Чекліст запуску: порядок налаштування Bimp

Порядок запуску Bimp

Запуск Bimp складається з дев’яти кроків, які виконують у вказаному порядку, бо кожен наступний використовує дані попереднього. Нижче — повний маршрут з посиланнями на детальні інструкції. Про модулі й інтерфейс Bimp загалом читайте в огляді Bimp. Передавати документи в бухгалтерію можна через обмін Bimp з 1С.

Крок	Що зробити	Стаття
1	Зареєструвати обліковий запис	Реєстрація та вхід
2	Створити компанію	Створення компанії
3	Налаштувати облік	Налаштування обліку
4	Перевірити організації, рахунки і каси, валюти	Організації, Банківські рахунки та каси, Валюти і курси
5	Створити проєкти, напрями діяльності, статті доходів і витрат	Проєкти та напрями, Статті доходів і витрат
6	Заповнити довідники: товари, контрагенти, склади, прайс-листи	Довідники
7	Додати користувачів і розподілити ролі	Користувачі, Ролі доступу
8	Внести початкові залишки	Введення початкових залишків
9	Оформити тестовий продаж	Замовлення покупця

Крок 1. Зареєструйте обліковий запис

Обліковий запис створюється за кілька хвилин через Google або e-mail і пароль. Лист із підтвердженням прийде на вказану пошту. Інструкція: Реєстрація та вхід в обліковий запис.

Крок 2. Створіть компанію

Компанія — це окрема база даних вашого бізнесу. Створіть її кнопкою Створити компанію на стартовому екрані і вкажіть назву, країну та вид діяльності. Якщо ви ведете кілька незалежних бізнесів, для кожного створюється своя компанія. Інструкція: Створення та налаштування компанії.

Крок 3. Налаштуйте облік

Відкрийте Налаштування → Налаштування обліку і задайте ставку ПДВ, валюту обліку, національну валюту, основний проєкт і основну організацію. Тут же вмикаються перемикачі контролю залишків, резервування й обліку за партіями та серіями.

Інструкція: Налаштування обліку.

Крок 4. Перевірте організації, рахунки і валюти

Під час створення компанії Bimp автоматично створює одну організацію. Якщо ви працюєте від імені кількох юридичних осіб або ФОП, додайте решту в Довідники → Організації і вкажіть основну. Потім внесіть розрахункові рахунки та каси, а для іноземної валюти — курси. Див. Організації, Банківські рахунки та каси і Валюти, курси та мультивалютний облік.

Якщо валюта обліку відрізняється від національної, обов’язково задайте її курс у довіднику «Валюти/Курси».

Крок 5. Налаштуйте проєкти, напрями і статті

Для управлінської звітності створіть проєкти та напрями діяльності, а також статті доходів і витрат. За замовчуванням Bimp створює проєкт «Основний». Ці довідники потрібні, щоб розділяти облік і звіти за напрямами та групувати доходи і витрати.

Крок 6. Заповніть довідники

Довідники — це списки, з яких документи беруть товари, контрагентів, склади і ціни. Заповніть спершу ті, що потрібні для початкових залишків і перших продажів:

• товари та послуги і групи номенклатури;
• контрагентів та договори;
• склади;
• прайс-листи.

Великі списки швидше завантажити з Excel: імпорт товарів, імпорт контрагентів, імпорт прайс-листів. Огляд усіх варіантів — Що можна імпортувати в Bimp. Решту довідників можна додавати в процесі роботи прямо з полів документів.

Крок 7. Додайте користувачів і ролі

Запросіть співробітників на вкладці Налаштування → Користувачі і призначте кожному роль (адміністратор, менеджер, бухгалтер тощо). Роль визначає, які модулі й дії доступні. Див. Користувачі і Ролі доступу. Для складських співробітників додатково можна обмежити доступ до певних складів.

Крок 8. Внесіть початкові залишки

Початкові залишки — це «зріз» стану компанії на день старту: товари на складах, гроші в касах і на рахунках, борги покупців і постачальників, підзвітні суми, зарплата, податки, майно. Вони вносяться документом Фінанси → Введення початкових залишків.

1. Перед введенням заповніть довідники, щоб у документі були доступні потрібні значення.
2. Внесіть усі залишки однією датою, наприклад останнім днем попереднього місяця.
3. Після збереження звірте результат зі звітами «Рух товарів», «Рух грошових коштів» і «Взаєморозрахунки».

Без залишків перший же продаж покаже від’ємний залишок на складі, а борги клієнтів не відобразяться у звітах. Інструкція: Введення початкових залишків.

Крок 9. Оформіть тестовий продаж

Створіть тестове замовлення покупця, відвантажте товар і зареєструйте оплату. Перевірте, що залишок на складі, резерв і борг покупця змінилися так, як ви очікуєте. Увесь шлях описано в статті Продаж від замовлення до оплати.

Після запуску

Коли залишки внесено і звірено, зафіксуйте облік:

• встановіть на вкладці Налаштування → Дата заборони змін дату, раніше за яку не можна створювати й редагувати документи, — див. Дата заборони змін;
• налаштуйте автоматичний вихід із системи на вкладці «Безпека» і за потреби обмеження входу за IP-адресою;
• підключіть інтеграції з банками, службами доставки та інтернет-магазинами.