Зміст статті
- Чому пізня накладна змінює собівартість уже проданого товару?
- Як змінюються цифри до і після перерахунку?
- Які ще пізні документи змінюють собівартість?
- Як помилка курсу в надходженні змінює собівартість проданого?
- Як перерахувати собівартість у Bimp?
- Як не зламати звіти під час перерахунку?
- Хто що робить, коли приходить пізній документ?
- Що робить Bimp, а що ні
- Часті питання
- Пізня накладна на доставку збільшує вартість партії, а разом з нею собівартість усього, що з цієї партії вже продано. Валовий прибуток минулого місяця зменшується, хоча продаж давно закрито.
- У прикладі партія з 1 000 комплектів фурнітури коштувала 120 000 грн, 600 комплектів продали за 120 000 грн. Після накладної на доставку 15 000 грн собівартість проданого зросла з 72 000 до 81 000 грн, а валовий прибуток впав з 48 000 до 39 000 грн.
- У Bimp собівартість у продажах оновлюється перепроведенням документів. Повне перепроведення виконується автоматично після опівночі, а негайно результат видно після повторного проведення реалізації.
- Перед перерахунком збережіть звіт за минулий період, щоб порівняти цифри до і після й пояснити різницю власнику.
Перерахунок собівартості - це повторне проведення документів, після якого система заново рахує вартість списань з урахуванням нових даних. Якщо накладна на доставку прийшла після продажу, вартість партії збільшується, собівартість проданого теж зростає, а валовий прибуток минулого періоду зменшується. У Bimp це робиться перепроведенням: автоматично після опівночі або вручну повторним проведенням реалізації.
Ситуація типова. У жовтні закрили звіт: валовий прибуток 40%, власник задоволений. У листопаді логістична компанія надсилає акт за доставку тієї самої партії, датований жовтнем. Сума в акті невелика, а жовтневі цифри вже не збігаються з реальністю.
Чому пізня накладна змінює собівартість уже проданого товару?
Доставка, мито й інші витрати на закупівлю збільшують вартість партії, до якої вони належать. Коли частину партії вже продано, ці витрати ділять на всі одиниці партії, і проданим теж дістається своя частка. Тому собівартість проданого зростає заднім числом.
Розподіл відбувається за способом, який обирає користувач у документі: за сумою, кількістю, вагою чи об’ємом. Тому в прикладі нижче сума накладної ділиться на всю партію, і навіть проданий товар отримує свої гривні.
Якщо накладну взагалі не вносити, гроші перевізнику все одно підуть, а собівартість у звітах лишиться заниженою. Власник бачитиме маржу вищу за справжню, а прайс-лист триматиметься на цінах, які вже не покривають доставку. Тому пізній документ краще провести і прийняти зміну звіту, ніж залишити цифри комфортними.
Як змінюються цифри до і після перерахунку?
Виробник меблів додатково продає дилерам комплекти фурнітури. Компанія умовна.
| Показник | Значення |
|---|---|
| Надходження у жовтні | 1 000 комплектів по 120 грн = 120 000 грн |
| Продано у жовтні | 600 комплектів по 200 грн = 120 000 грн |
| Накладна на доставку (прийшла у листопаді) | 15 000 грн |
Розподіляємо доставку за кількістю: 15 000 / 1 000 = 15 грн на комплект. Нова вартість комплекту 120 + 15 = 135 грн.
| Показник | До накладної, грн | Після накладної, грн |
|---|---|---|
| Виручка за жовтень | 120 000 | 120 000 |
| Собівартість проданих 600 комплектів | 600 × 120 = 72 000 | 600 × 135 = 81 000 |
| Валовий прибуток | 48 000 | 39 000 |
| Маржа валового прибутку | 40,0% | 32,5% |
| Залишок 400 комплектів на складі | 400 × 120 = 48 000 | 400 × 135 = 54 000 |
Перевірка: 48 000 / 120 000 = 40,0% і 39 000 / 120 000 = 32,5%. Різниця в прибутку 48 000 - 39 000 = 9 000 грн, і вона дорівнює 600 × 15 = 9 000 грн. Решта накладної, 400 × 15 = 6 000 грн, лягла на залишок. Разом 9 000 + 6 000 = 15 000 грн, тобто вся сума накладної розподілилась між проданим і тим, що лежить на складі. Склад після перерахунку коштує 54 000 грн, а проданий товар і склад разом, 81 000 + 54 000 = 135 000 грн, дорівнюють 120 000 + 15 000.
Втрата 7,5 процентного пункту маржі виникла від накладної на 12,5% вартості партії. Якби її не провели, жовтневий звіт показував би прибуток, якого цех не заробив.
Які ще пізні документи змінюють собівартість?
Накладна на доставку - найчастіший випадок, але не єдиний. Собівартість заднім числом міняють такі події:
- Акт митного брокера або платіжка за мито. Вони збільшують вартість імпортної партії так само, як доставка.
- Помилка у вхідному надходженні. Невірна ціна, валюта, курс або дата переходять на всі наступні продажі, списання, переміщення й виробництво.
- Зміна налаштування ПДВ у собівартості. Перемикач «Собівартість товарів включає ПДВ» потребує перепроведення документів.
Друга причина небезпечна тим, що її довго не помічають. Розберемо її на цифрах.
Як помилка курсу в надходженні змінює собівартість проданого?
Цех закупив 500 вузлів по 4 USD, разом 2 000 USD. У надходженні вказали курс 40,00 грн, а правильний курс 41,50 грн. До кінця місяця продали 300 вузлів. Компанія умовна.
| Показник | З помилковим курсом, грн | З правильним курсом, грн |
|---|---|---|
| Вартість партії | 2 000 × 40,00 = 80 000 | 2 000 × 41,50 = 83 000 |
| Вартість одного вузла | 80 000 / 500 = 160 | 83 000 / 500 = 166 |
| Собівартість 300 проданих | 300 × 160 = 48 000 | 300 × 166 = 49 800 |
| Залишок 200 вузлів | 200 × 160 = 32 000 | 200 × 166 = 33 200 |
Різниця у вартості партії 83 000 - 80 000 = 3 000 грн розділилась так: 49 800 - 48 000 = 1 800 грн у собівартості проданого і 33 200 - 32 000 = 1 200 грн у залишку. Разом 1 800 + 1 200 = 3 000 грн. Валовий прибуток від продажу цих 300 вузлів був завищений на 1 800 грн, а виявили це лише під час звірки із постачальником.
Як перерахувати собівартість у Bimp?
Спосіб залежить від причини. Якщо внесено нову накладну на додаткові витрати, достатньо створити документ «Додаткові витрати» на підставі надходження і провести його. Далі є два шляхи.
- Дочекатися ночі. Повне перепроведення документів виконується автоматично після 00:00. Собівартість у раніше створених продажах оновиться наступної ночі.
- Оновити вручну. Відкрийте «Продажі → Реалізації», знайдіть документ, за яким продано товар, і проведіть його ще раз. Собівартість і маржа перерахуються одразу.
Масовий перерахунок великого масиву даних краще залишити на нічний час, щоб не навантажувати систему вдень. Результат перевіряють у звіті «Валовий прибуток».
Якщо причина в помилці у прихідному документі (ціна, валюта, курс чи дата), порядок інший:
- Створіть новий коректний документ надходження з тією самою або ранішою датою.
- Помилковий документ заархівуйте або скасуйте.
- Виконайте перепроведення від дати виправлення до сьогодні.
Для обліку за партіями потрібна додаткова увага. Проста заміна приходу не змінює партію у вже проведених продажах, і у видаткових документах може знадобитися вручну переприв’язати товар. Інакше на складі можуть виникнути від’ємні залишки.
Як не зламати звіти під час перерахунку?
Перерахунок змінює цифри минулого періоду, і ті, хто вже користувався жовтневим звітом, побачать інші числа. Тому до перерахунку варто зробити три речі.
- Зберегти звіт. Сформуйте «Валовий прибуток» за період до перерахунку і збережіть його. Після ночі порівняйте з новим, і різниця пояснить, що змінилося.
- Повідомити власника й бухгалтера. Жовтневий прибуток зменшився на 9 000 грн, і ця зміна має мати документ-підставу: накладну на доставку.
- Вносити витрати вчасно. Що менше часу між продажем і накладною, то менше зсув у звітах. Акти перевізників краще проводити в день отримання.
Після перерахунку звірте результат із розрахунком. У прикладі з доставкою валовий прибуток жовтня має впасти рівно на 9 000 грн, а вартість залишку зрости на 6 000 грн. Якщо числа інші, перевірте, чи всі документи проведено і чи правильно вказано спосіб розподілу.
Вхідні дані для звіту теж варто перевірити заздалегідь. Перед остаточним проведенням надходження перевіряйте валюту й курс, а для попередньої звірки використовуйте статус «Чернетка». Ширше про причини розбіжностей між плановою та фактичною собівартістю - у статті планова й фактична собівартість.
Хто що робить, коли приходить пізній документ?
Щоб перерахунок не залежав від настрою, розподіліть ролі заздалегідь.
| Хто | Що робить |
|---|---|
| Закупівельник | Передає бухгалтеру акт перевізника чи брокера в день отримання і вказує, до якого надходження належить витрата |
| Бухгалтер | Створює документ «Додаткові витрати», обирає спосіб розподілу і перевіряє суму з актом |
| Економіст | Зберігає «Валовий прибуток» до перерахунку, порівнює з новим і пише пояснення |
| Власник | Погоджує, чи показувати уточнену маржу за минулий місяць у звіті й у прайс-листі |
Ролі можна об’єднати в малій компанії, але кроки лишаються тими самими. Тоді відповідь на питання «чому маржа жовтня змінилась» лежить у самому документі додаткових витрат.
Що робить Bimp, а що ні
Bimp - українська хмарна ERP для виробників, і вона перераховує собівартість у продажах після перепроведення документів: автоматично після опівночі або після повторного проведення реалізації вручну. Додаткові витрати (доставка, мито, логістика) розподіляються на партію, і навіть коли товар уже продано, нічне перепроведення оновлює фінансовий результат продажу. Як працюють такі витрати на надходженні, описано в статті «Додаткові витрати на надходження», а повний порядок перерахунку - у статті «Перерахунок собівартості». Про те, як мито й доставка потрапляють у вартість товару, читайте в матеріалі про мито, брокера і доставку.
Межі такі. Змінити цифру в проведеному надходженні недостатньо, потрібне перепроведення періоду. Порівнювати цифри до й після перерахунку треба самостійно, тому звіт зберігають заздалегідь. Рішення, чи подавати уточнені дані власнику або в бухгалтерію за минулий місяць, ухвалює компанія.
Про те, як зібрати собівартість виробу від матеріалів до готової продукції, розповідає сторінка обліку собівартості виробництва.
Часті питання
Що таке перерахунок собівартості?
Це повторне проведення документів за період, у якому система заново обчислює собівартість списань з урахуванням нових або виправлених вхідних даних: ціни в надходженні, курсу, доставки, мита.
Коли Bimp перераховує собівартість сам?
Повне перепроведення документів відбувається автоматично після 00:00. Додаткові витрати, внесені протягом дня, потрапляють у раніше створені продажі наступної ночі.
Як одразу побачити нову собівартість у продажі?
Відкрийте «Продажі → Реалізації», знайдіть документ, за яким продано товар, і проведіть його ще раз. Собівартість і маржа оновляться одразу, результат видно у звіті «Валовий прибуток».
Чи вплине пізня накладна на вже сформований звіт за минулий місяць?
Так. Додаткові витрати розподіляються на партію, тож собівартість проданої частини змінюється, і валовий прибуток минулого періоду після перепроведення стане іншим. Збережіть звіт до перерахунку, щоб мати цифри для порівняння.
На демонстрації Bimp ERP фахівець покаже, як документ «Додаткові витрати» змінює собівартість проданої партії і де в звіті «Валовий прибуток» видно різницю до й після.
Замовити демо