Como calcular o custo de produção quando o Excel falha

Uma oficina metalomecânica do Norte de Portugal, subcontratada de um cliente do setor automóvel, passou seis meses a faturar peças abaixo do custo real sem se aperceber. O custo padrão era recalculado trimestralmente a partir do preço da chapa de aço registado numa folha de cálculo. A meio do trimestre, o preço do aço subiu de forma acentuada, empurrado pelos custos de energia na produção siderúrgica. Ninguém atualizou a folha, porque a atualização só estava prevista para o fecho do período. A equipa comercial continuou a faturar ao preço antigo, convencida de que a margem estava garantida.

A escala desta empresa está longe de um caso multinacional, mas o mecanismo é exatamente o mesmo em qualquer PME que só recalcula o custo de produção uma vez por trimestre.

Três fluxos, três formas de se afastarem da realidade

O custo de produção assenta em três componentes: material, mão de obra, custos indiretos. Numa folha de cálculo, cada um se afasta da realidade à sua maneira.

O material é custeado pela quantidade padrão da lista de materiais, não pelo que foi de facto consumido, com desperdício e substituições incluídos. A mão de obra é estimada pela produtividade média do turno, em vez de registada contra a operação específica de um operador específico. Os custos indiretos, amortização de equipamento, energia, controlo de qualidade, são repartidos de forma igual por todo o volume do período, apesar de a carga real de máquinas e pessoas variar várias vezes entre encomendas.

Nenhum destes três desvios parece grave isoladamente. Juntos, produzem um número que parece preciso e não é.

Um exemplo numérico: para onde vai a margem

Uma peça tem um custo planeado de 46 euros e uma margem planeada de 19%. A lista de materiais prevê 5 quilos de chapa de aço, ao preço vigente no momento do último cálculo. Dois meses depois, o preço da chapa sobe 13%. Nesse intervalo saem 70 encomendas dessa peça, todas faturadas à margem antiga.

A carteira de encomendas parece saudável, os objetivos comerciais são cumpridos. No fecho do trimestre, a contabilidade recalcula o custo padrão e descobre que a margem real caiu para cerca de 6%. Essas 70 encomendas, consideradas rentáveis durante todo o trimestre, geraram menos de um terço do lucro esperado, e não há como recuperar a diferença, porque o material já foi expedido e o preço acordado com o cliente não pode mudar.

Porque é que recalcular por trimestre não resolve

A lógica de recalcular uma vez por trimestre é compreensível: recalcular constantemente à mão é caro e demorado. Mas essa mesma lógica cria uma janela de exposição exatamente do tamanho do intervalo entre recálculos. Quanto maior o intervalo, mais encomendas passam com um número desatualizado antes de alguém notar a diferença.

Isto não é falta de cuidado da equipa financeira. É a consequência de um processo construído como se os preços das matérias-primas se mantivessem estáveis durante um trimestre inteiro. Na prática, raramente é assim.

O que é preciso para ter um número atualizado

Um custo fiável exige que cada ordem de fabrico acumule os seus custos reais no momento em que acontecem.

O material é deduzido no momento em que é de facto enviado para a produção, na quantidade realmente consumida, desperdício incluído. O tempo de mão de obra é registado pelo operador contra a operação específica, não estimado pelo chefe de turno. Os custos indiretos são alocados com base nas horas de máquina efetivamente utilizadas.

Quando estes três fluxos são capturados de forma contínua, torna-se possível comparar o custo real com o planeado logo no fecho da ordem de fabrico, não três meses depois num relatório contabilístico. O desvio fica visível no momento em que ainda é possível agir sobre ele.

A causa oculta mais comum: erros na própria lista de materiais

Muitas vezes a origem de um custo incorreto não está no cálculo em si. Está nos dados a partir dos quais esse cálculo é feito. Um componente em falta, ou uma quantidade subestimada na lista de materiais, produz um custo errado antes de qualquer fórmula correr.

Isto cria um padrão especialmente doloroso para empresas que trabalham por concurso. Uma empresa ganha um concurso com um preço atrativo porque a lista de materiais usada para orçamentar não incluía um elemento de fixação ou um consumível. Executa a encomenda com prejuízo, porque o custo não contabilizado consome toda a margem depois de o contrato já estar assinado. O inverso também acontece: uma lista de materiais sobrestimada torna a proposta pouco competitiva, e a empresa perde o concurso sem nunca chegar a saber que o número estava errado desde o início.

Segundo estimativas do setor, erros de especificação e de processo deste tipo podem representar até 30% dos custos operacionais totais de um fabricante. Manter a lista de materiais atualizada, sobretudo logo a seguir a qualquer alteração de engenharia, custa muito menos do que qualquer sistema de custeio e costuma ser o primeiro passo real para um custo fiável.

Um outro ângulo: o custo da qualidade

Uma forma útil de ver estes custos à escala divide-os em três categorias. Prevenção: o que se gasta para evitar defeitos antes de acontecerem. Avaliação: o custo de inspeções e testes. E os próprios defeitos, internos, quando o defeito é detetado antes da expedição, externos, quando é o cliente que o deteta primeiro.

O erro intuitivo, normalmente cometido por quem acabou de cortar o orçamento de controlo de entrada, é tratar o gasto em prevenção como custo puro sem retorno. Isso deixa de parecer verdade ao lado do custo de um defeito externo: devoluções em garantia, confiança perdida, e em setores regulados, uma recolha de produto, que na indústria alimentar ronda em média os 10 milhões de dólares por incidente.

Tornar isto prático

Uma empresa que queira um custo real, não uma estimativa, precisa de três coisas em simultâneo: consumo real de material em vez de quantidades planeadas, tempo de mão de obra registado ao nível da operação, e custos indiretos alocados por carga real. Fazer as três coisas de forma consistente, à mão, para cada ordem de fabrico, é, na prática, quase impossível.

O módulo de custeio do Bimp captura estes três fluxos de forma contínua contra cada ordem de fabrico, o que permite ao dono da empresa ver a margem real no dia em que o lote termina, não um trimestre depois, num relatório que chega tarde demais para mudar seja o que for.