ERP gratuito para produção: o que pode ser gratuito e quanto custa em dois anos

Pode ser gratuita a licença, um plano limitado ou os primeiros 14 a 30 dias de utilização, mas a implementação, a configuração, o suporte e o tempo da equipa pagam-se sempre. Num exemplo de oficina com 15 pessoas, dois anos com um sistema open-source custam 12 200 dólares, com um serviço freemium 7 450 dólares e com um ERP pago na nuvem de preço fixo a partir de 6 680 dólares.

Quem escreve «ERP gratuito» na pesquisa quer saber se é possível passar sem pagar. A resposta depende do que é gratuito e do que se paga ao lado. Abaixo ficam as três categorias de gratuito, o cálculo a dois anos e uma descrição honesta do que o Bimp oferece. Os preços do Bimp vêm da página de preços, e os restantes números do exemplo são fictícios.

O que se chama ERP gratuito?

Sob esta pesquisa escondem-se três coisas diferentes. Cada uma tem o seu limite, a partir do qual começam os custos.

1. Licença open-source. O código é aberto e o programa instala-se sem pagar licença.
2. Freemium. O serviço é gratuito enquanto se respeitar um limite: número de utilizadores, de documentos ou de módulos.
3. Período experimental. Versão completa durante 14 a 30 dias, depois paga-se.

Há ainda uma quarta variante: o programa é oferecido e ganha-se com os serviços de implementação. Esta proposta custa o mesmo, só que a fatura aparece noutra rubrica.

O que é gratuito num ERP open-source?

Só a licença é gratuita. O sistema tem de ser instalado num servidor pago por si, e alguém tem de o configurar para a sua contabilidade: moeda, IVA, unidades de medida, listas de materiais dos produtos, cálculo do custo. As atualizações de versão, as cópias de segurança e a correção de erros também ficam a cargo da sua empresa ou de um subcontratado.

Há que contar à parte a adaptação local. Os documentos fiscais e a troca de ficheiros com a contabilidade, nas regras do seu país, exigem módulos que nos pacotes open-source internacionais podem faltar ou estar desatualizados. Procuram-se entre extensões de terceiros ou encomendam-se a um programador, e essas horas também entram na fatura.

Esta variante serve a uma oficina com programador interno ou com uma equipa de confiança que já trabalhou com o sistema escolhido. Sem essa pessoa, o primeiro ano vai na configuração, e a primeira falha numa sexta-feira à noite resolve-a você.

Onde acaba o gratuito no freemium?

O nível gratuito costuma limitar o número de utilizadores, o volume de operações ou o acesso a módulos. Os módulos de produção, as listas de materiais e o custo entram muitas vezes nos planos pagos. Por isso, uma oficina que precisa mesmo de produção passa o limite do gratuito logo no arranque.

Antes de ligar o serviço, faça quatro perguntas ao fornecedor. Que funções são pagas? Quanto custa o primeiro plano pago para o seu número de pessoas? O que acontece aos dados se mudar de serviço? O suporte está incluído no nível gratuito? As respostas dizem se o gratuito continua gratuito daqui a seis meses.

Existe também um custo oculto de mudança. Depois de lançar no serviço a nomenclatura, as listas de materiais e os saldos, passar para outro sistema obriga a repetir esse trabalho. Por isso, verifique os limites do nível gratuito pelo número de utilizadores que terá daqui a um ano. Numa oficina de 15 pessoas são normalmente cinco a oito pessoas no sistema.

O que se pode verificar durante o período experimental?

O período experimental mostra a interface e a lógica base. Em 14 a 30 dias, uma oficina com produção raramente consegue carregar a nomenclatura, lançar as listas de materiais, introduzir os saldos e fechar o mês. Por isso, o custo e o lucro só aparecem já no período pago.

Para tirar mais do período experimental, prepare os dados antes de começar: um ficheiro com a nomenclatura, os saldos do armazém e as listas de materiais de dois ou três produtos principais. Em duas semanas dá então para registar uma encomenda de cliente, uma ordem de produção e ver os relatórios com os seus números. O que preparar e por que ordem está no artigo “What you can import into Bimp from Excel” (o que se pode importar para o Bimp a partir do Excel) e na lista de verificação de arranque.

Quanto custa um ERP gratuito para uma oficina em dois anos?

Para o cálculo, tomemos uma oficina fictícia: 15 trabalhadores, 5 dos quais trabalham no sistema (proprietário, comercial, encarregado de armazém, técnico de processo, contabilista). O horizonte é de dois anos, ou seja, 24 meses. Todos os valores estão em dólares, porque os preços do Bimp na página estão em dólares.

Pressupostos fáceis de substituir pelos seus:

• a hora de um especialista externo (implementação, suporte) custa 25 dólares;
• a hora de um trabalhador da oficina custa 8 dólares;
• o servidor para o sistema open-source custa 50 dólares por mês;
• no serviço freemium, os primeiros 6 meses são gratuitos e a partir do sétimo mês é preciso um plano pago de 25 dólares por utilizador e por mês;
• o sistema pago na nuvem é o plano Start do Bimp: 1 490 dólares por ano com 5 utilizadores, com suporte incluído, e o Quick Start para produção custa a partir de 2 500 dólares, uma só vez.

Como se calculou cada coluna. Open-source: servidor 50 × 24 = 1 200; implementação 200 horas × 25 = 5 000; suporte 6 horas por mês × 25 × 24 = 3 600; tempo da equipa 300 horas × 8 = 2 400; total 0 + 1 200 + 5 000 + 3 600 + 2 400 = 12 200.

Freemium: meses pagos 24 - 6 = 18, logo a subscrição é 18 × 5 utilizadores × 25 = 2 250; implementação 80 horas × 25 = 2 000; suporte 2 horas por mês × 25 × 24 = 1 200; tempo da equipa 250 horas × 8 = 2 000; total 2 250 + 2 000 + 1 200 + 2 000 = 7 450.

Nuvem paga: plano 1 490 × 2 anos = 2 980; Quick Start 2 500; suporte incluído no plano, ou seja, 0; tempo da equipa 150 horas × 8 = 1 200 (menos, porque as listas de materiais e os cálculos de custo são preparados com a equipa por um analista); total 2 980 + 2 500 + 0 + 1 200 = 6 680. A diferença para o open-source é 12 200 - 6 680 = 5 520 dólares, e para o freemium 7 450 - 6 680 = 770 dólares.

Na tabela não entraram custos difíceis de estimar à partida: paragem da oficina durante o arranque, erros nos primeiros relatórios, mudança de sistema ao fim de dois anos. Afetam as três colunas por igual, mas a dispersão depende da qualidade da implementação. Por isso, exija a cada fornecedor uma lista concreta de trabalhos com o número de horas. A fórmula «implementação incluída», sem lista, não garante nada.

O resultado é sensível a duas variáveis. Se a oficina tiver um programador com salário de 1 500 dólares por mês e um quarto do tempo dele for para o ERP, soma-se 1 500 × 24 × 0,25 = 9 000 dólares, e o open-source sobe para 21 200. Se trabalharem 8 pessoas no sistema em vez de 5, no Bimp compram-se mais 3 utilizadores: 3 × 260 × 2 = 1 560 dólares, e o total passa a 6 680 + 1 560 = 8 240 dólares.

O que o Bimp faz e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes. Não tem plano gratuito nem período experimental. Em vez disso há uma demonstração: um especialista mostra como funcionam, com a sua nomenclatura, as listas de materiais, as ordens de produção, o armazém e o custo, e vê o sistema antes de pagar.

Os preços da página de planos são estes, todos com IVA incluído:

Cada utilizador adicional custa 260 dólares por ano. O pagamento é anual: não há mensalidade, e este é um limite do Bimp que convém conhecer antes da conversa com o comercial. O Quick Start (Início Rápido) é obrigatório para o arranque: a versão Standard custa 1 500 dólares e demora 1 semana, e a versão Production, para fabricantes, custa a partir de 2 500 dólares e demora 2 semanas. Inclui a configuração das listas de materiais e dos cálculos de custo, 15 horas de formação e a configuração de integrações. Se o sistema for configurado por um integrador, o Quick Start não é necessário.

O que a oficina recebe, em concreto, vê-se no artigo sobre a ordem de arranque do Bimp e na página inicial. Para passar à conversa sobre números basta marcar uma demonstração.

Como comparar propostas sem se enganar?

Compare o total a dois anos pelas mesmas rubricas, em que o preço da licença é apenas uma das linhas. Use a tabela acima e substitua pelos seus valores.

1. Anote quantas pessoas vão trabalhar no sistema daqui a um ano.
2. Pergunte quem configura as listas de materiais e o custo e quantas horas demora.
3. Esclareça o que o suporte inclui e em que horário funciona.
4. Conte as horas da sua equipa. O encarregado de armazém e o técnico que passam duas semanas a introduzir dados não fazem o seu trabalho habitual.
5. Descubra como retirar os dados se o sistema não servir.

Perguntas frequentes