Виробник меблів перейшов з 1С на Bimp і скоротив обробку замовлення з 40 до 10 хвилин

Суть кейсу

Від розрізненого обліку в 1С та Excel до єдиної ERP-системи, де видно залишки, собівартість, закупівлі та фінанси.

Клієнт

Виробник меблів із власним виробництвом, роздрібними салонами та B2B-продажами.

Ситуація

Облік вели в 1С та Excel, через що було складно контролювати виробництво, залишки, закупівлі та фінанси.

Рішення

Впровадили ERP Bimp як єдину систему для продажів, виробництва, складу, закупівель і фінансів.

Результат

Час обробки замовлення скоротився з 40 до 10 хвилин, закупівлі автоматизувалися, а керівництво отримало повний контроль над собівартістю та грошовими потоками.

Ситуація

Компанія виробляє меблі, має власний виробничий цех і кілька роздрібних салонів. Окрім роздрібних продажів, працює з B2B-замовленнями.

Бізнес зростав, а разом із ним збільшувалася кількість операцій і даних, які потрібно було контролювати. Частина обліку велася в Excel, бухгалтерський облік — у 1С.

На певному етапі цього стало недостатньо.

Власнику потрібно було бачити не окремі ділянки роботи, а весь бізнес цілісно: що продається, що виробляється, які залишки на складах, що потрібно закупити, скільки насправді коштує продукція і де компанія заробляє, а де втрачає гроші.

Тому пошук ERP мав дві причини: масштабування бізнесу та пошук альтернативи 1С.

Проблема бізнесу

Головною проблемою була відсутність достовірної та оперативної інформації для управління.

Дані знаходилися в різних місцях, частина процесів залежала від ручного внесення інформації, а щоб отримати відповідь на просте запитання, потрібно було перевіряти кілька джерел.

Наприклад, продавцю в салоні потрібно було дізнатися, чи є потрібний товар. Для цього доводилося телефонувати комірнику та чекати на відповідь.

Закупівлі планували вручну в Excel. Собівартість продукції оцінювали приблизно, без повного врахування додаткових витрат. А фінансові проблеми ставали помітними вже після того, як виникав касовий розрив.

Рішення

Компанія обрала Bimp, оскільки система закриває ключові процеси підприємства в одному середовищі: продажі, закупівлі, виробництво, склад і фінанси. Для компанії це було принципово важливо. Замість того щоб збирати окремі програми для різних функцій, усі операційні процеси можна було вести в одній ERP-системі.

Команда клієнта також розглядала Odoo та OneBox. Odoo пропонувала широкий функціонал, але значна частина можливостей була розподілена між окремими модулями, що збільшувало вартість впровадження та подальшої підтримки. OneBox, як виявилося, не закривав частину необхідних бізнес-процесів компанії недостатньо функціональною для потреб компанії.

Що було найскладнішим під час впровадження

Окремим викликом став людський фактор. Майстри у виробництві та продавці в салонах не поспішали вносити дані в нову систему, оскільки сприймали прозорість обліку як додатковий контроль.

Як вирішили питання з внесенням даних

Щоб нова система не перетворилася на ще один інструмент, який потрібно заповнювати «для галочки», внесення даних пов’язали з мотивацією співробітників.

Відрядна зарплата та бонуси продавців розраховуються на основі проведених у Bimp документів — зокрема «Відрядної зарплати» та «Акту виконаних робіт».

Тобто якщо операція не внесена в систему, вона не потрапляє в розрахунок мотивації.

Так облік перестав бути додатковою адміністративною процедурою і став частиною робочого процесу.

Для меблевого виробництва важливо не просто знати, скільки матеріалу закупили, а розуміти, як він перетворюється на готові заготовки та що залишається після виробництва.

ЛДСП закуповується в листах або штуках, а у виробництві списується в квадратних метрах. При цьому після розкрою залишаються обрізки, які також мають залишатися в обліку.

Як вирішили питання з обліком ЛДСП та відходів

Для цього використали документ «Компонування» без специфікації для операції розпилу. Наприклад, один лист ЛДСП у системі перетворюється на 4,5 м² заготовки ДСП.

Це дозволило враховувати матеріал у потрібних одиницях і не втрачати інформацію про його залишки після виробництва.

Як змінилися процеси та ключові показники бізнесу

Зміни, заради яких впроваджували Bimp

Після запуску Bimp компанія отримала єдине інформаційне середовище для основних операційних процесів.

Замовлення в салоні обробляються втричі швидше

Продавцю не потрібно потрібно перевіряти наявність товару через дзвінки комірнику. Актуальні залишки видно безпосередньо в системі, тому продавець може одразу перевірити доступність товару та оформити замовлення.

Було: 35–40 хвилин на обробку замовлення.

Стало: близько 10 хвилин.

Закупівлі більше не планують вручну в Excel

Раніше потребу в матеріалах та товарах розраховували вручну. Тепер система автоматично розраховує потребу, що дає можливість планувати закупівлі на основі актуальних даних, а не окремих таблиць.

Собівартість стала точною

Раніше собівартість фактично оцінювали приблизно: враховували матеріали, але не завжди бачили повну картину додаткових витрат.

У Bimp до калькуляції можна включити:

• матеріали;
• відрядну зарплату;
• логістичні витрати;
• електроенергію та інші додаткові витрати.

У результаті компанія отримала реальну собівартість продукції та може оцінювати прибутковість продажів не за відчуттями, а за цифрами.

Касові розриви стали прогнозованими

До впровадження компанія стикалася з касовими розривами 1–2 рази на місяць.

Після запуску фінансовий контроль перенесли в Bimp. Платіжний календар дозволяє заздалегідь бачити майбутній дефіцит коштів і планувати платежі до того, як проблема виникне.

Що отримали понад очікування

Одним із найбільш помітних результатів стала зміна роботи команди.

Менше пошуку винних — більше розуміння, що відбувається

У системі видно, хто створив документ і хто відповідав за операцію. Це зменшило кількість ситуацій, коли після недостачі чи збитку потрібно було з’ясовувати, де саме виникла проблема. Замість пошуку винних з’явилася можливість відстежити операцію та знайти конкретну причину.

Нових продавців легше навчати

Новому співробітнику не потрібно запам’ятовувати всі ціни та способи перевірки залишків. Bimp показує актуальні ціни з прайс-листа та автоматично резервує товари. Завдяки цьому нові продавці виходять на самостійну роботу приблизно за 2 дні.

Нові магазини можна додавати без перебудови обліку

Коли бізнес відкриває нову роздрібну точку, не потрібно створювати окрему систему обліку. У Bimp достатньо додати новий склад і касу, щоб підключити магазин до єдиного обліку компанії.

Головний бізнес-ефект

Після впровадження Bimp компанія отримала новий рівень керованості бізнесу. Власник бачить актуальні залишки, контролює закупівлі, розуміє реальну собівартість продукції та може заздалегідь оцінювати фінансові ризики.

«До BIMP ми думали, що робимо хорошу націнку на меблях, але в кінці місяця грошей на рахунках постійно не вистачало. BIMP відкрив нам очі: виявилося, що доставка та транспортні витрати з’їдали майже третину нашого прибутку, а один із салонів взагалі працював у мінус.

Найкраще, що дав BIMP — це керованість і контроль собівартості. Компаніям, які досі ведуть облік у багатьох таблицях Excel, я скажу одне: ви навіть не уявляєте, скільки грошей втрачаєте щодня через відсутність єдиної ERP-системи!»

— керівник виробництва меблів. 

Єдина система також спростила подальше зростання, завдяки тому, що нові магазини можна додавати без перебудови обліку, а нових співробітників швидше вводити в роботу без залежності від людей, які «знають, де що шукати».

У результаті бізнес може масштабуватися без пропорційного збільшення ручної роботи та втрати контролю.