatywnego, rejestracji czasu pracy na poziomie operacji, i rozliczania kosztów pośrednich na podstawie realnego obciążenia. Zrobienie tego wszystkiego konsekwentnie, dla każdego zlecenia, w arkuszu jest w praktyce prawie niemożliwe, bo wymaga zbyt wielu ręcznych kroków.

Moduł kosztów w Bimp zbiera te trzy strumienie danych na bieżąco przy każdym zleceniu produkcyjnym, dzięki czemu właściciel widzi realną marżowość partii zaraz po jej zakończeniu, nie miesiąc później w raporcie, kiedy poprawić już nic się nie da.