ERP для цеху до 20 людей: мінімальний набір і запуск без зупинки

ERP для малого виробництва вистачає запустити з шести модулів: склад, контрагенти, продажі, закупки, виробництво зі специфікаціями і фінанси з початковими залишками. Цех до 20 людей проходить цей шлях за 5 тижнів і не зупиняється, бо залишки вносять за вихідні, а в понеділок працюють уже в системі.

Власник меблевого цеху на 16 людей веде облік у трьох Excel-файлах: склад, замовлення і калькуляції. Матеріал закінчується в середу, а про це він дізнається від майстра в четвер. Він шукає систему, яка закриє ці три файли, не зупиняючи цех на місяць. Нижче перелік того, що потрібно на старті, і план по тижнях з арифметикою годин команди.

Що входить у мінімальний набір ERP для цеху до 20 людей?

Мінімальний набір складається з модулів, без яких не порахувати залишки, собівартість і борги. Назви модулів збігаються з лівим меню Bimp: огляд системи описує їх усі.

Основа цього набору - специфікація: склад виробу, етапи, операції й планова собівартість. За нею замовлення виробництва підтягує матеріали, резервує їх і рахує собівартість. Тому перші вісім специфікацій найходовіших виробів займають центральне місце у запуску, а решту додають у роботі.

Що відкласти на потім?

Усе, що не потрібне для першого закриття місяця, додається після запуску. Це знімає навантаження з команди в найважчі тижні.

• Облік зарплати і облік основних засобів. У тарифах Bimp вони входять у план Бізнес, тож для цеху на тарифі Старт їх у перший місяць не налаштовують.
• Поетапне виробництво з виробничими завданнями. Початок можна зробити за базовою схемою: замовлення виробництва, потім компонування, що списує матеріали й оприбутковує виріб.
• Інтеграції з банками, службами доставки та інтернет-магазинами. Їх підключають, коли основні документи вже ведуться щодня.
• Дату заборони змін. Її встановлюють після звірки залишків.

Хто в команді запускає систему?

У цеху до 20 людей у системі зазвичай працюють п’ятеро. Кожному призначається роль, яка відкриває лише потрібні модулі й дії.

П’ять користувачів входять у тариф Старт. Додаткового користувача докуповують по 260 доларів на рік, як зазначено на сторінці тарифів. Ролі налаштовують у розділі «Ролі доступу».

Який план запуску ERP у цеху по тижнях?

Запуск займає 5 тижнів. Тижні 1-4 цех працює за старою схемою, а в тиждень 5 уже веде документи в системі. Порядок кроків збігається з чекліст запуску і з порядком імпорту даних: спочатку довідники, потім залишки.

Тиждень 1 починається з налаштування обліку. Валюту обліку не можна змінити після введення документів, тому її перевіряють першою. Паралельно комірник і менеджер прибирають у файлах Excel дублікати, приводять до одного вигляду одиниці виміру і закріплюють за кожною позицією артикул. Артикул потрібен для імпорту: за ним Bimp шукає наявні товари, щоб не створити дублі.

У тиждень 2 довідники завантажуються з Excel. Товари й залишки вантажать у «Склад → Імпорт даних» (до 9 000 позицій у файлі), контрагентів за шаблоном Bimp у довіднику. Для цеху на 120 матеріалів, 25 виробів і 40 контрагентів це один вечір роботи і день перевірки.

Тиждень 3 присвячений специфікаціям. Технолог заносить склад і операції восьми основних виробів, а Bimp рахує планову собівартість. Специфікації можна завантажити й за шаблоном із Excel. Усе, що не потрапило в перші вісім, додають пізніше.

У тиждень 4 цех проводить інвентаризацію у п’ятницю ввечері, а в суботу і неділю вносить залишки документом «Введення початкових залишків» однією датою, яка збігається з п’ятницею. Заповнюють вкладки «Запаси», «Грошові кошти» і розрахунки з покупцями та постачальниками. Після збереження звіряють звіти «Рух товарів», «Рух грошових коштів» і взаєморозрахунки з інвентаризацією, касою й актами звірки. Інструкція докладно описана в статті про введення початкових залишків. Останній крок тижня - тестовий продаж і тестове виробниче замовлення, щоб побачити, як змінюються залишок на складі, резерв і борг покупця.

У тиждень 5 усі документи вже ведуться в Bimp. Excel лишається для читання. Щоранку власник відкриває «Рух товарів» і «Рух грошових коштів» та порівнює їх із фактом на складі. Коли розбіжності зникають, встановлюють дату заборони змін.

Скільки годин команди забирає запуск?

За цим планом запуск забирає 87 годин: 20 + 14 + 18 + 20 + 15 = 87. За ролями розподіл такий: власник 8 годин (3 + 2 + 3), бухгалтер 14 (5 + 6 + 3), комірник 29 (8 + 8 + 10 + 3), менеджер 13 (4 + 6 + 3), технолог 23 (16 + 4 + 3). Сума збігається: 8 + 14 + 29 + 13 + 23 = 87.

Якщо година працівника коштує 250 грн, час команди дорівнює 87 × 250 = 21 750 грн. Найбільше навантаження лягає на комірника, і саме йому на час тижнів 2 і 4 варто звільнити частину поточних завдань.

Як не зупинити цех на час запуску?

Цех працює без зупинки, якщо налаштування й завантаження довідників не торкаються поточних документів, а залишки фіксуються за один вихідний. Для цього дотримуйтесь п’яти правил.

1. Тижні 1-3 готуйте дані в Bimp, а документи ведіть по-старому.
2. Призначте одну дату залишків, зазвичай останній робочий день перед стартом.
3. Не вносьте один залишок двічі: імпорт товарів додає залишки до наявних, тож один залишок вносять або документом, або імпортом.
4. Після введення звіряйте звіти з фактом і виправляйте вкладку, у якій виникло від’ємне значення.
5. У понеділок вносьте лише нові документи, а старі файли лишайте для довідки.

Які помилки трапляються під час запуску найчастіше?

Більшість помилок стосується порядку кроків. Три з них найдорожчі, бо їх виправляють після початку роботи.

Перша помилка - неправильна валюта обліку. Після збереження налаштувань і введення документів її змінити не можна, тому у тиждень 1 її перевіряє власник разом із бухгалтером. Друга - залишки без довідників: у документі «Введення початкових залишків» можна обрати лише ті товари, склади й контрагентів, які вже є в Bimp. Третя - залишки різними датами. Тоді звіти починаються з розрізнених зрізів, і звірка з інвентаризацією не сходиться.

Типова ознака помилки в залишках - мінус на складі після першого відвантаження або борг клієнта, якого немає у звіті. У цьому випадку відкривають документ залишків і перевіряють відповідну вкладку: пропущену позицію, подвійне введення чи неправильно позначений чекбокс «Аванс».

Що робить Bimp, а що ні

Bimp - українська хмарна ERP для виробників, у якій склад, продажі, закупки, виробництво і фінанси працюють в одній базі. Специфікації, замовлення виробництва, компонування, початкові залишки й звіти для запуску цеху, описаного вище, є в системі і працюють так, як сказано в статтях довідки. Для цеху з п’ятьма користувачами підходить тариф Старт: 1 490 доларів на рік, 5 користувачів, підтримка в тарифі. Швидкий старт для виробництва (Production) коштує від 2 500 доларів разово, займає 2 тижні і включає налаштування технологічних карт та калькуляцій собівартості, 15 годин навчання й налаштування інтеграцій. Деталі: Швидкий старт.

Межі такі. Bimp не вводить дані за вас: комірник і технолог готують номенклатуру та специфікації, а система імпортує їх і перевіряє на помилки. Валюту обліку не можна змінити після початку роботи. Облік зарплати і основних засобів не входить у тариф Старт. Безкоштовного тарифу й пробного періоду немає, є демонстрація: запланувати її можна тут.

У прикладі меблевий цех із 16 людей отримує систему в бойовому режимі за 5 тижнів. На це йде 87 годин команди, або 21 750 грн за умовною ставкою, і жодного дня простою. Що таке ERP і кому вона потрібна, описано в статті «ERP-система: що це, кому потрібна і скільки коштує». Які дані переносити під час запуску, - у статті про перенесення даних, а як скоротити строки, - у матеріалі про швидкий запуск ERP для виробництва.

Часті питання