Інтеграція Bimp & Inboost: Від повідомлення клієнта до замовлення в ERP за 30 секунд

Суть кейсу

Клієнт

Виробник пластикової упаковки для харчової промисловості.

Ситуація

Замовлення надходили через месенджери, електронну пошту або телефон. Менеджери вручну переносили дані в ERP, перевіряли залишки, узгоджували строки та передавали інформацію у виробництво.

Рішення 

Інтегрували ERP Bimp із чат-ботом Inboost.

Результат

Тепер клієнт може оформити замовлення через звичайне повідомлення у месенджері, а система автоматично створює замовлення, запускає виробничі процеси та повертає клієнту актуальний статус.

Як одне повідомлення в чат-боті запускає весь процес виконання замовлення

Сценарій 1. Клієнт створює нове замовлення

07:00. Менеджер ще не почав робочий день, але клієнт вже заходить у чат-бот, переглядає актуальні залишки, формує нове замовлення на 20 000 контейнерів та підтверджує його.

07:01. Чат-бот автоматично передає інформацію до Bimp. У системі створюється замовлення. Менеджер отримує повідомлення про нову заявку.

09:00. Коли менеджер приходить на роботу, замовлення вже знаходиться в ERP та доступне для подальшої обробки.

Сценарій 2. Клієнт створює повторне замовлення

Для постійних клієнтів процес ще простіший. Замість створення нового замовлення клієнт натискає “Повторити попереднє замовлення”. Система автоматично формує нову заявку на основі попередньої. 

Сценарій 3. Менеджер оформляє замовлення

Понеділок, 09:12. Клієнт надсилає повідомлення менеджеру:

Потрібно 20 000 контейнерів серії РК-700.

Менеджер відкриває чат-бот Inboost. У чаті вже доступні клієнтська база, каталог продукції та історія взаємодії з клієнтом. Менеджер обирає потрібного клієнта та продукцію й створює замовлення безпосередньо в чаті.

Понеділок, 09:13. Замовлення вже доступне в системі Bimp.

Бізнес-ефект 

Для клієнта

Чат-бот стає особистим кабінетом у звичному месенджері. Клієнт може самостійно оформлювати нові та повторні замовлення, перевіряти залишки, статуси, документи та оплати без очікування відповіді менеджера. До такого формату самообслуговування користувачі вже звикли в банках, службах доставки та інтернет-магазинах.

Для менеджера

Менше часу витрачається на рутинні запити та ручне перенесення даних. Уся інформація про клієнта, історію взаємодії та каталог продукції доступні в одному інтерфейсі, а більше часу залишається для роботи зі складними та нестандартними запитами.

Для керівника

Усі замовлення автоматично потрапляють у ERP, а аналітика формується в режимі реального часу. Продажі стають більш масштабованими, адже збільшення кількості замовлень не потребує пропорційного збільшення адміністративного персоналу.

Прямий вплив на вартість збуту

До інтеграції менеджер витрачав до 15 хвилин на обробку кожного замовлення: прийом заявки, уточнення деталей, створення документа в ERP та передачу інформації у виробництво.

Для компанії, яка обробляє близько 30 замовлень на день, це становить:

• до 7,5 годин адміністративної роботи щодня;
• до 165 годин на місяць;
• до 1 980 годин на рік.

Після інтеграції більшість типових операцій клієнт виконує самостійно через чат-бот, а замовлення автоматично потрапляють у ERP.

Якщо середня вартість години роботи менеджера становить 300 грн, потенційний економічний ефект може досягати:

• 49 500 грн на місяць;
• 594 000 грн на рік.

Для яких виробництв підходить інтеграція чат-бота з ERP 

Найкраще такий підхід працює там, де клієнти регулярно замовляють продукцію або часто звертаються щодо статусів, документів та повторних поставок. Це насамперед виробники упаковки, меблів, будівельних матеріалів, харчової продукції та інших серійних товарів.

Також рішення добре підходить для контрактного виробництва, електроніки, виробників обладнання та компаній із дилерською мережею. Клієнти, дилери або партнери можуть швидко оформлювати замовлення через звичний канал комунікації, а інформація одразу потрапляє в ERP.

Чи обов’язково потрібна ERP щоб оформляти замовлення клієнтів через чат-бот?

Коротка відповідь — ні. Чат-бот можна використовувати й без ERP. У такому випадку компанія отримує зручний канал для роботи із замовленнями та клієнтами.

Однак найбільшу цінність рішення дає саме інтеграція з ERP. Компанія отримує єдину базу замовлень, актуальну аналітику, прозорість процесів та відсутність дублювання даних.

Водночас це відкриває можливості для подальшої автоматизації. Наприклад, можна налаштувати систему так, щоб замовлення клієнта автоматично створювало виробниче замовлення, резервувало матеріали або запускало інші процеси без ручного втручання.

Якщо цікаво, які сценарії можна реалізувати саме на вашому підприємстві — звертайтеся до команди Bimp або наших партнерів. Проконсультуємо та покажемо можливі варіанти автоматизації.