Накладная пришла задним числом: как сделать пересчёт себестоимости и не сломать отчёты

Пересчёт себестоимости - это повторное проведение документов, после которого система заново считает стоимость списаний с учётом новых данных. Если накладная на доставку пришла после продажи, стоимость партии увеличивается, себестоимость проданного тоже растёт, а валовая прибыль прошлого периода уменьшается. В Bimp это делается перепроведением: автоматически после полуночи или вручную повторным проведением реализации.

Ситуация типичная. В октябре закрыли отчёт: валовая прибыль 40%, владелец доволен. В ноябре логистическая компания присылает акт за доставку той же партии, датированный октябрём. Сумма в акте небольшая, а октябрьские цифры уже не совпадают с реальностью.

Почему поздняя накладная меняет себестоимость уже проданного товара?

Доставка, пошлина и другие расходы на закупку увеличивают стоимость партии, к которой они относятся. Когда часть партии уже продана, эти расходы делят на все единицы партии, и проданным тоже достаётся своя доля. Поэтому себестоимость проданного растёт задним числом.

Распределение происходит по способу, который выбирает пользователь в документе: по сумме, количеству, весу или объёму. Поэтому в примере ниже сумма накладной делится на всю партию, и даже проданный товар получает свои гривны.

Если накладную вообще не вносить, деньги перевозчику всё равно уйдут, а себестоимость в отчётах останется заниженной. Владелец будет видеть маржу выше настоящей, а прайс-лист продолжит держаться на ценах, которые уже не покрывают доставку. Поэтому позднему документу лучше дать ход и принять изменение отчёта, чем оставить удобные цифры.

Как меняются цифры до и после пересчёта?

Производитель мебели дополнительно продаёт дилерам комплекты фурнитуры. Компания условная.

Распределяем доставку по количеству: 15 000 / 1 000 = 15 грн на комплект. Новая стоимость комплекта 120 + 15 = 135 грн.

Проверка: 48 000 / 120 000 = 40,0% и 39 000 / 120 000 = 32,5%. Разница в прибыли 48 000 - 39 000 = 9 000 грн, и она равна 600 × 15 = 9 000 грн. Остальная часть накладной, 400 × 15 = 6 000 грн, легла на остаток. Вместе 9 000 + 6 000 = 15 000 грн, то есть вся сумма накладной распределилась между проданным и тем, что лежит на складе. Склад после пересчёта стоит 54 000 грн, а проданный товар и склад вместе, 81 000 + 54 000 = 135 000 грн, равны 120 000 + 15 000.

Потеря 7,5 процентного пункта маржи возникла от накладной на 12,5% стоимости партии. Если бы её не провели, октябрьский отчёт показывал бы прибыль, которой цех не заработал.

Какие ещё поздние документы меняют себестоимость?

Накладная на доставку - самый частый случай, но не единственный. Себестоимость задним числом меняют такие события:

• Акт таможенного брокера или платёжка за пошлину. Они увеличивают стоимость импортной партии так же, как доставка.
• Ошибка во входном поступлении. Неверные цена, валюта, курс или дата переходят на все последующие продажи, списания, перемещения и производство.
• Изменение настройки НДС в себестоимости. Переключатель «Собівартість товарів включає ПДВ» требует перепроведения документов.

Вторая причина опасна тем, что её долго не замечают. Разберём её на цифрах.

Как ошибка курса в поступлении меняет себестоимость проданного?

Цех закупил 500 узлов по 4 USD, всего 2 000 USD. В поступлении указали курс 40,00 грн, а правильный курс 41,50 грн. До конца месяца продали 300 узлов. Компания условная.

Разница в стоимости партии 83 000 - 80 000 = 3 000 грн разделилась так: 49 800 - 48 000 = 1 800 грн в себестоимости проданного и 33 200 - 32 000 = 1 200 грн в остатке. Вместе 1 800 + 1 200 = 3 000 грн. Валовая прибыль от продажи этих 300 узлов была завышена на 1 800 грн, а обнаружили это лишь при сверке с поставщиком.

Как сделать пересчёт себестоимости в Bimp?

Способ зависит от причины. Если внесена новая накладная на дополнительные расходы, достаточно создать документ «Додаткові витрати» на основании поступления и провести его. Дальше есть два пути.

1. Дождаться ночи. Полное перепроведение документов выполняется автоматически после 00:00. Себестоимость в ранее созданных продажах обновится следующей ночью.
2. Обновить вручную. Откройте «Продажі → Реалізації», найдите документ, по которому продан товар, и проведите его ещё раз. Себестоимость и маржа пересчитаются сразу.

Массовый пересчёт большого массива данных лучше оставить на ночное время, чтобы не нагружать систему днём. Результат проверяют в отчёте «Валовий прибуток».

Если причина в ошибке в приходном документе (цена, валюта, курс или дата), порядок другой:

1. Создайте новый корректный документ поступления с той же или более ранней датой.
2. Ошибочный документ заархивируйте или отмените.
3. Выполните перепроведение от даты исправления до сегодняшнего дня.

Для учёта по партиям нужно дополнительное внимание. Простая замена прихода не меняет партию в уже проведённых продажах, и в расходных документах может понадобиться вручную перепривязать товар. Иначе на складе могут возникнуть отрицательные остатки.

Как не сломать отчёты при пересчёте?

Пересчёт меняет цифры прошлого периода, и те, кто уже пользовался октябрьским отчётом, увидят другие числа. Поэтому до пересчёта стоит сделать три вещи.

• Сохранить отчёт. Сформируйте «Валовий прибуток» за период до пересчёта и сохраните его. После ночи сравните с новым, и разница объяснит, что изменилось.
• Сообщить владельцу и бухгалтеру. Октябрьская прибыль уменьшилась на 9 000 грн, и это изменение должно иметь документ-основание: накладную на доставку.
• Вносить расходы вовремя. Чем меньше времени между продажей и накладной, тем меньше сдвиг в отчётах. Акты перевозчиков лучше проводить в день получения.

После пересчёта сверьте результат с расчётом. В примере с доставкой валовая прибыль октября должна упасть ровно на 9 000 грн, а стоимость остатка вырасти на 6 000 грн. Если числа другие, проверьте, все ли документы проведены и правильно ли указан способ распределения.

Входные данные для отчёта тоже стоит проверить заранее. Перед окончательным проведением поступления проверяйте валюту и курс, а для предварительной сверки используйте статус «Чернетка».

Кто что делает, когда приходит поздний документ?

Чтобы пересчёт не зависел от настроения, распределите роли заранее.

Роли можно объединить в малой компании, но шаги остаются теми же. Тогда ответ на вопрос «почему маржа октября изменилась» лежит в самом документе дополнительных расходов.

Что делает Bimp, а что нет

Bimp - украинская облачная ERP для производителей, и она пересчитывает себестоимость в продажах после перепроведения документов: автоматически после полуночи или после повторного проведения реализации вручную. Дополнительные расходы (доставка, пошлина, логистика) распределяются на партию, и даже когда товар уже продан, ночное перепроведение обновляет финансовый результат продажи. Как работают такие расходы на поступлении, описано в статье «Дополнительные расходы на поступление», а полный порядок пересчёта - в статье «Пересчёт себестоимости». О том, как пошлина и доставка попадают в стоимость товара, читайте в материале о пошлине, брокере и доставке.

Границы такие. Изменить цифру в проведённом поступлении недостаточно, нужно перепроведение периода. Сравнивать цифры до и после пересчёта нужно самостоятельно, поэтому отчёт сохраняют заранее. Решение, подавать ли уточнённые данные владельцу или в бухгалтерию за прошлый месяц, принимает компания.

О том, как собрать себестоимость изделия от материалов до готовой продукции, рассказывает страница учёта себестоимости производства.

Частые вопросы