Чи можливий швидкий запуск ERP для виробництва 

Український бізнес поступово повертається до довшого горизонту планування. Компанії продовжують працювати, інвестувати та шукати можливості для розвитку. Це видно і з інтересу міжнародного бізнесу. У дослідженні AHK Ukraine та KPMG 38% опитаних німецьких компаній заявили, що планують розширювати діяльність в Україні або виходити на український ринок, а 63% планують збільшити інвестиції після завершення війни.

З розвитком, стає більше замовлень. Розширюється асортимент, з’являються нові постачальники, склади та виробничі операції. Те, що раніше можна було контролювати в Excel або за допомогою кількох облікових систем, поступово стає складніше тримати під контролем. У цей момент керівники починають розглядати ERP-системи і зіштовхуються з тим, що розгортання може тривати місяцями.

Чому класичний запуск ERP для виробництва затягується на місяці?

Класичне впровадження ERP часто оцінюють у 3–9 місяців. Спочатку потрібно розібратися, як працює підприємство. Потім описати процеси, визначити вимоги, спроєктувати систему, налаштувати її, розробити те, чого не вистачає, перенести дані, протестувати результат і навчити співробітників.

Кожен наступний етап відкриває новий обсяг роботи.

Під час аналізу з’ясовується, що різні підрозділи ведуть один і той самий процес по-різному. Під час проєктування з’являються додаткові вимоги. Після тестування знаходяться нові винятки. Під час перенесення даних виявляються помилки у старій системі.

Список задач розширюється, а разом із ним посувається дата запуску.

Не кожній компанії потрібен великий ERP-проєкт

Це головний момент, про який варто говорити, коли ми порівнюємо різні підходи до впровадження.

Є компанії, яким справді потрібен масштабний проєкт. Наприклад, щоб перебудувати десятки процесів, інтегрувати багато систем, розробити специфічний функціонал або змінити управлінську модель компанії.

Але є інший сценарій.

Компанія вже розуміє, як працює її виробництво. Їй не потрібно створювати нову бізнес-модель. Вона просто хоче перестати вести склад, закупівлі, виробництво, продажі та фінанси в різних місцях і отримати єдиний облік. Для такої задачі багатомісячний проєкт може бути просто невиправданим. 

Що можна скоротити без втрати якості

Швидке впровадження не означає пропустити важливі етапи. Навпаки, потрібно дуже добре розуміти, що саме не можна пропускати.

• Не можна запускати систему, не розуміючи бізнес-процесів.
• Не можна без перевірки переносити старі дані.
• Не можна навчати співробітників абстрактним функціям замість реальних операцій.
• І не можна вважати проєкт завершеним лише тому, що систему технічно налаштовано.

Читайте також: Які дані перенести з 1С.

Разом з тим, можна не робити зайву роботу.

• Не проєктувати й не програмувати з нуля те, що вже є в системі. 

Варто подивитися в бік вертикальних ERP-систем, створених спеціально для виробництва, таких як Bimp, Microsoft Dynamics 365 for Manufacturing, Infor CloudSuite Industrial чи Epicor. У них уже передбачені такі виробничі процеси, планування та запуск виробництва, робота зі специфікаціями, списання матеріалів, облік незавершеного виробництва, випуск готової продукції та розрахунок собівартості. А галузеву та організаційну специфіку конкретної компанії можна налаштувати без програмістів.

• Не намагатися одразу автоматизувати все. 

Якщо компанії вже зараз потрібно бачити залишки, запускати виробництво, контролювати матеріали та рахувати собівартість, немає сенсу місяцями погоджувати десятки сценаріїв, які знадобляться колись потім. Саме з цієї логіки, напркилад, з’явився формат «Швидкий старт» Bimp, який запускає виробничий облік за 2 тижні.

Як має проходити успішний швидкий запуск ERP

Усе, що потрібно для цього запуску, можна зібрати в один чітко обмежений спринт: налаштувати систему під визначені процеси, перенести необхідні дані та навчити співробітників на реальних операціях — закупили матеріали, запустили виробництво, списали компоненти, випустили продукцію, продали її.

Заздалегідь зафіксовані обсяг робіт, термін і результат не дають такому спринту перетворитися на безкінечне впровадження, де після кожної зустрічі з’являються нові задачі.

Чим складніше виробництво, тим довший запуск?

Зазвичай так, але не обов’язково.

Наприклад, складне виробництво має сотні SKU, багато компонентів, кілька складів, незавершене виробництво, різні операції та складний розрахунок собівартості. Але компанія обирає ERP, в якій архітектура вже враховує основні потреби серійного виробництва. З боку компанії заздалегідь визначають відповідальних людей з ключових напрямів, вони швидко надають інформацію, відповідають на запитання та приймають рішення. 

Таке виробництво має всі шанси запуститися швидше ніж значно простіше, але яке проєктує ERP з нуля під кожен процес, а з боку компанії немає людей, які можуть оперативно надати інформацію та погодити рішення.

На швидкість запуску систему впливає також те, як переносяться дані.

У складного виробництва можуть бути сотні позицій у старій системі, але компанія їх впорядкувала і нова ERP дозволяє автоматично імпортувати ці дані з Excel та перенести безпосередньо з 1С.

У простішого виробництва даних може бути значно менше, але в Excel існує кілька версій одного довідника, є дублікати товарів, різні одиниці виміру, а залишки не сходяться. І тоді навіть невеликий обсяг даних може додати до впровадження тижні.

Чому досвід команди впровадження має значення

Є ще одна причина, чому два запуски ERP з однаковою кількістю користувачів можуть тривати зовсім по-різному. 

Це команда, яка проводить впровадження. Чим більше команда впровадження вже знає про виробництво, тим менше їй потрібно вигадувати під час самого запуску. У виробництві недостатньо знати загальну послідовність «закупили → виробили → продали».

Потрібно розуміти, що відбувається всередині цього ланцюжка: як матеріали потрапляють у виробництво, що відбувається з незавершеним виробництвом, як формуються витрати, як рахується собівартість, де виникають відхилення та як пов’язані між собою закупівлі, склад і виробничі плани.

Якщо команда вже працювала з подібними виробництвами, їй не потрібно щоразу починати з базових питань. Вона швидше бачить типові сценарії, знає, де зазвичай виникають проблеми, і може відрізнити справді специфічну потребу від процесу, який можна закрити стандартним функціоналом.

Питання, які варто поставити команді виробництва

Коли компанія підходить до впровадження ERP, корисно ще до старту домовитися про просту річ: що саме має запрацювати в системі і хто відповідає за цей результат. Щоб не загубити ці питання в процесі підготовки, збережіть їх собі:

1. Що саме нам потрібно запустити на першому етапі?
2. Що в ERP уже готове для нашого виробництва?
3. Які дані нам справді потрібні для старту?
4. Хто з нашої команди відповідає за запуск?
5. Що має бути готово в день запуску?

Якщо на ці питання є чіткі відповіді, впровадження значно легше обмежити конкретним терміном, обсягом робіт і результатом.

Чим ще цікавляться виробничі компанії, які хочуть швидко запустити ERP