Куди губляться гроші на виробництві: що бачить ERP-аналітик

Що відкривається, коли на звичні виробничі цифри подивиться ERP-аналітик? У цьому випуску рубрики «Виробництво очима ERP-аналітика» розбираємо, де насправді можуть губитися гроші, які показники змінюють картину прибутковості та чому одна деталь в обліку іноді може повністю змінити фінансовий результат.

— Після багатьох років роботи з виробниками які слабкі місця ви бачите найчастіше?

— Одна з найтиповіших проблем — відсутність коректного обліку незавершеного виробництва та неправильний розподіл непрямих витрат.

Наприклад, матеріали можуть списуватися зі складу вже в момент покупки, хоча фактично вони ще не використані у виробництві. На папері склад порожній, а в цеху при цьому може лежати сировини на $50 000.

Щоб цього не відбувалося, у Bimp можна використовувати окремий склад напівфабрикатів — склад НЗВ. Матеріали переміщуються з основного складу в цех, але не потрапляють у собівартість готової продукції доти, доки фактично не завершено відповідний етап виробництва.

— Які процеси підприємства зазвичай найбільше недооцінюють?

— Один із них — включення додаткових витрат у собівартість придбаних матеріалів.

Уявімо, що підприємство закупило партію плит за 100 000 грн і ще 10 000 грн заплатило за доставку. Якщо доставку віднести просто на адміністративні витрати місяця, фактична собівартість матеріалів буде занижена.

У Bimp такі витрати можна розподілити на придбані матеріали за сумою або кількістю. Тобто вартість доставки фактично додається до балансової вартості кожного листа ЛДСП, мотора чи іншого компонента.

Це здається дрібницею, але саме такі «дрібниці» потім впливають на реальну маржинальність продукції.

— Де найчастіше губляться гроші, хоча керівництво цього не помічає?

— У невеликих витратних матеріалах, відрядній заробітній платі та браку.

Під час виробництва кухонь, наприклад, використовуються саморізи, клей, кромка, флюси та десятки інших компонентів. Їх часто не включають у специфікацію, тому що кожна окрема позиція здається незначною.

Але якщо підприємство виробляє тисячу кухонь, сума вже зовсім не дрібна.

Тому в специфікацію варто включати не лише основні матеріали, а всі компоненти, які реально впливають на собівартість, разом із нормативними втратами. Наприклад, для розпилу можна передбачити додаткові 3% матеріалу.

— Які показники виробництва власники часто не бачать до моменту впровадження ERP?

Насамперед — реальну маржинальність окремих продуктів і напрямків, обсяг коштів, заморожених у незавершеному виробництві, та оборотність запасів.

Особливо показовою може бути ситуація, коли власник не враховує, що найприбутковіший продукт — складний і дорогий у виробництві.

Наприклад, в одному з моїх кейсів запуску Bimp наймаржинальнішими вважали комплекти еко-сумок із гравіруванням. Але після розрахунку повної собівартості виявилося, що через високу відрядну оплату праці швачок і тривалий час виробництва їхня маржинальність становила лише 8%. А для звичайних бавовняних мішечків цей показник був 42%!

Тобто проблема була не в продажах. Вона була в тому, що бізнес просто не бачив повної собівартості продукту.

— Які управлінські рішення стають можливими тільки після появи якісних даних у системі?

Передусім з’являється можливість приймати рішення не на основі відчуттів, а на основі фактичної економіки кожного продукту, замовлення чи проєкту.

Це може означати відмову від нерентабельних напрямків, перегляд цін, зміну асортименту або перехід від простого контролю залишку грошей до повноцінного платіжного планування.

Наприклад, наскрізна аналітика в Bimp дозволяє побачити не лише виручку, а й фінансовий результат конкретного проєкту.

І тоді стає зрозуміло, які замовлення справді заробляють гроші, а які лише створюють оборот.

— Яка проблема клієнта виявилася найскладнішою для аналізу?

Однією з найскладніших була ситуація з багаторівневим виробництвом, де одночасно використовуються напівфабрикати та послуги.

Наприклад, під час виготовлення дитячого куточка спочатку потрібно зібрати окрему тумбу з деталей ЛДСП та фурнітури. Лише після цього тумба стає компонентом готового виробу.

У такому випадку недостатньо просто списати всі матеріали в кінцевий виріб. Спочатку потрібно сформувати собівартість самої тумби, а вже потім включити її до собівартості дитячого куточка.

Для цього в Bimp використовується багаторівнева специфікація. Система спочатку збирає напівфабрикат, формує його собівартість, а потім використовує його як компонент наступного рівня виробництва.

— Чи був випадок, коли рішення, яке спочатку здавалося очевидним, виявилося неправильним?

Так. Це стосувалося обліку послуг монтажу меблів.

Спочатку здавалося логічним просто списувати заробітну плату монтажника як витрати періоду. Але тоді виникала проблема: послуга монтажу продавалася клієнту з фактичною 100% маржею, тоді як зарплата майстра залишалася загальною адміністративною витратою.

У результаті звіт про валовий прибуток показував неправильну картину рентабельності.

Рішенням стало перенесення витрат на монтаж безпосередньо в його собівартість. Для послуги «Монтаж» у Bimp можна вказати статтю витрат «Незавершене виробництво». Тоді заробітна плата монтажника формує пряму собівартість наданої послуги.

І це хороший приклад того, чому проблема іноді не в самій звітності. Якщо неправильно побудувати облік на вході, жоден звіт не покаже правильну картину на виході.

— Що в підсумку найчастіше заважає власнику побачити реальну економіку виробництва?

Парадокс у тому, що підприємству не обов’язково мати величезні втрати, щоб прибуток почав зникати. Достатньо, щоб десятки невеликих витрат систематично залишалися поза собівартістю або потрапляли не туди.

Тому контроль виробництва починається не з пошуку однієї великої проблеми. Він починається з того, наскільки точно бізнес знає, у що насправді обходиться кожен його продукт, замовлення та проєкт.

Читайте в інших випусках рубрики «Виробництво очима ERP аналітика»:

Чому 90% проблем виробництва не там, де їх шукають. На реальних прикладах показуємо, де власники бізнесу бачать симптоми проблеми, а ERP-аналітик за тими самими виробничими показниками знаходить її справжню причину.

Коли запуск ERP можна вважати завершеним. Пояснюємо, за якими ознаками можна зрозуміти, що ERP працює, а не просто запущена.

Чому для виробництва недостатньо хорошого бізнес-аналітика. Розказуємо, скільки часу займає аудит виробництва та налаштування системи, якщо цим займається ERP-аналітик.

Про експерта

Володимир Харков — ERP-аналітик Bimp з понад 25 роками досвіду у сфері економіки та управлінського обліку.

У Bimp Володимир узяв участь у більш ніж 100 проєктах впровадження ERP-рішень для виробників меблів, електроніки, безпілотних систем та інших підприємств зі складними виробничими процесами.

Його зона відповідальності — аналіз виробничих та бізнес-процесів, побудова архітектури обліку, навчання користувачів і запуск систем в експлуатацію.