ERP-система: що це, кому потрібна і скільки коштує

Менеджер обіцяє покупцеві дату за таблицею залишків, а закупівельник у цей момент дивиться в іншу таблицю, де та сама партія ДСП вже розписана під інше замовлення. Кожен правий щодо свого файлу. Помиляється обіцянка.

ERP-система - це одна база даних, у якій склад, закупівлі, виробництво, продажі, гроші та зарплата пов’язані між собою документами. Запис вноситься один раз. Матеріал, списаний у цеху, зменшує залишок, потрапляє в собівартість виробу і зсуває строк наступного замовлення. Виробнику така система потрібна тоді, коли таблиці та окремі програми перестають збігатися, а кожна розбіжність коштує гривень і днів. Вартість складається з підписки, впровадження, навчання й доопрацювань; у Bimp підписка починається від $1490 на рік, запуск виробничого обліку від $2500 разово.

Що таке ERP-система і чим вона відрізняється від набору програм

Абревіатура розшифровується як Enterprise Resource Planning, планування ресурсів підприємства. Ресурси тут - матеріали, люди, обладнання, гроші. Відповіді на питання «скільки коштує цей виріб» і «коли він буде готовий» беруться з тих самих документів.

Набір окремих програм працює інакше. Таблиця складу, програма для бухгалтерії й файл із калькуляціями можуть кожен діяти справно, а їхні цифри збігатимуться лише після ручної звірки. В ERP звірку закладено в саму структуру документів, бо видаткова накладна, списання матеріалів і виробниче замовлення пишуть в одну базу.

Слова «ERP-система» й «ERP-платформа» вживають як синоніми, хоча за ними два різні підходи. Платформа дає конструктор модулів і мову налаштування, а під конкретне виробництво її збирають. Галузева система вже містить специфікації, замовлення виробництва й собівартість та налаштовується під процес. Строки запуску й вартість у цих підходів розходяться, і про це докладно в статті про вертикальну й універсальну ERP.

Чим ERP відрізняється від MRP, CRM і бухгалтерської програми

Кожна з цих назв закриває своє питання. Плутанина виникає тому, що в ERP усі три можуть бути модулями.

MRP розгортає специфікацію в потребу в матеріалах і віднімає залишки та надходження. Окремо від складу він рахує за застарілими числами, тож у ERP його зручно тримати поруч із залишками й резервами.

Для виробника з власним гуртом чи інтернет-магазином CRM і ERP стикуються на замовленні покупця. Угода проходить воронку в CRM, а замовлення мусить дійти до складу й цеху з тією самою кількістю й ціною. Між системами для цього налаштовують обмін даними. У Bimp інтеграції та API входять у тариф «Бізнес».

Бухгалтерська програма лишається там, де потрібна звітність. ERP веде управлінський облік, і в Bimp для нього є звіти P&L та Cashflow, у тому числі по напрямках і цехах.

Чим ERP для виробництва відрізняється від торгової

Торгова компанія купує й продає, тож її система пов’язує закупівлю, склад і продаж. У виробника між закупівлею й продажем з’являється ланка, де матеріали стають виробом. Для неї потрібні специфікація (склад виробу, етапи, операції, норми), замовлення виробництва, резерв матеріалів, фіксація випуску і розрахунок собівартості з урахуванням незавершеного виробництва.

У Bimp виробництво будується навколо специфікації. Замовлення виробництва фіксує план, а компонування списує матеріали й оприбутковує виріб. Для поетапної роботи є виробниче завдання, де відрядна зарплата створюється автоматично під час зміни статусів етапів. Докладніше про це на сторінках програми для обліку виробництва і планування виробництва.

Власний гурт чи інтернет-магазин додають ще два шари. Ціни для роздробу, опту й маркетплейсу в Bimp ведуться окремими прайс-листами. Залишки готової продукції на складі змінюються тими самими документами, які оформлює виробництво, а виручка й витрати збираються у фінансових звітах.

Одне замовлення, три таблиці й 66 000 гривень різниці

Умовний приклад. Виробник шаф на 60 працівників, цифри нижче ілюструють механіку, реального клієнта за ними немає.

Замовлення на 200 шаф. Калькуляцію рік тому зробили в Excel, і вона дає 3 000 грн на шафу, з яких 2 100 грн матеріали, 600 грн робота і 300 грн накладні витрати. Продають по 3 900 грн. План виглядає як виручка 780 000 грн, собівартість 600 000 грн і маржа 180 000 грн, тобто 23%.

У цеху плита подорожчала, а частину фурнітури довелося замінити. Матеріали виходять на 2 350 грн, відрядна праця на 680 грн, накладні лишаються 300 грн. Разом 3 330 грн на шафу, 666 000 грн на все замовлення і маржа 114 000 грн, близько 15%. Різниця з планом становить 66 000 грн, або 11% планової собівартості.

Про це власник дізнається з місячного звіту, коли шафи вже поїхали до покупця. У таблиці матеріалів ціна не оновилась, закупівельник бачив нову ціну лише в рахунку постачальника, а бухгалтер рахував витрати по місяцю загалом. Ще й та сама партія плит могла бути обіцяна двом замовленням одразу, бо кожен планував її як вільну.

В ERP той самий рахунок на плити заходить у партію з новою ціною, виробниче замовлення резервує матеріал під себе, а відрядні суми потрапляють на виріб із виробничих операцій. Різниця в 66 000 гривень так само виникла б. Але вона була б видна з першого списання.

Хто працює з ERP-системою у виробничій компанії

Система має користувачів у кожній ланці. Закупівельник бачить потребу в матеріалах і резерви під замовлення, комірник оформлює надходження та переміщення, майстер цеху фіксує етапи виробничого завдання, менеджер з продажу бачить залишок готової продукції та ціну за прайс-листом. Власник отримує підсумок із тих самих документів, які вони створили, і окремого звіту для нього ніхто не готує.

Тому кількість користувачів у тарифі рахують за людьми, які щодня вносять або перевіряють дані. Додатковий користувач у Bimp коштує 60 на рік, тож склад команди впливає на рахунок так само, як і тариф.

Ознаки, що ERP уже потрібна

Один із сигналів - два співробітники дають різні відповіді на те саме питання про залишок чи дату, і обоє дивляться у свій файл. Інший - собівартість відома після закриття місяця, а ціну клієнтові треба назвати сьогодні.

Окремо виділяється момент, коли дані вносять троє й більше людей. Версії файлів розходяться, а відповідальність за цифру розмивається між тим, хто її ввів, і тим, хто нею користується. Другий канал збуту, наприклад гурт чи інтернет-магазин поряд із прямими замовленнями, множить ці розбіжності, бо залишок тепер забирають із кількох місць.

Ще один сигнал - керівник не може пояснити замовлення. Що планували, що списали, хто виконав і які витрати віднесли, збирається вручну з трьох файлів. Пороги, за якими таблиці перестають витримувати зростання, докладніше розібрано в статті про те, коли виробництву вже потрібна ERP.

Коли ERP ще рано

У тих умовах, де я це спостерігав, система дає мало, поки облік веде одна людина, асортимент складається з кількох позицій, а залишки видно на полиці. Таблиця відповідає на питання швидше, ніж система, яку спершу треба налаштувати.

Друга ситуація стосується самого процесу. Коли специфікацій немає і кожне замовлення виготовляють по-новому, ERP зафіксує цей стан у документах і сама порядку не створить. Спершу описують виріб, потім його переносять у систему. Тому на демонстрації зручно мати хоча б один виріб із відомим складом.

З чого складається вартість ERP-системи

Рахунок постачальника містить чотири статті. Підписка або ліцензія залежить від тарифу й кількості користувачів і сплачується регулярно. Впровадження охоплює перенесення даних, налаштування специфікацій і калькуляцій, інтеграцій. Навчання вимірюється годинами аналітика та часом співробітників. Доопрацювання потрібні тоді, коли процес виходить за межі типового, і їх найважче порахувати наперед.

П’ята стаття в рахунок не потрапляє. Це час власної команди, яка готує специфікації, перевіряє залишки й вирішує, яка норма правильна. Бюджет проєкту рахують разом із ним, нарівні з рахунком постачальника.

Ціни Bimp опубліковано на сторінці /pricing-ua, усі вони вказані з ПДВ, оплата річна. «Старт» коштує $1490 на рік і включає 5 користувачів, до 5 юридичних осіб та до 10 тис. товарів. «Бізнес» за $2390 на рік розрахований на 10 користувачів, додає облік зарплати, API та інтеграції й підіймає ліміт товарів до 150 000. «Максимум» коштує $5490 на рік для 25 користувачів. Додатковий користувач обходиться в $260 на рік.

Запуск оплачується окремо. Швидкий старт для виробництва займає 2 тижні й коштує від $2500 разово, у нього входять налаштування технологічних карт і калькуляцій собівартості та 15 годин роботи аналітика на навчання. Якщо систему налаштовує інтегратор, швидкий старт не потрібен. У першому році це дає від $4 890 для десяти користувачів (підписка «Бізнес» $2390 і запуск від $2500), далі лишається підписка. Доопрацювання сюди не входять, їхня вартість залежить від процесу.

Що стоїть за словом «безкоштовна ERP»

Безкоштовною буває ліцензія або тариф для обмеженого числа користувачів, за сам проєкт хтось платить. Сервери, підтримку, налаштування специфікацій, перенесення залишків і навчання хтось оплачує, або грошима, або годинами власної команди. У виробничому обліку найбільше часу забирає наповнення специфікацій і початкових залишків, і від ціни ліцензії воно не залежить. Тому безкоштовна ліцензія зазвичай означає платну роботу навколо неї або обмеження, які виробництво швидко перерастає.

У Bimp безкоштовного тарифу й пробного періоду немає. Систему оцінюють на демонстрації з фахівцем, на прикладі вашого виробу та його специфікації.

ERP онлайн і в Україні

Хмарна ERP зберігає базу на серверах постачальника, і працівники заходять до неї через інтернет. Власний сервер та його адміністрування для цього не потрібні. Bimp - українська хмарна ERP. Резервні копії на серверах Bimp на тарифі «Старт» створюються раз на добу, на «Бізнесі» кожні 2 години.

Для українського виробника важливі дрібніші речі. Облік у Bimp мультивалютний, а ціни тарифів вказано в доларах з урахуванням ПДВ. Закупівля сировини за кордоном і продаж у гривні тому вкладаються в одну базу.

Різницю в 66 000 гривень видно після першого списання

Плити в прикладі подорожчали б за будь-якої системи. З ERP власник дізнався б про 66 000 гривень у день надходження плит, а без неї наприкінці місяця, коли замовлення вже відвантажили.

Далі за темою: безкоштовна ERP для виробництва і її вартість за два роки, ERP для малого виробництва до 20 людей.

Часті питання