Darmowy ERP dla produkcji: co bywa bezpłatne i ile kosztuje przez dwa lata

Bezpłatna bywa licencja, ograniczony plan albo pierwsze 14-30 dni korzystania, ale wdrożenie, konfiguracja, wsparcie i czas zespołu kosztują zawsze. W przykładzie zakładu na 15 osób dwa lata z systemem open-source kosztują 12 200 dolarów, z usługą freemium 7 450 dolarów, a z płatnym chmurowym ERP o stałej cenie od 6 680 dolarów.

Właściciel, który wpisuje w wyszukiwarkę „darmowy ERP”, chce wiedzieć, czy da się obejść bez opłat. Odpowiedź zależy od tego, co dokładnie jest bezpłatne i za co trzeba zapłacić obok. Poniżej trzy rodzaje „darmowego”, wyliczenie na dwa lata i uczciwy opis tego, co oferuje Bimp. Ceny Bimp pochodzą ze strony z cennikiem, pozostałe liczby w przykładzie są umowne.

Co nazywa się darmowym ERP?

Pod tym zapytaniem kryją się trzy różne rzeczy. Każda ma własną granicę, za którą zaczynają się koszty.

1. Licencja open-source. Kod jest otwarty, program można zainstalować bez opłaty licencyjnej.
2. Freemium. Usługa jest bezpłatna, dopóki mieści się w limicie: liczbie użytkowników, dokumentów lub modułów.
3. Okres próbny. Pełna wersja na 14-30 dni, potem płatność.

Jest też czwarty wariant: program dają za darmo, a dostawca zarabia na usługach wdrożeniowych. Taka oferta kosztuje tyle samo, tylko faktura jest wystawiona na inną pozycję.

Co jest naprawdę bezpłatne w ERP open-source?

Bezpłatna jest tylko licencja. System trzeba zainstalować na serwerze, za który płacicie Państwo, a ktoś musi go skonfigurować pod Państwa ewidencję: waluta, VAT, jednostki miary, specyfikacje wyrobów, kalkulacja kosztów wytworzenia. Aktualizacje wersji, kopie zapasowe i poprawki błędów też spadają na firmę albo na wykonawcę.

Lokalizację trzeba policzyć osobno. Lokalne dokumenty podatkowe, księgowanie w walucie krajowej i wymiana danych z programem biura rachunkowego wymagają modułów, których w międzynarodowych pakietach open-source może brakować albo są nieaktualne. Szuka się ich wśród dodatków firm trzecich albo zamawia u programisty, a te godziny też trafiają na rachunek.

Ten wariant pasuje zakładowi, w którym jest etatowy programista albo solidny zespół, który już pracował z wybranym systemem. Bez takiej osoby pierwszy rok idzie na konfigurację, a pierwszą awarię w piątek wieczorem rozwiązujecie sami.

Gdzie kończy się darmowe w freemium?

Darmowy poziom zwykle ogranicza liczbę użytkowników, liczbę operacji albo dostęp do modułów. Moduły produkcyjne, specyfikacje i kalkulacja kosztów często wchodzą do planów płatnych. Zakład, który potrzebuje właśnie produkcji, wychodzi więc poza darmowy limit już na starcie.

Przed podłączeniem zadajcie dostawcy cztery pytania. Które funkcje są płatne? Ile kosztuje pierwszy płatny plan dla Państwa liczby osób? Co stanie się z danymi, jeśli przejdziecie do innej usługi? Czy wsparcie wchodzi w darmowy poziom? Odpowiedzi rozstrzygają, czy darmowe zostanie darmowym za pół roku.

Jest też ukryty koszt przejścia. Gdy wprowadzicie do usługi asortyment, specyfikacje i stany, przejście do innego systemu oznacza powtórzenie tej pracy. Limity darmowego poziomu sprawdzajcie więc na liczbę użytkowników, jaka będzie za rok. Dla zakładu na 15 osób to zwykle pięć-osiem osób w systemie.

Co można sprawdzić w okresie próbnym?

Okres próbny pokazuje interfejs i podstawową logikę. Zakładowi produkcyjnemu rzadko udaje się w 14-30 dni załadować asortyment, wprowadzić specyfikacje i stany oraz zamknąć miesiąc. Koszt wytworzenia i zysk zobaczycie więc dopiero w okresie płatnym.

Żeby okres próbny dał więcej, przygotujcie dane przed jego startem: plik z asortymentem, stany magazynowe i specyfikacje dwóch-trzech głównych wyrobów. Wtedy w dwa tygodnie można wystawić zamówienie klienta i zlecenie produkcyjne oraz obejrzeć raporty na własnych liczbach. Co przygotować i w jakiej kolejności, opisuje artykuł „What you can import into Bimp from Excel” oraz checklista uruchomienia (pomoc dostępna po angielsku).

Ile kosztuje darmowy ERP dla zakładu przez dwa lata?

Weźmy umowny zakład: 15 pracowników, z których 5 pracuje w systemie (właściciel, handlowiec, magazynier, technolog, księgowa). Horyzont to dwa lata, czyli 24 miesiące. Wszystkie kwoty są w dolarach, bo plany Bimp na stronie z cennikiem podano w dolarach.

Założenia łatwo zastąpić własnymi:

• godzina zewnętrznego specjalisty (wdrożenie, wsparcie) kosztuje 25 dolarów;
• godzina pracownika zakładu kosztuje 8 dolarów;
• serwer dla systemu open-source kosztuje 50 dolarów miesięcznie;
• w usłudze freemium pierwsze 6 miesięcy jest bezpłatne, od siódmego miesiąca potrzebny jest płatny plan po 25 dolarów za użytkownika miesięcznie;
• płatny system chmurowy to plan Start w Bimp: 1 490 dolarów rocznie z 5 użytkownikami, wsparcie w cenie, a Quick Start dla produkcji od 2 500 dolarów jednorazowo.

Jak policzono każdą kolumnę. Open-source: serwer 50 × 24 = 1 200; wdrożenie 200 godzin × 25 = 5 000; wsparcie 6 godzin miesięcznie × 25 × 24 = 3 600; czas zespołu 300 godzin × 8 = 2 400; razem 0 + 1 200 + 5 000 + 3 600 + 2 400 = 12 200.

Freemium: płatnych miesięcy 24 - 6 = 18, więc subskrypcja to 18 × 5 użytkowników × 25 = 2 250; wdrożenie 80 godzin × 25 = 2 000; wsparcie 2 godziny miesięcznie × 25 × 24 = 1 200; czas zespołu 250 godzin × 8 = 2 000; razem 2 250 + 2 000 + 1 200 + 2 000 = 7 450.

Płatna chmura: plan 1 490 × 2 lata = 2 980; Quick Start 2 500; wsparcie w planie, czyli 0; czas zespołu 150 godzin × 8 = 1 200 (mniej, bo specyfikacje i kalkulacje przygotowuje razem z zespołem analityk); razem 2 980 + 2 500 + 0 + 1 200 = 6 680. Różnica względem open-source to 12 200 - 6 680 = 5 520 dolarów, a względem freemium 7 450 - 6 680 = 770 dolarów.

W tabeli brakuje kosztów, które trudno oszacować z góry: przestoju zakładu w czasie uruchomienia, błędów w pierwszych raportach, przejścia do innego systemu po dwóch latach. Wpływają one jednakowo na wszystkie trzy kolumny, ale rozrzut zależy od jakości wdrożenia. Dlatego w porównaniu warto żądać od każdego dostawcy konkretnej listy prac z liczbą godzin. Sformułowanie „wdrożenie w cenie” bez listy niczego nie gwarantuje.

Wynik jest wrażliwy na dwie zmienne. Jeśli w zakładzie jest programista z pensją 1 500 dolarów miesięcznie i ćwierć jego czasu idzie na ERP, dochodzi 1 500 × 24 × 0,25 = 9 000 dolarów, a open-source drożeje do 21 200. Jeśli w systemie będzie pracować 8 osób zamiast 5, w Bimp trzeba dokupić 3 użytkowników: 3 × 260 × 2 = 1 560 dolarów, a suma wynosi 6 680 + 1 560 = 8 240 dolarów.

Co Bimp robi, a czego nie

Bimp to ukraińska chmurowa ERP dla producentów. Bezpłatnego planu w Bimp nie ma, okresu próbnego również. Zamiast niego jest prezentacja: specjalista pokazuje, jak na Państwa asortymencie działają specyfikacje, zlecenia produkcyjne, magazyn i koszt wytworzenia, a system widzicie przed zapłatą.

Ceny na stronie z cennikiem wyglądają tak i wszystkie zawierają VAT:

Dodatkowy użytkownik kosztuje 260 dolarów rocznie. Płatność odbywa się raz w roku: płatności miesięcznej nie ma i to ograniczenie Bimp, które lepiej znać przed rozmową z handlowcem. Quick Start (szybki start) jest obowiązkowy przy uruchomieniu: wersja Standard kosztuje 1 500 dolarów i trwa 1 tydzień, wersja Production dla producentów kosztuje od 2 500 dolarów i trwa 2 tygodnie. Obejmuje konfigurację kart technologicznych i kalkulacji kosztów, 15 godzin szkolenia oraz konfigurację integracji. Jeśli system konfiguruje integrator, Quick Start nie jest potrzebny.

Co dokładnie dostaje zakład, opisuje artykuł o kolejności uruchomienia Bimp. Żeby przejść do rozmowy o liczbach, wystarczy umówić prezentację.

Jak porównać oferty, żeby się nie pomylić?

Porównujcie sumę za dwa lata według tych samych pozycji, w których cena licencji to tylko jeden wiersz. Weźcie tabelę powyżej i podstawcie własne wartości.

1. Zapiszcie, ile osób będzie pracować w systemie za rok.
2. Zapytajcie, kto konfiguruje specyfikacje i kalkulację kosztów oraz ile to zajmie godzin.
3. Ustalcie, co obejmuje wsparcie i w jakich godzinach działa.
4. Policzcie godziny własnego zespołu. Magazynier i technolog, którzy przez dwa tygodnie wprowadzają dane, nie wykonują swojej zwykłej pracy.
5. Dowiedzcie się, jak zabrać dane, jeśli system nie będzie pasował.

Często zadawane pytania