Чому для виробництва недостатньо просто хорошого бізнес-аналітика

Ми запускаємо рубрику «Виробництво очима ERP-аналітика». У першому випуску розповімо про наш підхід до роботи з виробничими підприємствами, перші дні аудиту та ознаки, які дозволяють зрозуміти реальний стан бізнесу та забезпечити таку систему обліку, яка стабільно працюватиме коли бізнес буде розширюватися.

— Чим робота ERP-аналітика у виробництві відрізняється від роботи бізнес-аналітика в інших галузях?

— У рітейлі чи послугах аналітик працює з лінійними процесами. Купив, продав або прийняв замовлення, надав послугу. У виробництві аналітик працює з трансформацією активів. Сировина змінює свою фізичну та фінансову форму, проходити через Незавершене Виробництво, так зване НЗВ, збагачується трудовитратами майстрів та непрямими витратами цеху.

У Bimp аналітик будує багаторівневі Специфікації, налаштовує переміщення між складами матеріалів, НЗВ та готової продукції, а також списання товарно-матеріальних цінностей і випуску виробу.

— З якими виробничими підприємствами вам доводилося працювати найчастіше?

— Найчастіше це дискретні виробництва серійного та кастомного типу, MTS — Make-to-Stock та MTO — Make-to-Order.

Наприклад, працював з компанією у галузі High-Tech / Безпілотні системи. Ця компанія поєднувала імпорт компонентів з Китаю/ЄС, серійний випуск типових дронів та кастомні збірки під підрозділи.

Для кожного типу ми налаштовуємо відповідні облікові політики у системі Bimp: облік за серійними номерами для дронів, конвертацію одиниць виміру для меблів.

— Скільки часу потрібно, щоб зрозуміти, як працює нове виробництво?

— Для експрес-діагностики достатньо 1 робочого дня, тобто 8 годин, на виробництві. Такий, зазвичай, розпорядок цього дня:

• Година 1-2: Інтерв’ю з CEO та CFO (фінансова та юридична структура).
• Година 3-4: Прохід фізичним ланцюжком ТМЦ (Склад сировини → Цех/НЗВ → Склад готової продукції).
• Година 5-6: Спілкування з відділом продажів та закупівель.
• Година 7-8: Зведення даних та пошук касових і облікових розривів.

Для побудови повної карти бізнес-процесів (AS-IS) та розробки архітектури ERP (TO-BE) потрібно від 3 до 7 робочих днів.

— Які три речі ви можете зрозуміти про підприємство вже після перших кількох годин спілкування з командою?

— Рівень технологічної зрілості: чи готова команда працювати за регламентом, чи кожен робить «як звик». Прозорість мотивації: чи розуміють співробітники, за що вони отримують ЗП (відрядка, оклад, бонуси). Наявність єдиного бачення у керівництва: чи розуміють CEO та CFO однаково, який фінансовий результат вони хочуть отримати від впровадження ERP.

— Що зазвичай дивує вас під час першого знайомства з новим підприємством?

Дивує контраст між зовнішньою масштабованістю бізнесу, коли оборот у мільйони, та тотальною відсутністю базового управлінського обліку всередині.

Наприклад. підприємство відвантажує 500 одиниць продукції на місяць, але власник вираховує чистий прибуток як: «Скільки грошей залишилося на картці в кінці місяця мінус витрати на закупівлю за посиланнями в месенджері”.

Після первинного аудиту ми демонструємо власнику, що його «прибуток» на картці — це насправді аванси покупців за ще не виготовлену продукцію, так звана дебіторка, або заборгованість перед постачальниками за матеріали.

— Часто власники думають, що їхнє виробництво «особливе» . Наскільки це відповідає дійсності?

На 80% це ілюзія, на 20% — реальна специфіка. Усі виробництва підпорядковуються фундаментальним принципам та логіці бізнес-процесів: Закупівля → Виробництво → Залишок → Продаж → Оплата. «Особливості» зазвичай полягають у специфіці стуктури виробу, списання браку, нарахування зарплати, формування прайсів,контролю якості чи роботи з клієнтами.

— Як ви знаходите баланс між типовими можливостями Bimp та реальними потребами конкретного виробництва?

Ми завжди починаємо з аналізу бізнес-процесів, а не з налаштування системи. Оскільки Bimp — це спеціалізована виробнича ERP, нам не потрібно щоразу розробляти базовий виробничий функціонал з нуля. Це дозволяє зосередитися на особливостях конкретного підприємства, скоротити терміни впровадження та зменшити потребу в доопрацюваннях, а часто обійтися без них.

Тут так же, як з унікальністю бізнесу діє правило 80/20. 80% задач закриваються стандартним функціоналом BIMP за рахунок грамотно побудованої архітектури довідників та аналітичних полів. 20% специфічних вимог вирішуються комбінацією налаштувань бізнес-процесів та формуванням чіткого ТЗ на розробку. 

Пара епізодів з практики.

У «Ясень-Меблі» була потреба вести облік розкрою плити ЛДСП в м², але купувати її в штуках, тобто в листах. Замість складного доопрацювання коду ми використали стандартний документ системи Bimp «Компонування» з операцією розкомплектації/переведення. Ми «списуємо» 1 лист ЛДСП в штуках та «оприбутковуємо» 5.2 м² деталі на склад НЗВ.

У прайсі для виробника дронів комбінацію Товар (дрон) + Послуга (навчання від ФОП) можна реалізувати за допомогою стандартного інструмента «Комплект/Набір» у номенклатурі без додаткової розробки.

— Чи був випадок, коли клієнт просив автоматизувати процес, а ви зрозуміли, що проблема зовсім в іншому?

Так, клієнти часто приходять із запитом «Автоматизуйте нам відділ закупівель, бо закупники постійно купують не ті запчастини і створюють дефіцит» .

Наприклад, на діагностиці «Ясень-Меблі» виявилося, що закупники не винні. Проблема була у відділі продажів, який змінював конфігурацію кухонь у замовленнях клієнтів і не попереджав цех.

У Bimp клієнта ми налаштували зв’язок: Замовлення покупця → Специфікація (BOM) → Замовлення на виробництво → Модуль «Планування закупок». Тепер програма сама розраховує чистовий дефіцит матеріалів, виключаючи людський фактор.

У наступному випуску рубрики «Виробництво очима ERP-аналітика» говоримо про те, чому 90% проблем виробництва виникають не там, де їх зазвичай шукають.

Про експерта

Володимир Харков — ERP-аналітик Bimp з понад 25 роками досвіду у сфері економіки та управлінського обліку.

У Bimp Володимир узяв участь у більш ніж 100 проєктах впровадження ERP-рішень для виробників меблів, електроніки, безпілотних систем та інших підприємств зі складними виробничими процесами.

Його зона відповідальності — аналіз виробничих та бізнес-процесів, побудова архітектури обліку, навчання користувачів і запуск систем в експлуатацію.