Як виробництво позбулося дефіцитів і надлишків, перейшовши з Excel на Bimp ERP

Суть кейсу

• Клієнт: Фармацевтичне виробництво (хімічний синтез та випуск готових лікарських форм).
• Вихідна ситуація: Облік запасів і планування закупівель здійснювалися в таблицях із ручним оновленням комірником у кінці кожної зміни.
• Критичний інцидент: Помилка у формулі таблиці призвела до нестачі 40 кг активного інгредієнта посеред безперервного хімічного синтезу.
• Прямі збитки: Списання зіпсованої сировини на десятки тисяч доларів та 8 годин повного простою виробничої лінії.
• Приховані ризики: Втрата від 2% до 5% річного доходу через дефіцити, 20-30% замороженого капіталу в неліквідах та витрати на їхнє утримання (25-35% від їхньої вартості щороку).
• Управлінське рішення: Впровадження системи Bimp ERP та запуск модуля алгоритмічного MRP-планування матеріальних потреб.
• Результат: Повний перехід від “гасіння пожеж” до автоматичного розрахунку замовлень з урахуванням усього асортименту, створення точних страхових запасів та ліквідація простоїв.

Про компанію та контекст

Підприємство спеціалізується на випуску медичних препаратів із складним технологічним циклом. Особливість хімічного синтезу полягає в його безперервності: якщо процес запущено, його неможливо зупинити або поставити на паузу без втрати всієї партії продукції.

Асортимент компанії включає десятки готових лікарських форм, базованих на спільних компонентах та активних інгредієнтах.

Як назріла проблема

Поки компанія випускала лише кілька базових препаратів, звичайний Excel повністю перекривав усі потреби. Схема була простою: увечері комірник вносив залишки сировини, а зранку планувальник дивився на цифри й робив замовлення.

Коли асортимент розширився і виробництво ускладнилося, той самий активний інгредієнт почали використовувати не в одному препараті, а одразу в п’яти чи десяти різних ліках. Ручний облік почав постійно давати збої через дві причини:

• Забуті замовлення. Потребу в сировині додавали вручну окремо по кожному препарату. Пропустили хоча б один виріб у загальному плані — і сировини замовили менше, ніж реально потрібно.
• Помилки у формулах. Таблиці ставали дедалі складнішими. Достатньо було випадково зсунути рядок чи скопіювати некоректну формулу, щоб усі розрахунки непомітно зламалися.

Тригер для негайних змін

Під час вечірнього оновлення залишків комірник випадково скопіював некоректну формулу в комірці із залишком активного інгредієнта. Наступного ранку планувальник запустив у виробництво велику партію препарату, впевнений, що сировини вистачає.

На середині безперервного технологічного циклу з’ясувалося, що бракує 40 кг компонента. Зупинити синтез було неможливо.

Ціна однієї помилки в Excel:

• Списано вже використані матеріали на десятки тисяч доларів.
• Лінія зупинилася на 8 годин.
• Виникла загроза зриву термінів за контрактами із жорсткими штрафними санкціями.

Загалом. ручне планування, створило чотири прямі ризики для бізнесу:

• Потрібна сировина закінчувалася несподівано, зриваючи графік випуску.
• Опікшись на дефіциті, закупівельник наступного разу замовляв компонент із величезним надлишком «про всяк випадок».
• До 20–30% складу займав неліквід, у якому висіли оборотні кошти.
• Утримання надлишків, оренда та ризик псування сировини коштували додаткові 25–35% від їхньої вартості щороку.

Чому обрали Bimp ERP

Виробництву була потрібна система, яка прибере людський фактор з математичних розрахунків і об’єднає склад, закупівлі та виробництво в єдиний організм.

Ключові критерії вибору Bimp:

• Автоматичний MRP-розрахунок. Здатність системи автоматично підсумовувати сукупний попит на спільні компоненти по всіх відкритих замовленнях одночасно.
• Математичний страховий запас. Розрахунок буфера на основі статистики реальних затримок постачальників, а не “на око”.
• Прозорість залишків у реальному часі. Виключення ситуацій, коли цифри в системі розходяться з реальністю на складі.

Як проходило впровадження Bimp

Етап 1: Оцифрування специфікацій (BOM) та складського обліку

Усі технологічні карти, специфікації матеріалів та рецептури були перенесені в Bimp. Облік залишків перевели на автоматичну фіксацію операцій замість вечірніх таблиць.

Етап 2: Налаштування алгоритму MRP та інтеграція попиту

Модуль закупівель Bimp об’єднав дані про:

• Актуальні залишки на складах.
• Матеріали, які вже знаходяться в дорозі.
• Відкриті замовлення клієнтів та плани виробництва.

Етап 3: Впровадження математичної формули страхового запасу

Замість ручних здогадок у Bimp налаштували розрахунок страхового запасу за формулою:

Страховий запас = Середнє денне споживання × (Максимальний термін поставки – Середній термін поставки)

Приклад з практики: Якщо постачальник везе сировину зазвичай 10 днів, але іноді затримується до 18, а денне споживання становить 20 одиниць — Bimp автоматично тримає буфер у 160 одиниць. Не більше (щоб не заморожувати гроші) і не менше (щоб не зупинити лінію).

Етап 4: Перехід закупівель на автопланування

Закупівельник отримав замість “списку дефіциту” чіткий календарний план: що замовити, скільки і в яку точну дату, аби матеріал приїхав рівно до моменту запуску у виробництво.

Результати впровадження: До та Після

Головні уроки для виробництва

1. Дефіцит і надлишок — це одна проблема. Компанія, яка страждає від нестачі одних позицій, майже завжди сидить на неліквідах інших. Це прямий наслідок планування наосліп.
2. Таблиці мають межу масштабування. Як тільки у виробництві з’являються десятки деталей зі спільним використанням, ручний облік гарантовано дасть збій.
3. Автоматизація повертає контроль. Перехід на Bimp ERP дозволив фармацевтичному виробництву превентивно усувати дефіцити ще до їх виникнення та звільнити значний обсяг оборотного капіталу.

Хочете позбутися дефіцитів та надлишкових запасів на своєму виробництві?

Залишайте заявку на демонстрацію Bimp та отримайте персональний розрахунок ефективності для вашого бізнесу.