Як обрати альтернативу 1C для дистрибуції: 10 кроків

Заборона 1С змушує бізнес шукати заміну. Звісно, хочеться щоб нова ERP не поступалася старій за функціоналом і могла не гірше закритивати потреби бізнесу.

Проблема в тому, що на демо майже будь-яка ERP виглядає переконливо. Менеджер створює замовлення, товар відображається на складі, рахунок друкується. Здається, що система закриває всі потреби компанії.

Після запуску ж, може виявитися що система не справляється, коли потрібно відвантажити кілька десятків замовлень за день, знайти товар на іншому складі, перевірити прибутковість продажу або сформувати закупівлю на наступний місяць.

Щоб вдало обрати альтернативу 1C для дистрибуції, варто перевірити, як система працює у ваших реальних сценаріях. 

1. Як система працює із залишками, резервами та доступністю товару?

Наявність складського обліку ще не означає, що менеджер завжди бачить, скільки товару компанія реально може продати.

Під час демо попросіть показати:

• як система працює із зарезервованими товарами;
• чи видно, під які замовлення зарезервований товар;
• хто може змінювати або знімати резерв;
• як система показує доступний для продажу залишок.

Наприклад, на складі є 100 одиниць товару. 40 уже зарезервовані під клієнтські замовлення, 20 перебувають у комплектації, а ще 10 мають поїхати на інший склад. Скільки товару менеджер побачить як доступного для нового продажу?

Для ERP важливо розділяти фізичний, зарезервований і вільний залишок. Інакше цифра в картці товару може виглядати правильно, але не відповідати тому, що компанія реально може продати.

2. Як система працює з кількома складами?

Якщо товар зберігається на кількох складах, важливо не лише бачити залишки, а й швидко розуміти, звідки краще надіслати замовлення.

Попросіть показати:

• залишки по всіх складах;
• переміщення між складами;
• роботу із замовленням, для якого товар є лише в іншій локації;
• налаштування прав доступу до складів.

Наприклад, товару немає на складі відвантаження, але він є в іншому місті. Клієнт готовий отримати замовлення зараз. Чи допоможе ERP швидко побачити доступний товар на іншому складі та організувати його відвантаження?

Для дистрибуції важливо бачити залишки залишки в контексті конкретного замовлення. Часто вибір складу впливає на вартість доставки, тому корисно перевірити, наскільки система допомагає врахувати цей фактор.

3. Як працює процес відвантаження?

Багато ERP-провайдерів демонструють створення одного замовлення. Але реальна перевірка починається тоді, коли таких замовлень десятки або сотні. Що буде, якщо менеджеру потрібно підготувати до відвантаження 15 замовлень? Якщо кожне відкривати окремо, створювати продаж, повторно вводити дані для доставки та готувати документи, навіть кілька зайвих дій на одне замовлення перетворюються на години роботи.

Уточніть:

• чи можна пакетно обробляти замовлення і попросіть показати наскільки зручно відправити потрібну вам кількість замовлень на день;
• як створюються транспортні документи;
• скільки дій виконує менеджер;
• скільки дій виконує комірник;
• чи можна автоматизувати типові операції.

У Bimp, наприклад, пакетна обробка замовлень, сканування товарів під час комплектації та формування ТТН дозволяють скоротити обробку 15 замовлень із 75 до 30 хвилин на день.

4. Як система контролює прибутковість продажів?

У багатьох компаніях менеджер може продати товар зі знижкою, навіть не знаючи, що продаж уже став збитковим.

Тому важливо перевірити:

• чи бачить користувач маржу або прибутковість замовлення;
• чи можна заборонити продаж нижче встановленого рівня;
• хто має право обходити такі обмеження;
• як система попереджає про ризик збиткового продажу.

Тут важливо перевірити не тільки наявність звітів про прибутковість. Значно корисніше зрозуміти, чи використовує система ці дані безпосередньо під час операції.

Наприклад, менеджер погоджує клієнту знижку, після якої замовлення стає збитковим. Чи побачить він це до того, як товар буде відвантажений?

У Bimp можна налаштувати контроль збиткових замовлень безпосередньо в операційному процесі, щоб система не дозволяла провести замовлення, яке не відповідає встановленим правилам. Це приклад того, що варто шукати в новій ERP не тільки для збереження наявного обліку, а й для посилення контролю.

Помилка в одному замовленні може бути непомітною. Але якщо вона повторюється щодня, компанія поступово втрачає прибуток.

5. Як система допомагає планувати закупівлі?

Дистриб’ютору важливо, як саме система допомагає визначати потребу в закупівлі.

Запитайте:

• на основі яких даних формується потреба;
• чи враховуються резерви;
• чи враховуються замовлення клієнтів;
• чи враховуються товари в дорозі;
• чи враховується швидкість продажів;
• чи можна прогнозувати дефіцит.

Наприклад, на складі залишилося 100 одиниць товару, 40 уже зарезервовані, ще 50 замовлені у постачальника й будуть через два тижні. При цьому компанія продає в середньому 20 одиниць на тиждень.

Що рекомендує система закупити? І головне, на основі яких даних вона сформувала цю рекомендацію?

Система має допомагати приймати рішення про закупівлю, а не просто показувати залишки на складі.

6. Як працює партійний і серійний облік?

Для багатьох дистриб’юторів критично знати, з якої поставки походить конкретний товар. Особливо це актуально для:

• електроніки;
• медичних товарів;
• комплектуючих;
• продукції з гарантійним обслуговуванням.

Перевіряти варто не просто наявність відповідної функції, а весь ланцюг роботи:

закупівля → надходження партії → склад → резерв → продаж → відвантаження → історія руху.

Наприклад, якщо товар має серійний номер, чи можна визначити, який саме екземпляр отримав конкретний клієнт? Якщо використовується партійний облік, чи можна встановити, з якої партії товар залишив склад?

Тому відповідь «партійний облік у нас є» ще нічого не гарантує. Попросіть пройти повний сценарій із реальною партією або серійним номером.

7. Як налаштовані права доступу?

Під час демонстрації всі зазвичай працюють під обліковим записом адміністратора. Але після запуску система має враховувати ролі різних співробітників.

Перевірте:

• чи можна приховати фінансові показники;
• чи можна обмежити доступ до окремих складів;
• чи можна заборонити зміну цін;
• чи можна контролювати роботу з резервами;
• чи можна обмежити доступ до закупівель або собівартості.

Важливо перевірити це на ролях вашої компанії.

Наприклад, менеджер із продажів має бачити доступний залишок і створювати замовлення, але не повинен мати можливості змінювати собівартість. Комірник має працювати зі своїм складом, але не бачити фінансові показники компанії.

Чим більше користувачів працюватиме в ERP, тим важливішим стає це питання.

8. Які звіти отримають керівник, склад і відділ продажів?

Варто перевірити, чи може система відповісти на ключові питання бізнесу:

• що продається найкраще;
• яких товарів скоро не вистачатиме;
• де заморожені гроші;
• які товари не рухаються;
• які клієнти приносять найбільше доходу.

Попросіть показати саме ці відповіді, а не список доступних звітів.

Окремо варто перевірити, що відбувається, якщо стандартних звітів ERP недостатньо. Сучасна система не обов’язково повинна сама містити всі можливі варіанти аналітики. Значно важливіше, щоб її дані можна було передавати в BI або інше аналітичне середовище.

Наприклад, Bimp до Bimp можна підключити BigQuery, що дозволяє поєднувати дані ERP із зовнішніми джерелами та використовувати їх для побудови дашбордів у Looker Studio.

9. Як відбувається перехід із 1С?

Навіть найкраща ERP не принесе користі, якщо міграція даних перетвориться на окремий проєкт на кілька місяців.

У 1С за роки накопичилися довідники товарів і контрагентів, складські залишки, ціни, собівартість, взаєморозрахунки та історія операцій. Переносити все без розбору не обов’язково. Але залишити нову систему без актуальних даних теж неможливо.

Тому до підписання договору варто визначити:

• які довідники переносяться;
• які початкові залишки потрібні;
• чи переноситься собівартість;
• як переносяться партії та серійні номери;
• що робити з історичними даними;
• як перевірятиметься правильність перенесення;
• чи залишиться 1С доступною після запуску нової ERP;
• чи можлива синхронізація систем на перехідний період.

Окрім термінів міграції, важливо домовитися про її результат.

Фраза «перенесемо за три дні» мало що означає, якщо за ці три дні в новій системі опинилися тільки товари та контрагенти, а залишки, собівартість і взаєморозрахунки доводиться відновлювати вручну.

Окремо попросіть показати, як команда впровадження перевіряє дані після перенесення. Наприклад, чи можна звірити залишки в старій і новій системі, перевірити кількість товарів, суми взаєморозрахунків і коректність критичних довідників.

10. Які процеси після переходу працюватимуть краще?

Після того як ви переконалися, що система закриває базові потреби бізнесу, поставте ще одне питання.

Що саме працюватиме краще, ніж в 1С?

Попросіть постачальника ERP показати 2–3 конкретні сценарії, які після переходу стануть швидшими або вимагатимуть менше ручної роботи. Це можуть бути саме ті операції, які сьогодні забирають найбільше часу у менеджерів, комірників або закупівельників. 

Не оцінюйте ERP за кількістю функцій

Під час вибору нової ERP легко захопитися списком можливостей. Але набагато важливіше, як система поводиться у ваших щоденних процесах. Саме така перевірка допомагає зрозуміти, чи стане нова ERP надійною заміною 1С і чи допоможе вона бізнесу працювати ефективніше в найближчі роки.