Die Rechnung kam nachträglich: Herstellkosten neu berechnen, ohne die Berichte zu beschädigen

Die Neuberechnung der Herstellkosten ist das erneute Buchen von Belegen, nach dem das System den Wert der Abgänge mit den neuen Daten noch einmal rechnet. Kommt die Frachtrechnung nach dem Verkauf, steigt der Wert der Charge, die Herstellkosten des Verkauften steigen mit, und der Rohertrag der Vorperiode sinkt. In Bimp geschieht das durch erneutes Buchen: automatisch nach Mitternacht oder von Hand durch erneutes Buchen des Verkaufs.

Die Lage ist typisch. Im Oktober wurde der Bericht abgeschlossen: Rohertrag 40 %, der Inhaber ist zufrieden. Im November schickt die Spedition die Rechnung für die Lieferung derselben Charge, datiert auf Oktober. Der Betrag im Beleg ist klein, doch die Oktoberzahlen stimmen mit der Wirklichkeit nicht mehr überein.

Warum verändert eine späte Rechnung die Herstellkosten der schon verkauften Ware?

Fracht, Zoll und andere Kosten des Einkaufs erhöhen den Wert der Charge, zu der sie gehören. Ist ein Teil der Charge schon verkauft, werden diese Kosten auf alle Einheiten der Charge verteilt, und auch auf die verkauften entfällt ein Anteil. Deshalb steigen die Herstellkosten des Verkauften rückwirkend.

Die Verteilung folgt dem Schlüssel, den der Nutzer im Beleg wählt: nach Betrag, Menge, Gewicht oder Volumen. Im Beispiel unten wird deshalb der Betrag der Rechnung auf die ganze Charge umgelegt, und selbst die verkaufte Ware bekommt ihre Euro.

Wird die Rechnung gar nicht erfasst, geht das Geld an den Spediteur trotzdem raus, und die Herstellkosten in den Berichten bleiben zu niedrig. Der Inhaber sähe eine höhere Marge als die echte, und die Preisliste bliebe bei Preisen, die die Fracht nicht mehr decken. Besser ist es also, den späten Beleg zu buchen und die Änderung im Bericht hinzunehmen, als bequeme Zahlen stehen zu lassen.

Wie ändern sich die Zahlen vor und nach der Neuberechnung?

Ein Möbelhersteller verkauft an Händler zusätzlich Beschlagsätze. Das Unternehmen ist fiktiv.

Wir verteilen die Fracht nach Menge: 1.500 / 1.000 = 1,50 EUR je Satz. Der neue Wert eines Satzes beträgt 12 + 1,50 = 13,50 EUR.

Kontrolle: 4.800 / 12.000 = 40,0 % und 3.900 / 12.000 = 32,5 %. Der Unterschied beim Rohertrag 4.800 - 3.900 = 900 EUR entspricht 600 × 1,50 = 900 EUR. Der Rest der Rechnung, 400 × 1,50 = 600 EUR, ging auf den Restbestand. Zusammen 900 + 600 = 1.500 EUR, der ganze Betrag der Rechnung verteilte sich also auf das Verkaufte und das, was im Lager liegt. Das Lager ist nach der Neuberechnung 5.400 EUR wert, und Verkauftes und Lager zusammen, 8.100 + 5.400 = 13.500 EUR, entsprechen 12.000 + 1.500.

Der Verlust von 7,5 Prozentpunkten Marge entstand durch eine Rechnung über 12,5 % des Chargenwerts. Hätte man sie nicht gebucht, würde der Oktoberbericht einen Gewinn zeigen, den die Werkstatt nie erwirtschaftet hat.

Welche weiteren späten Belege verändern die Herstellkosten?

Die Frachtrechnung ist der häufigste Fall, aber nicht der einzige. Rückwirkend verändern die Herstellkosten diese Ereignisse:

• Rechnung des Zollagenten oder Zahlungsbeleg für Zoll. Sie erhöhen den Wert einer Importcharge genauso wie die Fracht.
• Fehler im Eingangsbeleg. Ein falscher Preis, eine falsche Währung, ein falscher Kurs oder ein falsches Datum setzen sich in allen späteren Verkäufen, Abbuchungen, Umlagerungen und der Fertigung fort.
• Änderung der Steuereinstellung in den Herstellkosten. Der Schalter „Goods cost price includes VAT“ erfordert ein erneutes Buchen der Belege.

Die zweite Ursache ist gefährlich, weil man sie lange nicht bemerkt. Wir rechnen sie durch.

Wie verändert ein Kursfehler im Zugang die Herstellkosten des Verkauften?

Die Werkstatt kaufte 500 Baugruppen zu je 4 USD, zusammen 2.000 USD. Im Zugang wurde der Kurs 0,90 EUR je USD eingetragen, der richtige Kurs ist 0,93. Bis Monatsende wurden 300 Baugruppen verkauft. Das Unternehmen ist fiktiv.

Der Unterschied im Chargenwert 1.860 - 1.800 = 60 EUR verteilte sich so: 1.116 - 1.080 = 36 EUR in den Herstellkosten des Verkauften und 744 - 720 = 24 EUR im Restbestand. Zusammen 36 + 24 = 60 EUR. Der Rohertrag aus dem Verkauf dieser 300 Baugruppen war um 36 EUR zu hoch, und das fiel erst beim Abgleich mit dem Lieferanten auf.

Wie berechnet man die Herstellkosten in Bimp neu?

Der Weg hängt von der Ursache ab. Wurde eine neue Rechnung über Zusatzkosten erfasst, genügt es, den Beleg „Additional costs“ auf Basis des Wareneingangs („Goods receipt“) anzulegen und zu buchen. Danach gibt es zwei Wege.

1. Die Nacht abwarten. Die vollständige Neubuchung der Belege läuft automatisch nach 00:00. Die Herstellkosten in den zuvor angelegten Verkäufen aktualisieren sich in der folgenden Nacht.
2. Von Hand aktualisieren. Öffnen Sie „Sales → Sales“, suchen Sie den Beleg, mit dem die Ware verkauft wurde, und buchen Sie ihn noch einmal. Herstellkosten und Marge werden sofort neu berechnet.

Die Massenneuberechnung eines großen Datenbestands überlässt man besser der Nacht, um das System tagsüber nicht zu belasten. Das Ergebnis prüft man im Bericht „Gross profit“.

Liegt die Ursache in einem Fehler im Eingangsbeleg (Preis, Währung, Kurs oder Datum), ist die Reihenfolge eine andere:

1. Legen Sie einen neuen, korrekten Wareneingang mit demselben oder einem früheren Datum an.
2. Archivieren oder stornieren Sie den fehlerhaften Beleg.
3. Führen Sie die Neubuchung vom Datum der Korrektur bis heute durch.

Bei der Chargenführung ist zusätzliche Aufmerksamkeit nötig. Ein bloßer Austausch des Zugangs ändert die Charge in bereits gebuchten Verkäufen nicht, und in den Ausgangsbelegen muss man die Ware eventuell von Hand neu zuordnen. Sonst können negative Bestände im Lager entstehen.

Wie bleiben die Berichte bei der Neuberechnung unbeschädigt?

Die Neuberechnung ändert die Zahlen der Vorperiode, und wer den Oktoberbericht schon benutzt hat, sieht andere Werte. Vor der Neuberechnung sollte man deshalb drei Dinge tun.

• Den Bericht speichern. Erzeugen Sie „Gross profit“ für die Periode vor der Neuberechnung und speichern Sie ihn. Nach der Nacht vergleichen Sie ihn mit dem neuen, und die Differenz erklärt, was sich geändert hat.
• Inhaber und Buchhalter informieren. Der Oktobergewinn ist um 900 EUR gesunken, und diese Änderung braucht einen Beleg als Grundlage: die Frachtrechnung.
• Kosten rechtzeitig erfassen. Je kürzer die Zeit zwischen Verkauf und Rechnung, desto kleiner die Verschiebung in den Berichten. Rechnungen von Spediteuren sollte man am Tag des Eingangs buchen.

Nach der Neuberechnung gleichen Sie das Ergebnis mit der Rechnung ab. Im Beispiel mit der Fracht muss der Rohertrag des Oktobers genau um 900 EUR fallen und der Wert des Restbestands um 600 EUR steigen. Sind die Zahlen anders, prüfen Sie, ob alle Belege gebucht sind und ob der Verteilungsschlüssel stimmt.

Auch die Eingangsdaten für den Bericht sollte man vorab prüfen. Kontrollieren Sie vor der endgültigen Buchung des Zugangs Währung und Kurs, und nutzen Sie für den Vorabgleich den Status „Draft“.

Wer macht was, wenn ein später Beleg eintrifft?

Damit die Neuberechnung nicht von der Tagesform abhängt, verteilt man die Rollen im Voraus.

In einer kleinen Firma lassen sich die Rollen zusammenlegen, die Schritte bleiben dieselben. Dann steht die Antwort auf die Frage „warum hat sich die Marge im Oktober geändert“ im Beleg der Zusatzkosten selbst.

Was Bimp leistet und was nicht

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller und berechnet die Herstellkosten im Verkauf nach dem erneuten Buchen der Belege neu: automatisch nach Mitternacht oder nach erneutem Buchen des Verkaufs von Hand. Zusatzkosten (Fracht, Zoll, Logistik) werden auf die Charge verteilt, und auch wenn die Ware schon verkauft ist, aktualisiert die nächtliche Neubuchung das Finanzergebnis des Verkaufs. Wie solche Kosten im Zugang funktionieren, beschreibt der Artikel „Additional costs on a goods receipt“, den vollständigen Ablauf der Neuberechnung der Artikel „Cost price recalculation“. Wie Zoll und Fracht in den Warenwert einfließen, lesen Sie im Beitrag über Anschaffungsnebenkosten.

Die Grenzen sind diese. Es genügt nicht, eine Zahl im gebuchten Zugang zu ändern, nötig ist die Neubuchung des Zeitraums. Die Zahlen vorher und nachher muss man selbst vergleichen, deshalb speichert man den Bericht im Voraus. Die Entscheidung, ob korrigierte Daten für den Vormonat dem Inhaber oder der Buchhaltung vorgelegt werden, trifft das Unternehmen.

Wie man die Herstellkosten eines Erzeugnisses vom Material bis zur Fertigware aufbaut, zeigt die Seite zur Herstellkostenrechnung in der Fertigung.

Häufige Fragen