Як скоротити час відвантаження замовлень удвічі

Олена — менеджерка з продажу у виробничій компанії. Щодня вона готує до відвантаження десятки замовлень.

Сьогодні їх 15. Кожне замовлення потрібно перевірити, передати на склад, створити продаж, оформити ТТН і відправити клієнту.

І це лише робота Олени. Андрію, комірнику, ще потрібно знайти документи, зібрати товари та перевірити, чи саме те замовлення потрапило в коробку. Компанія задумалася про те, як скоротити час відвантаження замовлень.

Подивимося, що змінюється, коли цей процес проходить у Bimp.

Олена починає не з 30 замовлень, а з тих, які вже готові

У системі Олена бачить усі відкриті замовлення. Але сьогодні їй не потрібно переглядати кожне з них.

Вона вмикає фільтр «Зарезервовано» і одразу отримує замовлення, під які товар уже зарезервований. Саме їх можна передавати на відвантаження.

Із 30 відкритих замовлень Олена бачить 15 готових до наступного етапу. Їй не потрібно витрачати час на перевірку решти.

15 замовлень — але не 15 однакових операцій

Раніше Олена відкривала кожне замовлення окремо, створювала документ продажу, перевіряла дані та проводила його. Тепер вона вибирає всі 15 замовлень і створює продажі пакетно.

Bimp переносить контрагента, склад, товари та знижки з кожного замовлення і проводить створені документи. Олена не повторює одну й ту саму послідовність 15 разів.

Тепер черга Андрія.

Андрій збирає замовлення — і одразу його перевіряє

Андрій — комірник. Його завдання зібрати те, що замовив клієнт, і не допустити помилки. Для цього йому не потрібно шукати кожне замовлення в системі. Він сканує штрихкод ТТН — Bimp автоматично створює продаж і відкриває режим «Контроль збірки».

Далі Андрій сканує товари під час комплектації. Система перевіряє фактичний склад замовлення ще до списання товару. Якщо Андрій випадково взяв не ту позицію, він дізнається про це не після відправлення, а прямо біля стелажа. Олені не потрібно потім розбиратися, чому клієнту поїхав не той товар.

Тепер Олені потрібно оформити ТТН

Замовлення зібране. Залишається оформити доставку. Частину замовлень Олена вже відправляла цим клієнтам. Навіщо знову вводити адресу? У формі ТТН Нової Пошти вона вмикає «Попередні відправки» і вибирає потрібну адресу з історії попередніх доставок.

А для одного з клієнтів посилку цього разу має отримати інша людина. Олена вимикає перемикач «Співпадає з Покупцем» і вказує фактичного отримувача. Створювати для нього окрему картку в Bimp не потрібно.

Ще одна операція, яку не довелося робити вручну.

Одне із замовлень — для ТОВ

Одне з 15 замовлень трохи складніше. Покупець — юридична особа, а отримувати посилку буде конкретний співробітник компанії.

Bimp враховує, що в корпоративних продажах покупець, юридична особа та фактичний отримувач можуть бути різними.

Олена вибирає в ТТН тип покупця «Організація», вказує ЄДРПОУ та обирає безготівкову форму розрахунку.

Далі потрібно вказати контактну особу. Якщо потрібний співробітник компанії вже є в картці контрагента, Олена просто вибирає його зі списку. ПІБ і телефон підставляються автоматично.

Якщо контакту ще немає, його можна створити прямо під час оформлення ТТН. Наступного разу ці дані вже будуть доступні для вибору.

Залишилося надрукувати ТТН

Олена повертається до списку відправлень. Їй не потрібно відкривати 15 замовлень одне за одним. Для вибраних відправлень Bimp формує єдиний файл із маркуваннями, який можна надрукувати пакетно.

ТТН готові.

Андрій передає зібрані замовлення перевізнику.

День, який починався з 15 окремих відвантажень, завершився одним послідовним процесом.

Що змінилося для компанії

Було: Олена 15 разів повторює один і той самий сценарій: перевірити замовлення → створити продаж → внести дані → оформити ТТН → підготувати документи.

Стало: вона відбирає готові замовлення, створює продажі пакетно, використовує вже наявні дані отримувачів і друкує ТТН для всієї групи.

Андрій замість пошуку документів і ручної перевірки збирає замовлення через сканування та одразу контролює його склад.

Якщо ручне оформлення одного замовлення займало 5 хвилин, 15 відправлень — це 75 хвилин.

Якщо після автоматизації на одне замовлення залишається в середньому 2 хвилини, це 30 хвилин.

Економія — 45 хвилин на день, або близько 16,5 годин на місяць.

Для одного замовлення різниця може здаватися невеликою. Але коли Олена робить це 15 разів на день, а таких днів у місяці 22, кілька зекономлених хвилин перетворюються на десятки годин. Відповідно, компанія може обробляти більшу кількість замовлень без пропорційного збільшення адміністративної роботи.

Коли відвантаження побудоване як єдиний процес, бізнес отримує ще кілька переваг:

• знання про процес залишаються в системі, а не в голові конкретного менеджера чи комірника;
• нові співробітники швидше включаються в роботу, тому що процес стандартизований;
• зменшується кількість помилок під час комплектації та оформлення доставки.

Відвантаження — лише одна частина процесу роботи із замовленням. До нього ще потрібно переконатися, що продаж не є збитковим, а товар доступний у потрібному місці. Наприклад, Bimp не дає провести збиткове замовлення, а при роботі з кількома складами допомагає обрати оптимальне місце відвантаження, щоб не переплачувати за логістику та не втрачати замовлення.

Навіть якщо потреба в Bimp починається з бажання зробити один процес більш зручним і контрольованим, у результаті компанія отримує більше: єдину систему, де пов’язані всі процеси та зберігаються актуальні дані для всієї команди.

Часті запитання про автоматизацію відвантажень у Bimp