Wie man die Herstellkosten richtig berechnen

„Was kostet uns dieses Produkt wirklich“ klingt einfach, bis jemand versucht, es ehrlich zu beantworten. Die meisten Fertigungsbetriebe, die in Excel kalkulieren, haben eine Antwort. Deutlich weniger können sagen, wann diese Antwort zuletzt gestimmt hat.

Woher die Abweichung kommt

Herstellkosten bestehen aus drei Bausteinen: Material, Lohn, Gemeinkosten. In einer Tabelle driftet jeder Baustein auf eigene Weise von der Realität weg. Material wird zur Standardmenge aus der Stückliste kalkuliert, nicht zum tatsächlichen Verbrauch nach Ausschuss und Substitution. Lohn wird geschätzt statt gegen den konkreten Arbeitsgang erfasst. Gemeinkosten werden gleichmäßig auf das Volumen einer Periode verteilt, obwohl reale Maschinen- und Personalauslastung von Auftrag zu Auftrag schwankt.

Keiner dieser drei Fehler ist für sich groß. Zusammen ergeben sie eine Zahl, die präzise aussieht und es nicht ist, und die Lücke bleibt unsichtbar, bis eine Charge längst zu einem Preis ausgeliefert wurde, der auf dieser Zahl beruhte.

Warum die monatliche Neuberechnung das Problem nicht löst

Der übliche Umgang damit ist die monatliche oder vierteljährliche Neuberechnung. Das schließt die Lücke nur für genau die Zeit, in der sich nichts ändert, was in der Praxis selten die ganze Periode ist. Springt der Preis eines Schlüsselmaterials mitten im Quartal, kalkuliert der Vertrieb weiter mit der alten Zahl, ohne es zu wissen. Der Auftragseingang kann gesund aussehen, während die Marge auf jedem in diesem Fenster ausgelieferten Auftrag leise erodiert, und niemand merkt es vor dem Abschluss, wenn eine Nachkorrektur nicht mehr möglich ist.

Was eine belastbare Zahl tatsächlich braucht

Richtig zu rechnen bedeutet, dass jeder Fertigungsauftrag seine tatsächlichen Kosten in dem Moment ansammelt, in dem sie entstehen, nicht nachträglich rekonstruiert. Material wird genau in der Menge und im Moment abgebucht, in dem es tatsächlich in die Fertigung geht. Arbeitszeit wird vom Bediener gegen den konkreten Arbeitsgang erfasst, nicht geschätzt. Gemeinkosten werden nach realer Auslastung verteilt, nicht gleichmäßig.

Sind diese drei Ströme in Echtzeit erfasst, lässt sich Ist- gegen Plankosten in dem Moment vergleichen, in dem ein Auftrag abgeschlossen wird, und eine Abweichung ist sichtbar, bevor sie sich über zehn weitere Aufträge wiederholt.

Der Kostentreiber, den die meisten Unternehmer übersehen

Ein großer Teil der Kalkulationsfehler entsteht in der Stückliste, aus der die Kalkulation berechnet wird, nicht in der Rechenlogik selbst. Eine fehlende Komponente oder eine zu niedrig angesetzte Menge macht die Kostenzahl falsch, bevor überhaupt eine Formel läuft, und das zeigt sich meist im ungünstigsten Moment, nachdem ein günstiges Angebot einen Auftrag gewonnen hat, den der Betrieb nicht wirtschaftlich ausführen kann. Die Stückliste aktuell zu halten, besonders direkt nach jeder Konstruktionsänderung, ist meist billiger als jede Software.

Praktisch umgesetzt

Ein Betrieb, der eine reale statt geschätzte Kostenzahl will, braucht drei Dinge gleichzeitig: tatsächlichen statt geplanten Materialverbrauch, auftragsscharf erfasste Arbeitszeit, und nach realer Auslastung verteilte Gemeinkosten. Alle drei dauerhaft und für jeden Auftrag konsistent in einer Tabelle zu leisten, ist in der Praxis kaum möglich, dafür sind zu viele manuelle Schritte nötig, jeder davon eine mögliche Fehlerquelle.

Das Kalkulationsmodul in Bimp erfasst genau diese drei Ströme laufend gegen jeden Fertigungsauftrag, wodurch ein Unternehmer die reale Marge am Tag der Fertigstellung sieht, nicht einen Monat später in einem Bericht, der zu spät kommt, um noch etwas zu ändern.