Bimp + Вчасно.Кадри: на 80% швидший найм без додаткового навантаження на HR

Суть кейсу

Клієнт

Виробник дронів зі штатом 120 співробітників.

Ситуація

Компанія активно наймала нових працівників, але кадрові документи оформлювали вручну. HR отримував документи від кандидата, переносив дані в систему, формував накази, друкував документи та контролював їх підписання. Відпустки, кадрові зміни та преміювання також вимагали паперових погоджень і ручного оновлення даних у різних системах.

Рішення

Інтегрували ERP Bimp із сервісом Вчасно.Кадри. Тепер документи створюються в ERP автоматично, підписуються КЕП або Дія.Підписом і синхронізуються між системами без участі HR-фахівця. 

Результат

Оформлення нового співробітника скоротилося з кількох днів до кількох годин. Кадрові зміни автоматично відображаються в табелях, графіках роботи та фінансовому обліку, а відсутність повторного введення даних зменшує кількість помилок. Навіть зі зростанням штату HR-команда продовжує працювати без додаткового навантаження.

Як один цифровий процес замінює десятки кадрових операцій

Сценарій 1. Оформлення нового співробітника

Понеділок, 09:00.

Кандидат отримує посилання на анкету та завантажує документи зі смартфона або через Дію.

Система автоматично:

• розпізнає отримані дані;
• створює картку співробітника в ERP;
• формує комплект документів;
• надсилає документи на підписання;
• фіксує результат у кадровому архіві;
• змінює статус кандидата на співробітника.

Понеділок, 11:00.

Працівник уже офіційно оформлений, а всі документи збережені в електронному архіві.

Сценарій 2. Відпустка без паперових заяв

Середа, 15:20.

Працівник подає заявку на відпустку через Вчасно.Кадри.

Після погодження система автоматично:

• формує наказ;
• передає його на підпис керівнику;
• синхронізує документ з ERP;
• оновлює табель робочого часу;
• враховує відсутність співробітника в графіках та виробничому плануванні.

Працівнику не потрібно приносити заяви, а кадровому відділу — вручну переносити інформацію між системами.

Сценарій 3. Преміювання та кадрові зміни

Керівник приймає рішення про зміну окладу або преміювання співробітника.

Bimp автоматично:

• формує наказ;
• передає документ на підписання;
• зберігає юридично значущий документ;
• запускає пов’язані кадрові та фінансові процеси.

Після підписання відповідальні співробітники одразу отримують необхідні задачі для подальшого розрахунку заробітної плати.

Сценарій 4. Відрядження без паперових погоджень

Четвер, 10:15.

Керівнику виробничої дільниці потрібно відправити інженера на запуск обладнання до клієнта.

У Bimp формується заявка на відрядження.

Система автоматично:

• запускає маршрут погодження;
• формує необхідні документи;
• передає їх на підпис через Вчасно.Кадри;
• фіксує період відрядження;
• оновлює графік роботи співробітника;
• зберігає документи в електронному архіві.

Після погодження вся інформація доступна кадровому відділу, керівнику та бухгалтерії без додаткового обміну файлами.

Ініціювати відрядження може і співробітник, тоді він відкриває заявку на відрядження, вказує дати та мету поїздки. Аналогічно можуть працювати заявки на видачу техніки, зміну графіка роботи, отримання довідок та інші кадрові запити.

Сценарій 5. Звільнення співробітника

П’ятниця, 16:00.

Компанія завершує співпрацю зі співробітником.

Система автоматично:

• формує пакет документів на звільнення;
• передає документи на погодження та підпис;
• оновлює статус співробітника в ERP;
• закриває доступ до внутрішніх процесів;
• фіксує зміни в кадровому обліку;
• зберігає всі документи в електронному архіві.

Усі учасники процесу працюють із єдиним набором актуальних даних без паперових документів і ручного контролю.

Бізнес-ефект

Менше адміністративних витрат та простіше масштабування

Припустимо, підприємство зі штатом 120 співробітників щомісяця обробляє близько 60 кадрових подій: відпустки, відрядження, переведення, преміювання та зміни умов праці, а також оформлює 5–10 нових працівників. Якщо на кожну таку операцію HR-фахівець витрачає в середньому 20 хвилин, це близько 25 годин адміністративної роботи щомісяця.

За середньої вартості години роботи HR 350 грн підприємство витрачає на ці процеси близько 8 750 грн на місяць або понад 105 000 грн на рік. Після інтеграції значна частина кадрових операцій виконується автоматично, а документи більше не потрібно створювати, погоджувати та переносити між системами вручну.

Особливо відчутним цей ефект стає під час масштабування виробництва. Якщо підприємство збільшує штат зі 120 до 180–200 працівників, автоматизація дозволяє уникнути або відтермінувати найм додаткового HR-фахівця. За середньої заробітної плати такого спеціаліста 40 000 грн на місяць потенційна економія може становити до 480 000 грн на рік.

І це без урахування того що ви економите на доставці документів між офісом, виробничими майданчиками та співробітниками, адже після переходу на КЕП або Дія.Підпис більшість таких відправлень стає непотрібною.Актуальні дані для управління персоналом

Bimp фіксує всі виконані виробничі операції: хто, коли і яку роботу виконав. Ці дані автоматично передаються у Вчасно.Кадри, де використовуються для розрахунку заробітної плати, контролю понаднормових годин та побудови аналітики. Завдяки інструментам аналітики та ШІ керівники можуть оцінювати продуктивність окремих дільниць і команд, виявляти вузькі місця у процесах, визначати потребу в додатковому персоналі або знаходити можливості для оптимізації та автоматизації без збільшення штату.

Виробники дронів особливо цінують повну простежуваність виконаних робіт. Якщо під час тестування дрона виявлено проблему — наприклад, некоректне підключення модуля зв’язку або помилку під час складання електронного вузла — керівник може швидко визначити, на якому етапі виникла проблема, хто виконував операцію та які ще вироби могли бути нею затронуті. Це дозволяє швидше усувати причини браку та запобігати повторенню подібних ситуацій.

Менше помилок і повний контроль документів

Відсутність повторного введення даних між системами зменшує ризик помилок у кадрових документах, табелях та розрахунках заробітної плати. Наприклад, якщо через помилку в табелі 10 працівникам неправильно нарахували по 1 000 грн понаднормових, підприємство може втратити 10 000 грн лише за один такий випадок, не враховуючи часу на пошук причин, перерахунок та виправлення документів.

Не менш важливим є контроль кадрових документів. Для підприємства зі штатом близько 120 співробітників це десятки наказів, заяв та кадрових змін щомісяця. Втрата документа або робота з неактуальною версією може створити проблеми під час аудиту, внутрішньої перевірки або розрахунку заробітної плати. Завдяки інтеграції всі документи підписуються КЕП або Дія.Підписом, автоматично зберігаються в єдиному електронному архіві та залишаються доступними для перевірок і подальшої роботи.

Для яких виробничих компаній підходить інтеграція Bimp та Вчасно.Кадри

Найбільший ефект інтеграція дає компаніям із великою кількістю кадрових операцій та розгалуженою структурою персоналу. 

Виробники дронів та оборонної продукції

Коли підприємство масштабує виробництво, кадрові процеси не мають сповільнювати поставки на фронт. Тому швидке оформлення нових працівників, автоматичне погодження документів і відсутність паперової бюрократії допомагають без перешкод залучати потрібних спеціалістів до роботи та забезпечувати стабільний випуск продукції для фронту.

Виробництва, що активно масштабуються

Підприємства, які швидко збільшують штат, часто стикаються зі зростанням навантаження на HR-відділ. Автоматизація дозволяє оформлювати більше працівників і обробляти більше кадрових подій без пропорційного збільшення адміністративного персоналу.

Серійні виробництва

На підприємствах із великою кількістю виробничого персоналу важливо, щоб відпустки, лікарняні, переведення та інші кадрові зміни одразу враховувалися під час планування змін і виробничих графіків. Інтеграція забезпечує актуальні дані для планування ресурсів.

Приклади: меблеве виробництво, виробництво будівельних матеріалів, пластикова упаковка, побутова хімія.

Складальні виробництва

На виробництвах електроніки, електротехніки або промислового обладнання часто працюють фахівці різної кваліфікації, а доступність конкретних працівників впливає на виконання замовлень. Автоматична синхронізація кадрових змін з ERP допомагає уникати помилок під час планування робіт.

Компанії з кількома виробничими майданчиками

Коли працівники працюють у різних містах або на різних виробничих локаціях, паперовий документообіг створює додаткові затримки. Електронне погодження документів і єдиний архів дозволяють керувати кадровими процесами незалежно від місця знаходження співробітників.

Чому електронний документообіг працює ефективніше разом з ERP

Сам по собі електронний підпис вирішує лише проблему погодження документів.

Але якщо після підписання HR все одно вручну оновлює табелі, графіки, кадрові картки або передає інформацію до бухгалтерії — значна частина процесу залишається ручною.

Інтеграція Bimp та Вчасно.Кадри дозволяє зробити кадрові документи частиною єдиного бізнес-процесу підприємства.

Тому зміни в кадровому обліку автоматично впливають на планування ресурсів, облік робочого часу та фінансові процеси без додаткових дій з боку співробітників.