Не переносьте всю 1С: які дані потрібні після міграції на нову ERP

Виробниче підприємство працює в 1С уже вісім-десять років. У базі — десятки тисяч позицій номенклатури й матеріалів, контрагенти, сотні тисяч документів, старі специфікації, взаєморозрахунки, залишки на кількох складах, виробничі документи за багато сезонів.

Компанія вирішує перейти на нову ERP. І перше питання, яке ставить команда:

«А ми зможемо перенести все це?»

Часто це не потрібно. Варто визначити, які дані перенести з 1С.

Чому «перенести все» здається логічним рішенням — і чому це найбільша помилка

У голові власника чи фінансового директора є такий набір аргументів:

• «А раптом знадобиться?»
• «Ми ж не можемо втратити історію».
• «У нас там усі документи за десять років».
• «А якщо бухгалтеру через рік знадобиться старий документ?»
• «Краще перенести все, а потім розберемося».

І його можна зрозуміти, бо втратити щось здається страшнішим, ніж перенести зайве. Але часто спроба перенести все — це причина, чому міграція розтягується на місяці та дорожчає. 

Якщо у старій 1С виробництва зареєстровано 15 000 позицій номенклатури. А після аналізу з’ясовується, що в поточній роботі використовується приблизно 4 200. Решта — це один і той самий матеріал під сімома різними назвами, специфікації виробів, які компанія не випускає вже п’ять років, і контрагенти, з якими давно немає жодних операцій.

То що, переносити все як є? У такому разі нова ERP починає роботу зі старими проблемами, тільки тепер вони закодовані в новому інтерфейсі. Міграція — це рідкісна нагода провести ревізію даних, яку компанія відкладала роками. 

Головне правило: переносимо те що реально потрібно новій системі

Універсального правила на кшталт «переносимо останні три роки» не існує. Перед кожним масивом даних варто ставити одне й те саме питання: для чого ці дані потрібні після запуску нової ERP? Тобто не «скільки їм років», а «яку роль вони відіграють у новому обліку».

Без чого ERP не запрацює, а що може почекати

Дані виробничого підприємства зручно ділити на три рівні за критичністю.

Рівень 1. Без цього нова ERP просто не запрацює Номенклатура, матеріали, контрагенти, актуальні специфікації, склади, одиниці виміру та інші базові довідники. Це фундамент, без якого систему неможливо навіть налаштувати.

Рівень 2. Без цього неможливо коректно почати облік Фактичні залишки, залишки в розрізі складів, резерви, незавершені операції, взаєморозрахунки (якщо вони ведуться в новій системі) і активні замовлення. Це те, що визначає стартову точку — «нульовий баланс» нової системи.

Рівень 3. Дані не для роботи, а для аналізу Продажі за попередні роки, закупівлі, виробничі показники, історична собівартість. Тут доречне питання: чи справді ці документи обов’язково завантажувати саме в ERP? Часто для аналітики достатньо окремого архіву чи аналітичного сховища — операційна ERP не зобов’язана бути сховищем усієї історії підприємства.

Дані	Що робити
Актуальна номенклатура	Перенести
Актуальні залишки	Перенести
Актуальні специфікації	Перенести
Активні контрагенти	Перенести
Незакриті замовлення	Перенести / відтворити
Старі закриті документи	Архів
Неактуальна номенклатура	Не переносити
Старі дублікати	Очистити
Історія продажів	Залежно від задачі
Історія виробництва	Залежно від задачі
Дані для юридичного/бухгалтерського зберігання	Архів

Що робити з історією: три сценарії

Це, мабуть, найбільш емоційно заряджене питання в будь-якій міграції — саме тут ховається найбільший страх втратити щось важливе. Є три робочі варіанти.

Варіант 1. Повна міграція історії. Має сенс, коли історичні документи реально потрібні в щоденній роботі — наприклад, якщо виробництво регулярно повертається до старих специфікацій чи розрахунків собівартості.

Варіант 2. Перенесення агрегованих даних. У нову систему йдуть обороти, підсумкові залишки, підсумки продажів, фінансові показники — без деталізації по кожному документу. Детальні первинні документи залишаються в архіві.

Варіант 3. Архів старої системи. Стара 1С залишається доступною лише для перегляду, а нова ERP стає єдиною робочою системою. Це один із найпоширеніших підходів у матеріалах про ERP-міграції — і важливо розуміти його правильно: архів — це не друга робоча система. Жодна нова операція не повинна вимагати повернення в стару базу. Щойно співробітники починають «про всяк випадок» відкривати стару 1С в паралель із новою ERP, міграція фактично не відбулася.

Тест на готовність до переходу: Що вирішити до початку міграції

Перш ніж почати технічну частину, команда має чесно відповісти на десять питань:

1. Які довідники потрібні в новій системі?
2. Яка номенклатура реально актуальна?
3. Які специфікації використовуються зараз?
4. Які залишки потрібно перенести?
5. Які замовлення ще відкриті?
6. Які взаєморозрахунки повинні перейти?
7. Яка історія потрібна для щоденної роботи?
8. Що достатньо зберегти в архіві?
9. Які дані можна взагалі не переносити?
10. Як перевірити, що після міграції облік сходиться?

У Bimp ми рекомендуємо спочатку визначити, які дані справді потрібні для роботи в новій ERP, а вже потім планувати їх перенесення. Варто залучити ключових людей з різних відділів, щоб изначити критичну інформацію та прибрати дублікати й застаріле, залучивши інакше частина важливих даних просто «випаде» з поля зору. Цей підхід збігається з рекомендаціями міжнародних експертів з ERP-трансформацій. Gartner наголошує на важливості підготовки та управління даними до початку міграції, а Deloitte рекомендує проводити аудит, очищення та пріоритизацію даних ще до старту технічних робіт.

Як команда Bimp підходить до міграції даних з 1C

Перед запуском ми визначаємо, який набір даних потрібен для роботи підприємства в Bimp, а вже потім переносимо саме його.

Сценарій міграції виглядає так: 

1. Вивантажили номенклатуру.
2. Прибрали дублікати й неактуальні позиції.
3. Зіставили одиниці виміру.
4. Перевірили структуру специфікацій.
5. Завантажили довідники.
6. Завантажили залишки.
7. Перевірили контрольні суми.
8. Запустили роботу в Bimp.

У Bimp є можливість перенести товари, залишки та контакти напряму з 1С/BAS та Excel, що значно прискорює міграцію.

Частина виробничих компаній не готова одразу «вимкнути» стару 1С — часто тому, що саме там ведеться бухгалтерський і податковий облік, і бухгалтер не може різко міняти звичний інструмент. Для часткової міграції з 1С у Bimp передбачена синхронізація з 1С. Документи, створені в Bimp, автоматично передаються в бухгалтерську систему, тому команді не доводиться дублювати дані вручну. Підприємство отримує можливість навести лад в операційних процесах уже сьогодні, не прив’язуючи запуск нової ERP до переходу на нове бухгалтерське програмне забезпечення.

Часті запитання про те, які дані перенети з 1С в нову ERP для виробництва