Коли запуск ERP можна вважати завершеним

Для команди Bimp впровадження — це шлях до результату. Найцікавіше в ERP-проєктах починається вже після запуску системи, коли стає зрозуміло, чи зміняться управлінські рішення, чи зникнуть Excel-таблиці та чи отримає керівник повний контроль над бізнесом. Тому ми оцінюємо успіх проєкту не на дату запуску, а за тим, як підприємство працює через кілька місяців після нього. У цьому випуску рубрики «Виробництво очима ERP-аналітика» розбираємо, що насправді визначає успішне впровадження ERP.

— Яку найпоширенішу помилку роблять компанії перед запуском ERP?

— Вони намагаються автоматизувати старе. Компанії купують софт і вимагають від інтегратора: «Зробіть нам у програмі точно так само, як ми раніше вели в наших 15 таблицях Excel».

Правильний підхід — спочатку розібратися в логіці процесів і прибрати зайве, а вже потім автоматизувати те, що справді потрібно бізнесу. ERP не повинна просто переносити старі проблеми в нову систему.

— Чи бувають два однакових проєкти впровадження ERP?

— Ні, двох однакових проєктів не існує. Навіть підприємства з ідентичним асортиментом можуть мати різну юридичну структуру, джерела фінансування, валюту обліку, складську та касову політику.

Але Bimp є гнучким інструментом: в одній базі можна налаштувати мультивалютний облік у USD для ГК «Хоррус» або моновалютний облік у UAH із прив’язкою кас до конкретних роздрібних магазинів для «Ясень-Меблі».

— Який проєкт запуску Bimp найбільше запам’ятався і чому?

Проєкт впровадження Bimp для виробника безпілотних систем. Він об’єднував 3 юридичні особи, 5 складів, роботу з 3 валютами — USD, EUR та UAH, імпорт з Китаю, гарантійний сервісний центр і власну школу пілотів.

У результаті нам вдалося об’єднати всі ці процеси в єдиній базі Bimp без дописаного коду — лише завдяки грамотно побудованій архітектурі довідників і процесів.

— Яке відкриття клієнти найчастіше роблять після запуску ERP?

Одне з найважливіших — вони вперше бачать реальну економіку окремих продуктів.

Наприклад, у «Ясень-Меблі» вважали, що серійні шафи-купе дають основний прибуток. Після налаштування Bimp і розподілу непрямих витрат цеху — оренди, електроенергії тощо — виявилося, що через високі витрати на кромкування та логістику маржа шафи становила лише 3%. Основний прибуток компанії генерували індивідуальні кухні.

— Що для вас є показником успішного впровадження?

— Точно не сам факт запуску системи. Успішне впровадження — це коли ERP починає впливати на щоденні управлінські рішення.

Наприклад:

1. Власник щоранку дивиться на дашборд Bimp і бачить реальний P&L, Cash Flow та залишки коштів без дзвінків бухгалтеру.
2. Жодна одиниця товару не залишає склад без проведеного документа в системі.
3. Закриття фінансового місяця займає кілька годин, а не два тижні.

— Що відрізняє підприємства, які отримують максимальний результат від ERP і тих, які просто «встановили систему»?

— Ті, хто просто встановив ERP, використовують її як великий блокнот або друкарську машинку для накладних.

Ті, хто отримав результат, використовують Bimp як інструмент прийняття управлінських рішень. Вони приймають рішення про закупівлі на основі планування, планують виплати через платіжний календар і керують асортиментом, спираючись на P&L.

Звісно, ми хочемо бачити своїх клієнтів у другій категорії і доводимо проєкти до моменту, коли Bimp стає частиною щоденної роботи підприємства. Коли систему відкривають тому, що «треба внести документ», а тому, що там є дані, на основі яких потрібно прийняти рішення.

— Як клієнти оцінюють результати після завершення впровадження?

— Найкращий показник — не те, наскільки їм сподобався сам процес впровадження, а що змінилося в їхній роботі після запуску.

Ми дивимося, чи справді підприємство перейшло на роботу в єдиній системі, чи зникли паралельні Excel-таблиці, наскільки швидше керівник отримує потрібну інформацію та чи використовує її для прийняття рішень.

По суті, фінал впровадження для нас — це не момент, коли систему запустили. Це момент, коли клієнт починає отримувати від неї вимірюваний результат.

— Яку пораду ви дали б власнику виробництва, який поки що відкладає автоматизацію?

— Не варто чекати моменту, коли хаос стане настільки великим, що його вже неможливо буде контролювати вручну. Важливо почати з розуміння процесів, визначити основні обмеження бізнесу і лише після цього обирати, що та як автоматизувати.

ERP — це про побудову системи управління, яка має давати бізнесу результати.

Один із таких результатів такої системи — коли ви нарешті повністю розумієте, куди йдуть ваші гроші, скільки насправді коштує виробництво і де виникають втрати.

У наступному випуску поговоримо про те, що часто залишається непомітним навіть після впровадження ERP, — приховані втрати у собівартості: які витрати найчастіше не потрапляють у розрахунок, де виробники втрачають гроші та чому прибутковий на перший погляд продукт може виявитися збитковим.

Про експерта

Володимир Харков — ERP-аналітик Bimp з понад 25 роками досвіду у сфері економіки та управлінського обліку.

У Bimp Володимир узяв участь у більш ніж 100 проєктах впровадження ERP-рішень для виробників меблів, електроніки, безпілотних систем та інших підприємств зі складними виробничими процесами.

Його зона відповідальності — аналіз виробничих та бізнес-процесів, побудова архітектури обліку, навчання користувачів і запуск систем в експлуатацію.