Faktura przyszła z opóźnieniem: jak przeliczyć koszt wytworzenia i nie zepsuć raportów

Przeliczenie kosztu to ponowne księgowanie dokumentów, po którym system na nowo liczy wartość rozchodów z uwzględnieniem nowych danych. Jeśli faktura za transport przyszła po sprzedaży, wartość partii rośnie, koszt sprzedanych też rośnie, a zysk brutto z poprzedniego okresu maleje. W Bimp robi się to ponownym księgowaniem: automatycznie po północy albo ręcznie przez ponowne zaksięgowanie sprzedaży.

Sytuacja jest typowa. W październiku zamknięto raport: zysk brutto 40%, właściciel zadowolony. W listopadzie firma spedycyjna przysyła rozliczenie za dostawę tej samej partii, datowane na październik. Kwota w dokumencie jest niewielka, a październikowe liczby już nie zgadzają się z rzeczywistością.

Dlaczego spóźniona faktura zmienia koszt towaru, który już sprzedano?

Transport, cło i inne koszty zakupu zwiększają wartość partii, do której należą. Gdy część partii już sprzedano, te koszty dzieli się na wszystkie sztuki partii i sprzedanym też przypada swój udział. Dlatego koszt sprzedanych rośnie wstecznie.

Rozkład następuje według metody, którą wybiera użytkownik w dokumencie: według kwoty, ilości, wagi lub objętości. Dlatego w przykładzie poniżej kwota faktury dzieli się na całą partię i nawet sprzedany towar dostaje swoje złote.

Jeśli faktury w ogóle nie wprowadzić, pieniądze dla przewoźnika i tak wypłyną, a koszt w raportach pozostanie zaniżony. Właściciel zobaczy marżę wyższą od prawdziwej, a cennik utrzyma ceny, które już nie pokrywają transportu. Dlatego lepiej zaksięgować spóźniony dokument i przyjąć zmianę raportu, niż zostawić wygodne liczby.

Jak zmieniają się liczby przed przeliczeniem i po nim?

Producent mebli dodatkowo sprzedaje dealerom komplety okuć. Firma jest umowna.

Rozkładamy transport według ilości: 7 500 / 1 000 = 7,5 zł na komplet. Nowa wartość kompletu to 60 + 7,5 = 67,5 zł.

Kontrola: 24 000 / 60 000 = 40,0% i 19 500 / 60 000 = 32,5%. Różnica w zysku 24 000 - 19 500 = 4 500 zł i równa się 600 × 7,5 = 4 500 zł. Reszta faktury, 400 × 7,5 = 3 000 zł, trafiła na stan. Razem 4 500 + 3 000 = 7 500 zł, czyli cała kwota faktury rozdzieliła się między sprzedane i to, co leży w magazynie. Magazyn po przeliczeniu kosztuje 27 000 zł, a sprzedany towar i magazyn razem, 40 500 + 27 000 = 67 500 zł, równają się 60 000 + 7 500.

Strata 7,5 punktu procentowego marży wzięła się z faktury na 12,5% wartości partii. Gdyby jej nie zaksięgowano, raport październikowy pokazywałby zysk, którego zakład nie wypracował.

Jakie inne spóźnione dokumenty zmieniają koszt?

Faktura za transport to najczęstszy przypadek, ale nie jedyny. Koszt wstecznie zmieniają takie zdarzenia:

• Rozliczenie agencji celnej lub płatność za cło. Zwiększają wartość importowanej partii tak samo jak transport.
• Błąd w dokumencie przyjęcia. Nieprawidłowa cena, waluta, kurs lub data przechodzą na wszystkie kolejne sprzedaże, rozchody, przesunięcia i produkcję.
• Zmiana ustawienia VAT w koszcie. Przełącznik „Goods cost price includes VAT” wymaga ponownego zaksięgowania dokumentów.

Druga przyczyna jest groźna tym, że długo jej nie widać. Pokażmy ją na liczbach.

Jak błąd kursu w przyjęciu zmienia koszt sprzedanych?

Zakład kupił 500 węzłów po 4 USD, razem 2 000 USD. W przyjęciu wpisano kurs 4,00 zł, a prawidłowy kurs to 4,15 zł. Do końca miesiąca sprzedano 300 węzłów. Firma jest umowna.

Różnica w wartości partii 8 300 - 8 000 = 300 zł rozdzieliła się tak: 4 980 - 4 800 = 180 zł w koszcie sprzedanych i 3 320 - 3 200 = 120 zł na stanie. Razem 180 + 120 = 300 zł. Zysk brutto ze sprzedaży tych 300 węzłów był zawyżony o 180 zł, a wykryto to dopiero przy uzgadnianiu z dostawcą.

Jak przeliczyć koszt w Bimp?

Sposób zależy od przyczyny. Jeśli wprowadzono nową fakturę na koszty dodatkowe, wystarczy utworzyć dokument „Additional costs” (koszty dodatkowe) na podstawie przyjęcia i go zaksięgować. Dalej są dwie ścieżki.

1. Poczekać do nocy. Pełne ponowne księgowanie dokumentów wykonuje się automatycznie po 00:00. Koszt we wcześniej utworzonej sprzedaży zaktualizuje się następnej nocy.
2. Zaktualizować ręcznie. Otwórzcie „Sales → Sales”, znajdźcie dokument, którym sprzedano towar, i zaksięgujcie go jeszcze raz. Koszt i marża przeliczą się od razu.

Masowe przeliczenie dużej ilości danych lepiej zostawić na noc, żeby nie obciążać systemu w ciągu dnia. Wynik sprawdza się w raporcie „Gross profit”.

Jeśli przyczyną jest błąd w dokumencie przychodowym (cena, waluta, kurs lub data), kolejność jest inna:

1. Utwórzcie nowy prawidłowy dokument „Goods receipt” (przyjęcie towaru) z tą samą datą lub wcześniejszą.
2. Błędny dokument zarchiwizujcie lub anulujcie.
3. Wykonajcie ponowne księgowanie od daty poprawki do dziś.

Przy ewidencji partiowej potrzebna jest dodatkowa uwaga. Zwykła wymiana przyjęcia nie zmienia partii w już zaksięgowanej sprzedaży i w dokumentach rozchodowych może być konieczne ręczne ponowne powiązanie towaru. Inaczej w magazynie mogą pojawić się stany ujemne.

Jak nie zepsuć raportów podczas przeliczenia?

Przeliczenie zmienia liczby z poprzedniego okresu, a ci, którzy już korzystali z raportu październikowego, zobaczą inne wartości. Dlatego przed przeliczeniem warto zrobić trzy rzeczy.

• Zapisać raport. Sporządźcie „Gross profit” za okres przed przeliczeniem i zapiszcie go. Po nocy porównajcie z nowym, a różnica wyjaśni, co się zmieniło.
• Powiadomić właściciela i księgowego. Zysk za październik zmniejszył się o 4 500 zł i ta zmiana powinna mieć dokument źródłowy: fakturę za transport.
• Wprowadzać koszty na bieżąco. Im krótszy czas między sprzedażą a fakturą, tym mniejsze przesunięcie w raportach. Rozliczenia przewoźników najlepiej księgować w dniu otrzymania.

Po przeliczeniu uzgodnijcie wynik z wyliczeniem. W przykładzie z transportem zysk brutto za październik powinien spaść dokładnie o 4 500 zł, a wartość stanu wzrosnąć o 3 000 zł. Jeśli liczby są inne, sprawdźcie, czy wszystkie dokumenty zaksięgowano i czy prawidłowo wskazano metodę rozkładu.

Dane wejściowe do raportu też warto sprawdzić z góry. Przed ostatecznym zaksięgowaniem przyjęcia sprawdzajcie walutę i kurs, a do wstępnego uzgodnienia używajcie statusu „Draft” (wersja robocza).

Kto co robi, gdy przychodzi spóźniony dokument?

Żeby przeliczenie nie zależało od nastroju, rozdzielcie role z góry.

W małej firmie role można łączyć, ale kroki pozostają te same. Wtedy odpowiedź na pytanie „dlaczego marża za październik się zmieniła” leży w samym dokumencie kosztów dodatkowych.

Co Bimp robi, a czego nie

Bimp to ukraińska chmurowa ERP dla producentów i przelicza koszt w sprzedaży po ponownym zaksięgowaniu dokumentów: automatycznie po północy albo po ręcznym ponownym zaksięgowaniu sprzedaży. Koszty dodatkowe (transport, cło, logistyka) rozkłada się na partię i nawet gdy towar już sprzedano, nocne ponowne księgowanie aktualizuje wynik finansowy sprzedaży. Jak takie koszty działają na przyjęciu, opisuje artykuł „Additional costs on a goods receipt”, a pełną kolejność przeliczenia artykuł „Cost price recalculation” (pomoc dostępna po angielsku). O tym, jak cło i transport trafiają do wartości towaru, przeczytacie w materiale o cle, spedycji i transporcie w koszcie importu.

Granice są takie. Zmiana liczby w zaksięgowanym przyjęciu nie wystarczy, potrzebne jest ponowne księgowanie okresu. Porównywanie liczb przed przeliczeniem i po nim trzeba zrobić samodzielnie, dlatego raport zapisuje się z góry. Decyzję, czy przekazywać doprecyzowane dane właścicielowi lub do księgowości za poprzedni miesiąc, podejmuje firma.

Jak zbudować koszt wytworzenia wyrobu od materiałów po wyrób gotowy, opisuje strona Bimp.

Często zadawane pytania