La facture arrive après coup : recalculer le coût de revient sans fausser les rapports

Le recalcul du coût de revient est la recomptabilisation de documents, à l’issue de laquelle le système recalcule la valeur des sorties avec les nouvelles données. Si la facture de transport arrive après la vente, la valeur du lot augmente, le coût des produits vendus aussi, et la marge brute de la période passée diminue. Dans Bimp, cela se fait par recomptabilisation : automatiquement après minuit, ou à la main en comptabilisant de nouveau la vente.

La situation est courante. En octobre, le rapport a été clos : marge brute de 40 %, le dirigeant est content. En novembre, le transporteur envoie la facture de livraison de ce même lot, datée d’octobre. Le montant est faible, mais les chiffres d’octobre ne correspondent plus à la réalité.

Pourquoi une facture tardive modifie-t-elle le coût de la marchandise déjà vendue ?

Le transport, les droits de douane et les autres frais d’achat augmentent la valeur du lot auquel ils se rattachent. Quand une partie du lot est déjà vendue, ces frais se répartissent sur toutes les unités du lot, et les unités vendues en reçoivent aussi leur part. Le coût des produits vendus augmente donc rétroactivement.

La répartition suit la clé choisie par l’utilisateur dans le document : au montant, à la quantité, au poids ou au volume. Dans l’exemple ci-dessous, le montant de la facture est donc réparti sur tout le lot, et même la marchandise vendue reçoit ses euros.

Si l’on ne saisit pas du tout la facture, l’argent part quand même chez le transporteur, et le coût de revient dans les rapports reste sous-évalué. Le dirigeant verrait une marge supérieure à la vraie, et la liste de prix resterait à des niveaux qui ne couvrent plus le transport. Mieux vaut donc comptabiliser le document tardif et accepter la modification du rapport que de laisser des chiffres confortables.

Comment les chiffres changent-ils avant et après le recalcul ?

Un fabricant de meubles vend en plus des jeux de quincaillerie à des revendeurs. L’entreprise est fictive.

On répartit le transport à la quantité : 1 500 / 1 000 = 1,50 EUR par jeu. La nouvelle valeur d’un jeu est de 12 + 1,50 = 13,50 EUR.

Contrôle : 4 800 / 12 000 = 40,0 % et 3 900 / 12 000 = 32,5 %. L’écart de marge brute 4 800 - 3 900 = 900 EUR est égal à 600 × 1,50 = 900 EUR. Le reste de la facture, 400 × 1,50 = 600 EUR, s’est reporté sur le stock. Au total 900 + 600 = 1 500 EUR : tout le montant de la facture s’est réparti entre ce qui a été vendu et ce qui est en stock. Le stock vaut 5 400 EUR après le recalcul, et le vendu plus le stock, 8 100 + 5 400 = 13 500 EUR, égalent 12 000 + 1 500.

La perte de 7,5 points de taux de marque vient d’une facture représentant 12,5 % de la valeur du lot. Si on ne l’avait pas comptabilisée, le rapport d’octobre afficherait un bénéfice que l’atelier n’a pas réalisé.

Quels autres documents tardifs modifient le coût de revient ?

La facture de transport est le cas le plus fréquent, mais pas le seul. Le coût de revient change rétroactivement avec ces événements :

• Facture du transitaire en douane ou paiement des droits de douane. Ils augmentent la valeur d’un lot importé comme le transport.
• Erreur dans la réception. Un prix, une devise, un taux de change ou une date erronés se répercutent sur toutes les ventes, sorties, transferts et fabrications suivants.
• Changement du paramètre de TVA dans le coût de revient. L’interrupteur « Goods cost price includes VAT » exige de recomptabiliser les documents.

La deuxième cause est dangereuse, car on ne la remarque pas pendant longtemps. Chiffrons-la.

Comment une erreur de taux dans la réception modifie-t-elle le coût des ventes ?

L’atelier a acheté 500 sous-ensembles à 4 USD, soit 2 000 USD au total. À la réception, on a indiqué le taux de 0,90 EUR pour 1 USD, alors que le taux correct est de 0,93. Avant la fin du mois, 300 sous-ensembles ont été vendus. L’entreprise est fictive.

L’écart de valeur du lot 1 860 - 1 800 = 60 EUR s’est réparti ainsi : 1 116 - 1 080 = 36 EUR dans le coût des ventes et 744 - 720 = 24 EUR dans le stock. Au total 36 + 24 = 60 EUR. La marge brute de la vente de ces 300 sous-ensembles était surévaluée de 36 EUR, et on ne l’a découvert qu’au rapprochement avec le fournisseur.

Comment recalculer le coût de revient dans Bimp ?

La méthode dépend de la cause. Si une nouvelle facture de frais supplémentaires a été saisie, il suffit de créer le document « Additional costs » à partir de la réception (« Goods receipt ») et de le comptabiliser. Ensuite, il y a deux voies.

1. Attendre la nuit. La recomptabilisation complète des documents s’exécute automatiquement après 00:00. Le coût de revient dans les ventes créées auparavant se met à jour la nuit suivante.
2. Mettre à jour à la main. Ouvrez « Sales → Sales », trouvez le document par lequel la marchandise a été vendue et comptabilisez-le de nouveau. Le coût de revient et la marge se recalculent immédiatement.

Le recalcul massif d’un gros volume de données vaut mieux d’être laissé à la nuit, pour ne pas charger le système en journée. On vérifie le résultat dans le rapport « Gross profit ».

Si la cause est une erreur dans le document d’entrée (prix, devise, taux ou date), l’ordre est différent :

1. Créez une nouvelle réception correcte, avec la même date ou une date antérieure.
2. Archivez ou annulez le document erroné.
3. Lancez la recomptabilisation de la date de correction à aujourd’hui.

Pour le suivi par lots, il faut une attention supplémentaire. Un simple remplacement de la réception ne change pas le lot dans les ventes déjà comptabilisées, et dans les documents de sortie il peut falloir réaffecter la marchandise à la main. Sinon, des stocks négatifs peuvent apparaître en entrepôt.

Comment ne pas fausser les rapports pendant le recalcul ?

Le recalcul modifie les chiffres de la période passée, et ceux qui ont déjà utilisé le rapport d’octobre verront d’autres valeurs. Avant le recalcul, il faut donc faire trois choses.

• Enregistrer le rapport. Générez « Gross profit » pour la période avant le recalcul et conservez-le. Après la nuit, comparez-le au nouveau, et l’écart expliquera ce qui a changé.
• Prévenir le dirigeant et le comptable. Le bénéfice d’octobre a diminué de 900 EUR, et ce changement doit avoir un document justificatif : la facture de transport.
• Saisir les frais à temps. Moins il s’écoule de temps entre la vente et la facture, plus le décalage dans les rapports est faible. Les factures de transporteurs sont à comptabiliser le jour de leur réception.

Après le recalcul, rapprochez le résultat du calcul. Dans l’exemple du transport, la marge brute d’octobre doit baisser d’exactement 900 EUR et la valeur du stock monter de 600 EUR. Si les chiffres sont autres, vérifiez que tous les documents sont comptabilisés et que la clé de répartition est correcte.

Les données d’entrée du rapport se contrôlent aussi à l’avance. Avant la comptabilisation définitive de la réception, vérifiez la devise et le taux, et utilisez le statut « Draft » pour un rapprochement préalable.

Qui fait quoi quand un document tardif arrive ?

Pour que le recalcul ne dépende pas de l’humeur du jour, répartissez les rôles à l’avance.

Dans une petite entreprise, les rôles peuvent être cumulés, les étapes restent les mêmes. La réponse à la question « pourquoi la marge d’octobre a-t-elle changé » se trouve alors dans le document de frais supplémentaires lui-même.

Ce que fait Bimp et ce qu’il ne fait pas

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants et recalcule le coût de revient dans les ventes après recomptabilisation des documents : automatiquement après minuit, ou en comptabilisant la vente de nouveau à la main. Les frais supplémentaires (transport, douane, logistique) sont répartis sur le lot, et même si la marchandise est déjà vendue, la recomptabilisation de nuit met à jour le résultat financier de la vente. La façon dont ces frais fonctionnent à la réception est décrite dans l’article « Additional costs on a goods receipt », et l’ordre complet du recalcul dans l’article « Cost price recalculation ». Pour savoir comment la douane et le transport entrent dans la valeur de la marchandise, lisez l’article sur les frais d’approche.

Voici les limites. Il ne suffit pas de modifier un chiffre dans la réception comptabilisée, il faut recomptabiliser la période. Les chiffres avant et après le recalcul se comparent soi-même, c’est pourquoi on enregistre le rapport à l’avance. La décision de présenter ou non des données corrigées pour le mois passé au dirigeant ou à la comptabilité revient à l’entreprise.

Pour voir comment construire le coût de revient d’un produit, de la matière au produit fini, consultez la page sur la comptabilité de gestion en production.

Questions fréquentes