Мультискладський облік у Bimp: Як продавати з кількох складів без переплат за логістику та втрачених замовлень

Один склад — це просто. Два — вже виклик

Поки компанія мала один склад, у Києві усе було прозоро: один комірник, єдині залишки та спільна картина для всіх. З відкриттям другого складу у Львові ця простота зникла.

Показник «100 шт.» у системі більше не означав, що товар можна відвантажити тут і зараз — частина фізично лежала в іншому місті, а частина вже була в резерві.

З’явилися міжскладські переміщення, затримки з внесенням даних заднім числом та постійні дзвінки «а скільки там реально є на полиці?».

Проблема торкнулася кожного співробітника по-різному, тому розповідаємо, як правильно налаштувати систему Bimp під різні ролі працівників.

Менеджерка, яка працює з одним складом: головне — не пообіцяти зайвого

Ірина веде тільки київських клієнтів. Їй телефонує клієнт: потрібно 60 одиниць товару, відвантаження бажано завтра.

Було. Ірина відкриває картку товару — бачить залишок 100. Цифра спільна на обидва склади, без розбивки по локаціях, і поруч у переліку миготять ще й львівські позиції, з якими Ірина ніколи не працює. Вона підтверджує клієнту 60 одиниць — і лише під час оформлення відвантаження з’ясовує: 40 із цих 100 фізично лежать у Львові, а ще частина того, що є в Києві, уже зарезервована під інше замовлення. Обіцянку доводиться терміново рятувати дзвінками.

Стало. Компанія налаштувала Ірині доступ лише до київського складу — Львів для неї просто не існує ні в переліках, ні у фільтрах, і плутати Київ зі Львовом уже нема як. А в картці товару тепер видно не одну цифру, а скільки є, скільки вже зарезервовано під інші замовлення, скільки справді вільно. Тепер Ірина відповідає клієнту одразу, під час розмови.

Менеджерка, яка працює з кількома складами: головне — швидко порівняти

Марина веде ключових клієнтів по всій країні. Їй потрібно потрібно швидко зрозуміти, який зі складів, у Києві чи у Львові вигідніше задіяти у конркретному замовленні клієнта.

Було. Щоб порівняти Київ і Львів, Марині доводилось або відкривати окремий звіт по рухах товару, або дзвонити обом комірникам і чекати відповіді від кожного.

Стало. У переліку товарів з’явився фільтр «Склад». Марина обирає потрібну локацію — і бачить лише те, що там реально є. Порівняти два склади — це перемкнути фільтр двічі, а не зробити два дзвінки й чекати відповіді.

Комірник: головне — щоб дані не розходились із тим, що фактично на полицях

Богдан — комірник у Львові і в нього дві свої болі: непомічений дефіцит і розрив між тим, що написано в системі, і тим, що фактично лежить на полиці.

Було. Якщо позиція закінчувалась, вона просто зникала з активних списків — і про дефіцит дізнавались тільки тоді, коли товару вже не вистачало під конкретне замовлення. А коли Богдан фізично відвантажував товар на переміщення, дані в системі оновлювалися не відразу— тож якийсь час цифра в системі й реальність на складі не збігались.

Стало. У Богдлана тепер є фільтр «Склад», який працбє у двох режимах. Один прибирає з перегляду все, чим на складі взагалі не рухались, — щоб не гортати зайве. Другий, навпаки, спеціально залишає в списку позиції з нульовим залишком, якщо раніше рух по них був. Богдан вмикає другий режим, коли готує заявку на поповнення, — і бачить не тільки те, що є, а й те, чого вже немає, але має бути. А коли приходить документ на переміщення, Богдан сканує штрихкоди прямо під час фізичного відбору товару — і доступний залишок у системі оновлюється тієї ж миті, без окремого етапу внесення даних заднім числом.

Керівник логістики: головне — приймати рішення на цифрах, яким можна довіряти прямо зараз

Максим бачить обидва склади — так само, як Марина, тільки його завдання інше: вирішувати, коли й скільки товару перекинути з одного складу на інший. Сам він на складі нічого не сканує — це фізична робота Богдана, — але саме на основі даних, які Богдан щойно оновив скануванням, Максим і ухвалює рішення.

Було. Перш ніж оформити переміщення, Максим окремо перевіряв, чи вистачить залишку на складі-відправнику, — через додатковий звіт, до того, як узагалі відкривав сам документ переміщення. І навіть перевіривши, не завжди міг бути впевнений, що цифра в звіті відповідає тому, що зараз реально на складі.

Стало. У документі «Переміщення запасів» з’явилась колонка «Доступний залишок» — просто в таблиці, поруч із товаром. Вона показує ту саму, вже актуальну цифру, яка щойно оновилась завдяки скануванню на складі, і сама перераховується, коли Максим міняє склад у шапці, додає товар вручну чи створює переміщення на основі замовлення. Перевіряти окремо більше нічого не треба — і не треба гадати, чи не застаріли дані, поки документ готувався.

Для бізнесу це швидше внутрішнє переміщення товару між складами — а значить, менше форс-мажорних, дорожчих рішень в останній момент, коли клієнт уже чекає.

Що отримує бізнес, коли складський облік масштабується разом із компанією

Швидкий фільтр за складами, відображення залишків під час переміщення та індивідуальні права доступу можуть виглядати як окремі функції для різних співробітників. Але для бізнесу вони вирішують одну задачу — допомагають працювати з кількома складами так само керовано, як колись із одним.

Ірина, Марина, Богдан і Максим бачать зовсім різні екрани й вирішують зовсім різні задачі. Але для них усіх працює одна й та сама річ: дані в системі оновлюються самі, у реальному часі, без ручного перенесення й без «зателефонуй і перепитай». Коли Богдан сканує штрихкод на складі, цю саму цифру за секунду бачить і Максим, який вирішує, чи потрібне переміщення, і Ірина з Мариною, коли перевіряють залишок для клієнта. Нікому з них не потрібно уточнювати дані в когось іншого — бо вони вже актуальні в момент, коли людина на них дивиться.

Для бізнесу це не про зручність Ірини, Марини, Богдана чи Максима — це про менше зірваних обіцянок клієнтам і менше термінових, дорожчих рішень в останній момент.

Наприклад, якщо компанія виконує лише 10 термінових переміщень на місяць із додатковими витратами близько 500 грн на кожне, це вже 60 000 грн на рік. Якщо менеджери та логісти сумарно витрачають близько 20 годин на місяць на уточнення залишків і координацію між складами, це ще понад 80 000 грн на рік адміністративних витрат. Тобто навіть без урахування затримок відвантажень, втрати довіри клієнтів чи помилкових обіцянок компанія може втрачати понад 140 000 грн щороку лише через відсутність прозорого контролю запасів між складами.

Не забуваємо також і про те, що кількість складів, які бачить користувач, не є жорстким обмеженням. За потреби доступи можна швидко змінити: надати співробітнику доступ до нового складу, кількох філій або, навпаки, звузити його зону відповідальності. Завдяки цьому система адаптується до розвитку бізнесу, а не змушує бізнес підлаштовуватися під свої правила. Це налаштовується за секунду в «Кабінеті користувача» — і просто працює, незалежно від того, скільки складів компанія відкриє далі.

Кому це особливо підійде

Сценарій найбільш актуальний для виробничих і торгових компаній, які нещодавно відкрили або планують відкрити другий склад чи додатковий регіональний осередок і вже відчули перші симптоми: дзвінки колегам для перевірки залишків, обіцянки клієнтам, які потім доводиться коригувати, чи плутанину в тому, хто за який склад відповідає і хто взагалі має бачити його дані.