Як вивільнити до 30% оборотних коштів зі складу за допомогою ABC/XYZ-аналізу: покроковий гайд для виробників
Co-Founder & CEO
Аналізуючи понад 17 000 компаній світу у своєму дослідженні Working Capital Study 25/26, PwC підкреслює: в умовах дорогого довгострокового фінансування ліквідність — це вже не “подушка безпеки”, а фактор виживання бізнесу. І саме дисципліноване управління оборотним капіталом дозволяє прискорити вивільнення грошей.
Але коли грошей у бізнесі не вистачає, перше, куди дивиться власник виробництва — це все ж зовнішнє фінансування: кредитна лінія, відтермінування платежів постачальникам, новий інвестор. І майже завжди — повз власний склад. А там часто лежить частина відповіді. Сировина, яку закупили «про всяк випадок». Комплектуючі під проєкт, що вже закрився. Готова продукція, яка чекає покупця третій місяць поспіль.
Нижче даємо покроковий алгоритм, як знайти ці гроші за допомогою ABC/XYZ-аналізу, не чіпаючи жодної кредитної лінії.
Крок 1. З’ясуйте, скільки грошей зараз “заморожено” на складі
Почніть не з номенклатури, а з вартості. Якщо на складі “лежить” 10 млн грн, компанія щороку додатково платить за це 2–3 млн грн — просто за факт зберігання.
Дайте собі відповідь на три питання:
- Яка частка цієї суми не рухається місяцями?
- Яка загальна вартість запасів прямо зараз?
- Скільки з них — сировина, скільки — комплектуючі, скільки — готова продукція?
Типова проблема, яку варто визнати чесно: більшість виробників знають залишки в штуках, але не можуть за хвилину назвати суму, заморожену на складі. Це не провина комірника — це наслідок відсутності єдиної системи обліку, де вартість запасів видно в реальному часі, а не після зведення таблиць Excel.
Крок 2. Знайдіть товари, які формують основну частину вартості запасів — ABC
Перш ніж скорочувати залишки, важливо зрозуміти, що у більшості виробничих компаній 20% номенклатури формує близько 80% вартості складу. Решта — це переважно повільно рухомий або мертвий баласт, який рідко привертає увагу фінансового директора, бо кожна окрема позиція «копійчана».
| Клас | Частка позицій | Частка вартості запасів |
|---|---|---|
| A | ~15–25% SKU | 70–80% вартості |
| B | ~25–35% SKU | 15–20% вартості |
| C | ~50% SKU | 5–10% вартості |
Зменшення запасів класу A часто дає значно більший ефект для оборотного капіталу, ніж робота з десятками позицій класу C.
Крок 3. Визначте, що продається регулярно, а що просто лежить — XYZ
ABC відповідає на питання “скільки коштує”. XYZ відповідає на питання “наскільки передбачувано це витрачається”.
Поставте собі три питання по кожній ключовій позиції:
- Що використовується щотижня, стабільно? Це буде клас X.
- Що витрачається час від часу, з коливаннями? Це буде клас Y.
- Що майже не рухається місяцями? Наприклад, коли матеріали або комплектуючі закуповуються під окремі замовлення, зміну конструкції чи прогнозований попит, але фактичне споживання виявляється значно нижчим за очікування. Це буде клас Z.
Саме в категорії Z найчастіше виникають майбутні неліквіди. На типовому виробничому майданчику 50–60% запасів запчастин для ремонту й обслуговування є надлишковими, застарілими або повільно рухомими.
Крок 4. Побудуйте матрицю ABC/XYZ
На перетині вартості і передбачуваності попиту ви побачите, де реально ризикує ваш оборотний капітал.
| X (стабільний попит) | Y (помірні коливання) | Z (непередбачуваний попит) | |
|---|---|---|---|
| A (дорогі позиції) | AX — контролювати найуважніше | AY — планувати із запасом на сезонність | AZ — тут найчастіше заморожуються великі суми |
| B (середня вартість) | BX — стабільне поповнення | BY — регулярний перегляд | BZ — закупівля лише за сигналом |
| C (дешеві позиції) | CX — спрощене поповнення, ризики мінімальні | CY — періодичний контроль | CZ — головні кандидати на аудит і розпродаж |
AX — дорогі позиції зі стабільним попитом. Найбільш “дисципліновані” запаси, які варто тримати під точним контролем.
AZ — дорогі позиції з хаотичним попитом. Це зона підвищеного ризику: висока вартість одиниці помножена на непередбачуваність — і саме тут частіше за все ховаються найбільші заморожені суми.
CX — дешеві, але регулярно затребувані позиції. Зазвичай не створюють серйозних фінансових ризиків, навіть якщо їх багато.
CZ — дешеві позиції з хаотичним попитом. Окремо кожна коштує небагато, але в сукупності саме тут найчастіше накопичуються неліквіди, що займають площу і не приносять жодного прибутку.
Крок 5. Ухваліть рішення для кожної групи
Саме на перетині вартості та передбачуваності споживання найчастіше знаходяться приховані резерви для вивільнення оборотних коштів. Наприклад, у кейсі компанії TVA зі США використання комбінованого ABC/XYZ-аналізу допомогло скоротити вартість запасних частин на 15%, підвищити їх оборотність на 120% і вивільнити 47 млн доларів капіталу без ризику для роботи виробництва.
| Група | Що робити |
|---|---|
| AX | Точний контроль запасу, прогнозування попиту |
| AY | Перегляд розміру страхового запасу |
| AZ | Аналіз доцільності закупівель, робота під замовлення |
| BX | Оптимізація обсягів партій |
| BZ | Скорочення залишків, закупівля за сигналом |
| CX | Спрощене автоматичне поповнення |
| CZ | Розпродаж, повернення постачальнику, використання в альтернативних виробах |
Крок 6. Перетворіть аналіз на постійний процес
Найбільша помилка — зробити ABC/XYZ-аналіз один раз і покласти файл у папку «Звіти». Через 3–6 місяців структура попиту вже зміниться: нові товари з’являться в асортименті, старі — перейдуть у категорію повільно оборотних, а сезонні коливання змінять картину споживання. Ручний перерахунок матриці для тисяч SKU в Excel зазвичай займає кілька днів роботи, тому на практиці його відкладають або виконують занадто рідко.
У результаті компанія починає приймати рішення на основі застарілих даних. Позиції, попит на які зростає, можуть залишатися поза зоною уваги, тоді як для товарів, що втратили актуальність, продовжують підтримувати звичний рівень запасів.
Що потрібно, щоб ABC/XYZ працював постійно:
- автоматичне оновлення даних про рух запасів;
- актуальна собівартість без ручного перерахунку;
- контроль залишків у реальному часі;
- швидке виявлення позицій, що «сповзають» у категорію CZ;
- єдине джерело даних для закупівель, виробництва і продажів.
І от коли компанія фактично ухвалює рішення: робити ABC/XYZ систематично, постає питання які інструменти для цього потрібні. Методологія не залежить від конкретного інструменту — можна аналізувати й в Excel. Але саме єдина цифрова система управління прибирає залежність від людини, яка має щоразу вручну перераховувати матрицю: дані про рух товару, собівартість і залишки в такій системі оновлюються самі, а не збираються з різних джерел напередодні звіту.
Як Bimp допомагає робити аналіз запасів
Bimp забезпечує якісну базу даних для ABC/XYZ-аналізу. В єдиній системі керівник або планувальник працює з актуальною інформацією про залишки, фактичну собівартість та виробничі потреби. Стає простіше проводити аналіз запасів регулярно.
- Рух товарів і матеріалів фіксується в реальному часі, що дозволяє аналізувати фактичне споживання номенклатури без додаткової ручної підготовки даних;
- Собівартість формується на рівні конкретних партій, враховуючи матеріали, комплектуючі, логістику та інші додаткові витрати, тому рішення щодо запасів вже не приймаються на основі застарілих нормативів;
- Планування закупівель пов’язане з виробничими потребами, тому система показує, яких матеріалів не вистачає для виконання відкритих замовлень, а які вже є в достатній кількості;
- Дефіцит і надлишок матеріалів видно ще до виникнення проблем у виробництві, що допомагає уникати як простоїв через нестачу комплектуючих, так і накопичення зайвих запасів;
- Усі підрозділи працюють з єдиними даними, тому закупівлі, виробництво та продажі бачать однакову картину залишків і можуть приймати узгоджені рішення.
- Дані з Bimp можна передавати до зовнішніх BI-систем. Наприклад, інтеграція з Google BigQuery дозволяє накопичувати історичні дані про продажі, виробництво та рух запасів, а вже на їх основі будувати ABC/XYZ-моделі в Power BI, Looker Studio або інших інструментах бізнес-аналітики. У такому випадку Bimp залишається єдиним джерелом операційних даних, а спеціалізовані аналітичні сервіси відповідають за складні розрахунки та візуалізацію результатів.
Узагалі, перерахунок собівартості в Bimp здатен показати несподівані речі. В одному з проєктів запуску Bimp для меблевого виробника ми виявили, що серійні шафи-купе — нібито головний прибуток компанії — насправді мали маржу лише 3%, тоді як менш помітні кухні давали 42%: різницю “з’їдали” відрядна зарплата монтажників і логістика, які раніше просто списувалися загальною витратою місяця.
Такі ситуації трапляються значно частіше, ніж здається. Під час запуку системи, команда Bimp регулярно знаходить продукти, клієнтів або виробничі операції, які виглядають прибутковими на рівні виручки, але після коректного розподілу всіх витрат виявляються мало рентабельними або навіть збитковими. І для багатьох виробників перший розрахунок фактичної собівартості стає не просто перевіркою цифр, а підставою для перегляду асортименту, цінової політики чи виробничих процесів.
Bimp забезпечує якісну базу даних для ABC/XYZ-аналізу, завдяки чому аналіз запасів легше проводити регулярно.
В єдиній системі керівник або планувальник працює з актуальною інформацією про залишки, рух номенклатури та виробничі потреби.
- Рух товарів і матеріалів фіксується в реальному часі, що дозволяє аналізувати фактичне споживання товарів без додаткової ручної підготовки даних;
- Система показує, яких матеріалів не вистачає для виконання відкритих замовлень, а які вже є в достатній кількості, що допомагає уникати як простоїв через нестачу комплектуючих, так і накопичення зайвих запасів;
- Усі підрозділи працюють з єдиними даними, тому закупівлі, виробництво та продажі бачать однакову картину залишків і можуть приймати узгоджені рішення.
- Cобівартість формується на рівні конкретних партій і враховує не лише матеріали та комплектуючі, а й додаткові витрати — логістику, виробничі операції та інші витрати, які виникають під час виконання замовлення.
Узагалі, перерахунок собівартості в Bimp здатен показати несподівані речі. В одному з проєктів запуску Bimp для меблевого виробника ми виявили, що серійні шафи-купе — нібито головний прибуток компанії — насправді мали маржу лише 3%, тоді як менш помітні кухні давали 42%: різницю “з’їдали” відрядна зарплата монтажників і логістика, які раніше просто списувалися загальною витратою місяця.
Такі ситуації трапляються значно частіше, ніж здається. Під час запуску системи команда Bimp регулярно знаходить продукти, клієнтів або виробничі операції, які виглядають прибутковими на рівні виручки, але після коректного розподілу всіх витрат виявляються малорентабельними або навіть збитковими. Для багатьох виробників перший розрахунок фактичної собівартості вже стає підставою для перегляду асортименту, цінової політики чи виробничих процесів.
Якщо компанії потрібна більш глибока аналітика, дані з Bimp можна передавати до зовнішніх BI-систем. Наприклад, інтеграція Bimp з Google BigQuery дозволяє накопичувати історичні дані про продажі, виробництво та рух запасів, а вже на їх основі будувати ABC/XYZ-моделі в Power BI, Looker Studio або інших інструментах бізнес-аналітики. У такому випадку Bimp залишається єдиним джерелом операційних даних, а спеціалізовані аналітичні сервіси відповідають за складні розрахунки та візуалізацію результатів.