ERP gratuit pour la production : ce qui est gratuit et ce que coûtent deux ans

Un ERP gratuit pour la production, c’est le plus souvent une licence gratuite, une offre limitée ou 14 à 30 jours d’essai, mais la mise en place, le paramétrage, le support et le temps de l’équipe se paient toujours. Dans l’exemple d’un atelier de 15 personnes, deux ans coûtent 12 200 USD avec un système open source, 7 450 USD avec un service freemium et à partir de 6 680 USD avec un ERP cloud payant à prix fixe.

Le dirigeant qui tape « ERP gratuit » dans un moteur de recherche veut savoir s’il peut éviter la facture. La réponse dépend de ce qui est gratuit et de ce qu’il faut payer à côté. Voici les trois formes de gratuité, un calcul sur deux ans et une description honnête de ce que propose Bimp. Les prix de Bimp viennent de la page des tarifs, tous les autres chiffres de l’exemple sont fictifs. Tous les montants sont en dollars américains, car Bimp affiche ses tarifs en dollars.

Que recouvre l’expression ERP gratuit ?

Trois choses différentes se cachent derrière cette requête. Chacune a sa limite, au-delà de laquelle les coûts commencent.

1. Licence open source. Le code est ouvert, le logiciel s’installe sans frais de licence.
2. Freemium. Le service est gratuit tant que vous restez sous la limite : nombre d’utilisateurs, de documents ou de modules.
3. Période d’essai. La version complète pendant 14 à 30 jours, puis le paiement.

Il existe aussi une quatrième formule : le logiciel est offert, et l’éditeur gagne sa vie sur la mise en place. Une telle offre coûte autant, la somme figure simplement sur une autre ligne de facture.

Qu’y a-t-il de gratuit dans un ERP open source ?

Seule la licence est gratuite. Il faut installer le système sur un serveur que vous payez, et quelqu’un doit le paramétrer pour votre comptabilité : devise, TVA, unités de mesure, nomenclatures des produits, calcul du coût de revient. Les mises à jour, les sauvegardes et la correction des erreurs reviennent à votre entreprise ou à un prestataire.

L’adaptation à votre pays se compte à part. Formats fiscaux, plan comptable et échanges avec l’expert-comptable demandent des modules qui peuvent manquer ou être obsolètes dans les paquets open source internationaux. On les cherche parmi les extensions tierces ou on les commande à un développeur, et ces heures arrivent aussi sur la facture.

Cette option convient à un atelier qui a un développeur salarié ou une équipe fiable ayant déjà travaillé avec le système choisi. Sans cette personne, la première année passe en paramétrage, et la première panne du vendredi soir se règle seul.

Où s’arrête la gratuité du freemium ?

Le niveau gratuit limite en général le nombre d’utilisateurs, le volume d’opérations ou l’accès aux modules. Les modules de production, les nomenclatures et le coût de revient font souvent partie des formules payantes. Un atelier qui a besoin précisément de la production sort donc du gratuit dès le départ.

Avant de vous connecter, posez quatre questions au fournisseur. Quelles fonctions sont payantes ? Combien coûte la première formule payante pour votre effectif ? Que deviennent les données si vous changez de service ? Le support est-il inclus dans le niveau gratuit ? Les réponses disent si le gratuit le restera dans six mois.

Le changement de système a aussi un coût caché. Une fois les articles, les nomenclatures et les stocks saisis dans un service, passer à un autre système oblige à refaire ce travail. Vérifiez donc les limites du niveau gratuit à partir du nombre d’utilisateurs que vous aurez dans un an. Pour un atelier de 15 personnes, cela fait en général cinq à huit personnes dans le système.

Que peut-on vérifier pendant une période d’essai ?

Une période d’essai montre l’interface et la logique de base. En 14 à 30 jours, un atelier de production parvient rarement à charger les articles, saisir les nomenclatures, entrer les stocks et clôturer un mois. Le coût de revient et le résultat n’apparaissent donc que pendant la période payante.

Pour tirer plus de l’essai, préparez les données avant le début : un fichier d’articles, les stocks de l’entrepôt, les nomenclatures de deux ou trois produits principaux. En deux semaines, on peut alors saisir une commande client et un ordre de fabrication, puis consulter les rapports avec vos propres chiffres. Ce qu’il faut préparer et dans quel ordre est décrit dans l’article « What you can import into Bimp from Excel » (ce qu’on peut importer depuis Excel) et dans la Launch checklist (liste de contrôle du lancement).

Combien coûte un ERP gratuit pour un atelier sur deux ans ?

Prenons un atelier fictif : 15 salariés, dont 5 travaillent dans le système (dirigeant, commercial, magasinier, technologue, comptable). L’horizon est de deux ans, soit 24 mois. Tous les montants sont en dollars, car les tarifs de Bimp sont indiqués en dollars sur la page.

Hypothèses faciles à remplacer par les vôtres :

• l’heure d’un spécialiste externe (mise en place, support) coûte 25 USD ;
• l’heure d’un salarié d’atelier coûte 8 USD ;
• le serveur du système open source coûte 50 USD par mois ;
• dans le service freemium, les 6 premiers mois sont gratuits, et à partir du septième mois il faut une formule payante à 25 USD par utilisateur et par mois ;
• le système cloud payant est la formule Start de Bimp : 1 490 USD par an avec 5 utilisateurs, support inclus, et le démarrage rapide pour la production coûte à partir de 2 500 USD, en une fois.

Voici le calcul de chaque colonne. Open source : serveur 50 × 24 = 1 200 ; mise en place 200 heures × 25 = 5 000 ; support 6 heures par mois × 25 × 24 = 3 600 ; temps de l’équipe 300 heures × 8 = 2 400 ; total 0 + 1 200 + 5 000 + 3 600 + 2 400 = 12 200.

Freemium : mois payants 24 - 6 = 18, donc abonnement 18 × 5 utilisateurs × 25 = 2 250 ; mise en place 80 heures × 25 = 2 000 ; support 2 heures par mois × 25 × 24 = 1 200 ; temps de l’équipe 250 heures × 8 = 2 000 ; total 2 250 + 2 000 + 1 200 + 2 000 = 7 450.

Cloud payant : formule 1 490 × 2 ans = 2 980 ; démarrage rapide 2 500 ; support inclus dans la formule, soit 0 ; temps de l’équipe 150 heures × 8 = 1 200 (moins, car un analyste prépare avec l’équipe les nomenclatures et les calculs de coût) ; total 2 980 + 2 500 + 0 + 1 200 = 6 680. L’écart avec l’open source est de 12 200 - 6 680 = 5 520 USD, avec le freemium de 7 450 - 6 680 = 770 USD.

Le tableau n’inclut pas les coûts difficiles à estimer d’avance : arrêt de l’atelier pendant le lancement, erreurs dans les premiers rapports, passage à un autre système au bout de deux ans. Ils pèsent de la même façon sur les trois colonnes, mais leur ampleur dépend de la qualité de la mise en place. Exigez donc de chaque fournisseur une liste précise de prestations avec le nombre d’heures. La mention « mise en place incluse » sans liste ne garantit rien.

Le résultat est sensible à deux variables. Si l’atelier a un développeur payé 1 500 USD par mois et qu’un quart de son temps va à l’ERP, il faut ajouter 1 500 × 24 × 0,25 = 9 000 USD, et l’open source monte à 21 200. Si 8 personnes travaillent dans le système au lieu de 5, il faut acheter 3 utilisateurs de plus chez Bimp : 3 × 260 × 2 = 1 560 USD, et le total devient 6 680 + 1 560 = 8 240 USD.

Ce que fait Bimp et ce qu’il ne fait pas

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants. Bimp n’a pas d’offre gratuite ni de période d’essai. Il propose à la place une démonstration : un spécialiste montre sur vos articles comment fonctionnent les nomenclatures, les ordres de fabrication, le stock et le coût de revient, et vous voyez le système avant de payer.

Voici les prix de la page des tarifs, tous taxe incluse selon cette page :

Un utilisateur supplémentaire coûte 260 USD par an. Le paiement est annuel : il n’y a pas de mensualité, et c’est une limite de Bimp qu’il vaut mieux connaître avant l’entretien avec le commercial. Le démarrage rapide est obligatoire pour lancer le système : la version Standard coûte 1 500 USD et dure 1 semaine, la version Production pour les fabricants coûte à partir de 2 500 USD et dure 2 semaines. Elle comprend le paramétrage des nomenclatures et des calculs de coût de revient, 15 heures de formation et la configuration des intégrations. Si un intégrateur paramètre le système, le démarrage rapide n’est pas nécessaire.

Ce que l’atelier obtient concrètement est décrit dans l’article sur l’ordre de lancement de Bimp et sur la page des tarifs et du démarrage rapide. Pour passer à la discussion chiffrée, il suffit de planifier une démonstration.

Comment comparer les offres sans se tromper ?

Comparez le total sur deux ans à postes identiques, le prix de la licence n’étant qu’une ligne. Utilisez le tableau ci-dessus et remplacez les valeurs par les vôtres.

1. Notez combien de personnes travailleront dans le système dans un an.
2. Demandez qui paramètre les nomenclatures et le coût de revient et combien d’heures cela prend.
3. Précisez ce que couvre le support et à quelles heures il est joignable.
4. Comptez les heures de votre équipe. Un magasinier et un technologue qui saisissent des données pendant deux semaines ne font pas leur travail habituel.
5. Découvrez comment récupérer les données si le système ne convient pas.

La durée du lancement d’un ERP dans un petit atelier et le nombre d’heures que l’équipe doit y consacrer sont détaillés dans l’article ERP pour un petit atelier : le minimum nécessaire et un lancement sans arrêt.

Questions fréquentes