A fatura chegou com data atrasada: como fazer o recálculo do custo sem estragar os relatórios

O recálculo do custo é um novo registo dos documentos, depois do qual o sistema volta a calcular o valor das saídas com os dados novos. Se a fatura de transporte chegou depois da venda, o valor do lote aumenta, o custo do vendido também sobe, e o lucro bruto do período passado diminui. No Bimp faz-se registando de novo os documentos: automaticamente depois da meia-noite ou à mão, registando outra vez a venda.

A situação é típica. Em outubro fechou-se o relatório: lucro bruto de 40%, o proprietário satisfeito. Em novembro, a transportadora envia a conta do transporte desse mesmo lote, datada de outubro. O valor da conta é pequeno, mas os números de outubro já não coincidem com a realidade.

Porque é que uma fatura tardia altera o custo do que já foi vendido?

O transporte, os direitos aduaneiros e outros custos da compra aumentam o valor do lote a que pertencem. Quando parte do lote já foi vendida, estes custos dividem-se por todas as unidades do lote, e as vendidas também ficam com a sua parte. Por isso o custo do vendido sobe retroativamente.

A repartição faz-se pelo critério que o utilizador escolhe no documento: por valor, quantidade, peso ou volume. No exemplo abaixo, o valor da fatura divide-se por todo o lote, e até a mercadoria vendida recebe os seus euros.

Se a fatura não for lançada de todo, o dinheiro ao transportador sai na mesma, e o custo nos relatórios fica subestimado. O proprietário verá uma margem maior do que a verdadeira, e a tabela de preços manter-se-á em valores que já não cobrem o transporte. Por isso, é melhor registar o documento tardio e aceitar a alteração do relatório do que deixar os números confortáveis.

Como mudam os números antes e depois do recálculo?

Um fabricante de móveis vende também aos distribuidores conjuntos de ferragens. A empresa é fictícia.

Repartimos o transporte por quantidade: 750 / 1 000 = 0,75 € por conjunto. O novo valor do conjunto é 6 + 0,75 = 6,75 €.

Verificação: 2 400 / 6 000 = 40,0% e 1 950 / 6 000 = 32,5%. A diferença no lucro, 2 400 - 1 950 = 450 €, é igual a 600 × 0,75 = 450 €. O resto da fatura, 400 × 0,75 = 300 €, ficou no saldo. Juntos, 450 + 300 = 750 €, ou seja, todo o valor da fatura repartiu-se entre o vendido e o que está no armazém. O armazém, depois do recálculo, vale 2 700 €, e o vendido mais o armazém, 4 050 + 2 700 = 6 750 €, igualam 6 000 + 750.

A perda de 7,5 pontos percentuais de margem veio de uma fatura de 12,5% do valor do lote. Se não fosse registada, o relatório de outubro mostraria um lucro que a oficina não ganhou.

Que outros documentos tardios alteram o custo?

A fatura de transporte é o caso mais frequente, mas não o único. O custo é alterado retroativamente pelos seguintes eventos:

• Conta do despachante ou recibo de direitos aduaneiros. Aumentam o valor do lote importado tal como o transporte.
• Erro na entrada original. Um preço, moeda, taxa de câmbio ou data errados passam para todas as vendas, saídas, transferências e produções seguintes.
• Alteração da definição de IVA no custo. O interruptor “Goods cost price includes VAT” exige um novo registo dos documentos.

A segunda causa é perigosa porque demora a ser notada. Vejamo-la em números.

Como um erro de taxa de câmbio na entrada altera o custo do vendido?

A oficina comprou 500 conjuntos a 4 USD, no total 2 000 USD. Na entrada indicou-se a taxa de 0,92 €/USD, e a taxa correta é 0,95 €/USD. Até ao fim do mês venderam-se 300 conjuntos. A empresa é fictícia.

A diferença no valor do lote, 1 900 - 1 840 = 60 €, dividiu-se assim: 1 140 - 1 104 = 36 € no custo do vendido e 760 - 736 = 24 € no saldo. Juntos, 36 + 24 = 60 €. O lucro bruto da venda destes 300 conjuntos estava inflacionado em 36 €, e só se descobriu na reconciliação com o fornecedor.

Como fazer o recálculo do custo no Bimp?

O método depende da causa. Se foi lançada uma nova fatura de custos adicionais, basta criar o documento “Additional costs” com base na entrada e registá-lo. Daí há dois caminhos.

1. Esperar pela noite. O novo registo completo dos documentos faz-se automaticamente depois das 00:00. O custo nas vendas criadas antes atualiza-se na noite seguinte.
2. Atualizar à mão. Abra “Sales → Sales”, encontre o documento com que o artigo foi vendido e registe-o outra vez. O custo e a margem recalculam-se logo.

O recálculo em massa de um grande volume de dados convém deixá-lo para a noite, para não sobrecarregar o sistema durante o dia. O resultado verifica-se no relatório “Gross profit”.

Se a causa for um erro no documento de entrada (preço, moeda, taxa ou data), a ordem é outra:

1. Crie um novo documento de entrada correto, com a mesma data ou anterior.
2. Arquive ou anule o documento errado.
3. Faça um novo registo desde a data da correção até hoje.

Na contabilidade por lotes é preciso atenção redobrada. Substituir simplesmente a entrada não altera o lote nas vendas já registadas, e nos documentos de saída pode ser preciso voltar a ligar o artigo à mão. Caso contrário, podem surgir saldos negativos no armazém.

Como não estragar os relatórios durante o recálculo?

O recálculo altera os números do período passado, e quem já usou o relatório de outubro verá valores diferentes. Por isso, antes do recálculo convém fazer três coisas.

• Guardar o relatório. Gere o “Gross profit” do período antes do recálculo e guarde-o. Depois da noite, compare com o novo, e a diferença explica o que mudou.
• Avisar o proprietário e o contabilista. O lucro de outubro diminuiu 450 €, e esta alteração deve ter um documento de suporte: a fatura de transporte.
• Lançar os custos a tempo. Quanto menos tempo entre a venda e a fatura, menor o desvio nos relatórios. As contas das transportadoras convém registá-las no dia em que chegam.

Depois do recálculo, confira o resultado com a conta. No exemplo do transporte, o lucro bruto de outubro tem de cair exatamente 450 €, e o valor do saldo de subir 300 €. Se os números forem outros, verifique se todos os documentos estão registados e se o critério de repartição está correto.

Convém verificar antecipadamente também os dados de entrada do relatório. Antes do registo definitivo da entrada, confirme a moeda e a taxa, e para uma conferência prévia use o estado “Draft”.

Quem faz o quê quando chega um documento tardio?

Para que o recálculo não dependa do humor de ninguém, distribua os papéis de antemão.

Numa empresa pequena os papéis podem juntar-se, mas os passos mantêm-se. A resposta à pergunta «porque mudou a margem de outubro» fica então no próprio documento de custos adicionais.

O que o Bimp faz e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e recalcula o custo nas vendas depois de se registarem de novo os documentos: automaticamente depois da meia-noite ou registando outra vez a venda à mão. Os custos adicionais (transporte, direitos aduaneiros, logística) repartem-se pelo lote, e mesmo quando a mercadoria já foi vendida, o novo registo noturno atualiza o resultado financeiro da venda. Como funcionam esses custos na entrada descreve o artigo “Additional costs on a goods receipt” (custos adicionais numa entrada de mercadoria), e a ordem completa do recálculo o artigo “Cost price recalculation” (recálculo do custo). Sobre como os direitos e o transporte entram no valor da mercadoria, leia o artigo sobre direitos aduaneiros, despachante e transporte.

Os limites são estes. Alterar um número num documento de entrada já registado não chega, é preciso um novo registo do período. A comparação dos números antes e depois do recálculo tem de ser feita por si, por isso o relatório guarda-se de antemão. A decisão de apresentar ou não dados corrigidos do mês passado ao proprietário ou à contabilidade é da empresa.

Sobre como compor o custo de um produto, dos materiais ao produto acabado, fala a página de contabilidade de custos de produção.

Perguntas frequentes