Kostenloses ERP für die Fertigung: Was gratis ist und was zwei Jahre kosten

Ein kostenloses ERP für die Fertigung bedeutet meist eine kostenlose Lizenz, einen begrenzten Tarif oder 14 bis 30 Tage Test, doch Einführung, Einrichtung, Support und die Zeit des Teams werden immer bezahlt. Im Beispiel einer Werkstatt mit 15 Mitarbeitern kosten zwei Jahre mit einem Open-Source-System 12.200 USD, mit einem Freemium-Dienst 7.450 USD und mit einem kostenpflichtigen Cloud-ERP zum Festpreis ab 6.680 USD.

Wer „kostenloses ERP“ in die Suche eintippt, will wissen, ob es ohne Rechnung geht. Das hängt davon ab, was genau gratis ist und was daneben bezahlt werden muss. Unten stehen die drei Arten von „gratis“, eine Rechnung über zwei Jahre und eine ehrliche Beschreibung dessen, was Bimp anbietet. Die Preise von Bimp stammen von der Preisseite, alle übrigen Zahlen im Beispiel sind erfunden. Alle Beträge stehen in US-Dollar, weil Bimp seine Tarife in Dollar ausweist.

Was heißt kostenloses ERP?

Hinter dieser Suchanfrage stecken drei verschiedene Dinge. Jedes hat eine eigene Grenze, ab der die Kosten beginnen.

1. Open-Source-Lizenz. Der Code ist offen, das Programm lässt sich ohne Lizenzgebühr installieren.
2. Freemium. Der Dienst ist gratis, solange Sie unter dem Limit bleiben: Zahl der Nutzer, Belege oder Module.
3. Testphase. Die volle Version für 14 bis 30 Tage, danach wird bezahlt.

Eine vierte Variante gibt es auch: Das Programm wird verschenkt, verdient wird an der Einführung. Ein solches Angebot kostet genauso viel, nur steht der Betrag auf einer anderen Rechnungszeile.

Was ist an einem Open-Source-ERP kostenlos?

Gratis ist nur die Lizenz. Das System muss auf einem Server laufen, den Sie bezahlen, und jemand muss es an Ihre Buchführung anpassen: Währung, Umsatzsteuer, Maßeinheiten, Stücklisten der Erzeugnisse, Herstellkostenrechnung. Versionsupdates, Sicherungen und Fehlerbehebung liegen bei Ihrer Firma oder einem Dienstleister.

Gesondert zu rechnen ist die Anpassung an Ihr Land. Steuerformate, Kontenrahmen und der Austausch mit dem Steuerberater brauchen Module, die in internationalen Open-Source-Paketen fehlen oder veraltet sein können. Man sucht sie unter Zusatzpaketen von Dritten oder bestellt sie bei einem Entwickler, und diese Stunden landen ebenfalls auf der Rechnung.

Diese Variante passt zu einer Werkstatt mit eigenem Programmierer oder einem verlässlichen Team, das mit dem gewählten System schon gearbeitet hat. Ohne eine solche Person geht das erste Jahr für die Einrichtung drauf, und den ersten Ausfall am Freitagabend beheben Sie selbst.

Wo endet das Gratis-Angebot beim Freemium?

Die kostenlose Stufe begrenzt meist die Zahl der Nutzer, das Volumen der Vorgänge oder den Zugang zu Modulen. Fertigungsmodule, Stücklisten und Herstellkosten gehören oft zu den kostenpflichtigen Plänen. Eine Werkstatt, die genau die Fertigung braucht, verlässt das Gratis-Angebot deshalb schon am Start.

Stellen Sie dem Anbieter vor dem Anschluss vier Fragen. Welche Funktionen kosten extra? Was kostet der erste bezahlte Plan für Ihre Mitarbeiterzahl? Was passiert mit den Daten, wenn Sie zu einem anderen Dienst wechseln? Gehört Support zur kostenlosen Stufe? Die Antworten entscheiden, ob „gratis“ auch in einem halben Jahr noch gratis ist.

Auch der Wechsel hat einen versteckten Preis. Haben Sie Artikelstamm, Stücklisten und Bestände in einen Dienst eingegeben, bedeutet der Umzug in ein anderes System, die Arbeit zu wiederholen. Prüfen Sie die Limits der kostenlosen Stufe darum an der Nutzerzahl, die Sie in einem Jahr haben. Für eine Werkstatt mit 15 Leuten sind das meist fünf bis acht Personen im System.

Was lässt sich in einer Testphase prüfen?

Eine Testphase zeigt Oberfläche und Grundlogik. Einer Fertigung gelingt es in 14 bis 30 Tagen selten, den Artikelstamm zu laden, Stücklisten einzugeben, Bestände zu erfassen und einen Monat abzuschließen. Herstellkosten und Gewinn sehen Sie deshalb erst in der bezahlten Phase.

Damit die Testphase mehr bringt, bereiten Sie die Daten vor dem Start vor: eine Datei mit dem Artikelstamm, Lagerbestände und die Stücklisten von zwei bis drei Haupterzeugnissen. Dann lassen sich in zwei Wochen ein Kundenauftrag und ein Fertigungsauftrag erfassen und die Berichte mit Ihren eigenen Zahlen ansehen. Was man in welcher Reihenfolge vorbereitet, steht im Artikel „What you can import into Bimp from Excel“ (Importmöglichkeiten aus Excel) und in der Launch checklist (Checkliste für den Start).

Was kostet ein kostenloses ERP für die Werkstatt in zwei Jahren?

Als Beispiel dient eine fiktive Werkstatt: 15 Mitarbeiter, 5 davon arbeiten im System (Inhaber, Vertriebsmitarbeiter, Lagerist, Technologe, Buchhalter). Der Zeitraum beträgt zwei Jahre, also 24 Monate. Alle Beträge sind Dollar, weil die Tarife von Bimp auf der Seite in Dollar stehen.

Annahmen, die sich leicht durch eigene Werte ersetzen lassen:

• Eine Stunde eines externen Spezialisten (Einführung, Support) kostet 25 USD.
• Eine Stunde eines Werkstattmitarbeiters kostet 8 USD.
• Der Server für das Open-Source-System kostet 50 USD im Monat.
• Im Freemium-Dienst sind die ersten 6 Monate gratis, ab dem siebten Monat ist ein bezahlter Plan zu 25 USD pro Nutzer und Monat nötig.
• Das kostenpflichtige Cloud-System ist der Tarif Start von Bimp: 1.490 USD pro Jahr mit 5 Nutzern, Support im Tarif, und der Schnellstart für die Fertigung kostet ab 2.500 USD einmalig.

So entsteht jede Spalte. Open Source: Server 50 × 24 = 1.200; Einführung 200 Stunden × 25 = 5.000; Support 6 Stunden im Monat × 25 × 24 = 3.600; Zeit des Teams 300 Stunden × 8 = 2.400; Summe 0 + 1.200 + 5.000 + 3.600 + 2.400 = 12.200.

Freemium: bezahlte Monate 24 - 6 = 18, also Abo 18 × 5 Nutzer × 25 = 2.250; Einführung 80 Stunden × 25 = 2.000; Support 2 Stunden im Monat × 25 × 24 = 1.200; Zeit des Teams 250 Stunden × 8 = 2.000; Summe 2.250 + 2.000 + 1.200 + 2.000 = 7.450.

Cloud mit Bezahltarif: Tarif 1.490 × 2 Jahre = 2.980; Schnellstart 2.500; Support im Tarif, also 0; Zeit des Teams 150 Stunden × 8 = 1.200 (weniger, weil ein Analyst Stücklisten und Kalkulationen gemeinsam mit dem Team vorbereitet); Summe 2.980 + 2.500 + 0 + 1.200 = 6.680. Der Unterschied zu Open Source beträgt 12.200 - 6.680 = 5.520 USD, zu Freemium 7.450 - 6.680 = 770 USD.

Nicht in der Tabelle stehen Kosten, die sich schwer vorab schätzen lassen: Stillstand der Werkstatt beim Start, Fehler in den ersten Berichten, der Wechsel auf ein anderes System nach zwei Jahren. Sie wirken auf alle drei Spalten gleich, die Streuung hängt aber von der Qualität der Einführung ab. Verlangen Sie daher von jedem Anbieter eine konkrete Leistungsliste mit Stundenzahl. Die Formulierung „Einführung inklusive“ ohne Liste garantiert nichts.

Das Ergebnis reagiert auf zwei Variablen. Hat die Werkstatt einen Programmierer mit 1.500 USD Monatsgehalt und ein Viertel seiner Zeit geht in das ERP, kommen 1.500 × 24 × 0,25 = 9.000 USD dazu, und Open Source steigt auf 21.200. Arbeiten 8 statt 5 Personen im System, müssen bei Bimp 3 Nutzer dazugekauft werden: 3 × 260 × 2 = 1.560 USD, und die Summe wird 6.680 + 1.560 = 8.240 USD.

Was Bimp leistet und was nicht

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller. Einen kostenlosen Tarif hat Bimp nicht, eine Testphase ebenfalls nicht. Stattdessen gibt es eine Demo: Ein Fachmann zeigt an Ihrem Artikelstamm, wie Stücklisten, Fertigungsaufträge, Lager und Herstellkosten arbeiten, und Sie sehen das System vor der Zahlung.

Die Preise auf der Seite der Tarife lauten so, alle inklusive der dort genannten Steuer:

Ein zusätzlicher Nutzer kostet 260 USD pro Jahr. Bezahlt wird einmal im Jahr: Eine monatliche Zahlung gibt es nicht, und das ist eine Grenze von Bimp, die man vor dem Gespräch mit dem Vertrieb kennen sollte. Der Schnellstart ist für den Einstieg vorgeschrieben: Die Version Standard kostet 1.500 USD und dauert 1 Woche, die Version Production für Fertigungsbetriebe kostet ab 2.500 USD und dauert 2 Wochen. Sie umfasst die Einrichtung von Stücklisten und Herstellkostenkalkulationen, 15 Stunden Schulung und die Einrichtung von Schnittstellen. Richtet ein Integrator das System ein, entfällt der Schnellstart.

Was eine Werkstatt dafür konkret bekommt, steht im Artikel zum Ablauf des Starts mit Bimp und auf der Seite mit den Tarifen und dem Schnellstart. Für ein Gespräch über Zahlen genügt es, eine Demo zu vereinbaren.

Wie vergleicht man Angebote, ohne sich zu verrechnen?

Vergleichen Sie die Summe über zwei Jahre nach gleichen Positionen, wobei der Lizenzpreis nur eine Zeile ist. Nutzen Sie die Tabelle oben und setzen Sie Ihre Werte ein.

1. Schreiben Sie auf, wie viele Personen in einem Jahr im System arbeiten.
2. Fragen Sie, wer Stücklisten und Herstellkosten einrichtet und wie viele Stunden das dauert.
3. Klären Sie, was der Support umfasst und zu welchen Zeiten er erreichbar ist.
4. Rechnen Sie die Stunden Ihres Teams ein. Lagerist und Technologe, die zwei Wochen Daten eingeben, erledigen in dieser Zeit ihre gewohnte Arbeit nicht.
5. Finden Sie heraus, wie sich die Daten mitnehmen lassen, falls das System nicht passt.

Wie lange der Start eines ERP in einer kleinen Werkstatt dauert und wie viele Stunden das Team dafür einplant, zeigt der Artikel ERP für kleine Fertigungsbetriebe: Mindestumfang und Start ohne Stillstand.

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