Przerób materiałów powierzonych: jak prowadzić ewidencję u przerabiającego

Przerabiający przyjmuje na magazyn 5 000 kg cudzego granulatu, wytwarza z niego wyroby, a po zmianie na hali leży materiał, który nie należy do niego ani w zapasach, ani w kosztach. Ewidencja materiałów powierzonych do przerobu to osobny ilościowy rejestr cudzego materiału od przyjęcia do zwrotu zleceniodawcy w postaci wyrobów, odpadów i reszty.

Materiał przechodzi przez halę, a właścicielem pozostaje zleceniodawca. Cała ewidencja opiera się na tym fakcie.

Czym są materiały powierzone i kto jest ich właścicielem?

Materiałami powierzonymi nazywa się surowiec, który zleceniodawca przekazuje przerabiającemu do wytworzenia produkcji. Zleceniodawca pozostaje właścicielem materiału, a także gotowych wyrobów, odpadów i reszty. Przerabiający dostaje wynagrodzenie za wykonaną pracę, czyli za usługę przerobu.

Wynika z tego praktyczna różnica dla ewidencji. Własny surowiec się kupuje, płaci za niego dostawcy, trafia do kosztów i rozliczeń podatkowych. Materiał powierzony tylko przechodzi przez magazyn przerabiającego: odpowiedzialność materialną ma on, ale wartości materiału w jego kosztach nie ma. Dlatego w dokumentach przerabiającego materiał ma ilość, lecz nie ma ceny.

Jak prowadzić ewidencję materiałów powierzonych u przerabiającego?

Ewidencja składa się z czterech części.

Pierwsza to przyjęcie. Materiał odbiera się na podstawie dokumentu, w którym wskazano zleceniodawcę, ilość, jednostkę miary, partię albo certyfikat. Magazynier porównuje ilość ze stanem faktycznym i odnotowuje rozbieżności na miejscu, jeszcze przed rozpoczęciem produkcji.

Druga to osobne przechowywanie. Cudzego materiału nie miesza się z własnym ani fizycznie, ani w ewidencji, bo przy wspólnej ewidencji część cudzego surowca prędzej czy później trafia do własnych wyrobów. Można to rozwiązać osobnym miejscem na magazynie, osobnym magazynem albo osobnym działem ewidencji, zależnie od programu.

Trzecia to rozchód według normy. Umowa określa normę zużycia na wyrób i normę odpadów technologicznych. Zużycie faktyczne porównuje się z normą, a przekroczenie rozlicza zgodnie ze skutkami uzgodnionymi w umowie.

Czwarta to sprawozdanie dla zleceniodawcy. Za okres przerabiający sporządza rozliczenie, w którym zgadza się ilość: przyjęto, zużyto na wyroby, odpady, reszta. Różnica między przyjętym a sumą wyrobów, odpadów i reszty ma wynosić zero. W przeciwnym razie materiał zniknął bez dokumentu albo norma jest ustawiona błędnie.

Jakie dokumenty są potrzebne przy przerobie?

Zestaw zależy od umowy. Podstawowy komplet pokazano niżej.

Jak wygląda ewidencja materiałów powierzonych na przykładzie przerabiającego tworzywa?

Przykład jest umowny: przerabiający wytwarza plastikowe wyroby z granulatu zleceniodawcy. Norma na jeden wyrób to 0,45 kg netto, norma odpadów technologicznych 4% masy wyrobów. Cena usługi 1,40 PLN za wyrób. W miesiącu zleceniodawca przekazał 5 000 kg granulatu, przerabiający wytworzył 10 000 wyrobów.

Kontrola zgodności. Przyjęto 5 000 kg, w wyrobach 4 500, odpady 190, reszta 310. Suma 4 500 + 190 + 310 daje 5 000, więc w kilogramach jest zero. Odchylenie w odpadach 190 − 180 = 10 kg, czyli o 5,6% więcej od normy (10 / 180). W rozliczeniu przerabiającego te 10 kg wyodrębnia się w osobnym wierszu, a dalej umowa rozstrzyga, czy to strata technologiczna, czy niedobór po stronie przerabiającego.

Zleceniodawca ostatecznie dostaje 10 000 wyrobów, 190 kg odpadów, jeśli umowa przewiduje ich zwrot, oraz 310 kg niewykorzystanego granulatu. Przerabiający dostaje 14 000 PLN za usługę. Wartość granulatu nie pojawia się w żadnym z jego dokumentów.

Jak przyjmować materiały powierzone na magazyn?

Przyjęcie zaczyna się, zanim ładunek wjedzie na magazyn. W umowie albo w specyfikacji przekazania wskazuje się nazwę, ilość, jednostkę miary, partię i wymagania jakościowe. Magazynier waży lub przelicza ładunek, porównuje z dokumentem towarzyszącym i odnotowuje rozbieżność protokołem w obecności przedstawiciela zleceniodawcy.

Przyjęta ilość staje się liczbą wyjściową dla całego rozliczenia. Jeśli z 5 000 kg według dokumentu magazynier zważył 4 980, do rozliczenia idzie 4 980 z adnotacją o protokole rozbieżności. Inaczej 20 kg stanie się na koniec okresu niedoborem przerabiającego, choć na magazyn nigdy nie dotarło.

Jak odróżnić odpady technologiczne od niedoboru?

Norma odpadów w umowie wyznacza granicę. W przykładzie wyżej 4% masy wyrobów daje 180 kg, odpady faktyczne wyniosły 190 kg, a 10 kg ponad normę wymaga wyjaśnienia: niedokładność ważenia, brak w partii, ponowne uruchomienie linii. Odpady w granicach normy zwraca się albo spisuje zgodnie z umową. Odpady ponadnormatywne omawia się osobnym protokołem, bo odpowiada za nie przerabiający.

Normę odpadów zwykle odnosi się do masy wyrobów. Liczenie jej od masy przyjętego materiału jest niewygodne, bo reszta na magazynie zniekształca podstawę. Gdyby normę 4% liczyć od przyjętych 5 000 kg, wyszłoby 200 kg, a te same 190 kg wyglądałyby na normalne, choć według wyrobów przekroczenie istnieje. Dlatego w umowie podstawa normy musi być zapisana wprost.

Jak wygląda wzór rozliczenia zużycia materiału powierzonego?

Rozliczenie sporządza się za okres, zwykle miesiąc. Niżej wypełniony przykład na liczbach tego samego przerabiającego.

Kontrola wygląda tak. Stan początkowy plus przyjęte równa się zużyte, odpady i zwrócone. Tu 0 + 5 000 = 4 500 + 190 + 310 = 5 000.

Jak zwrócić zleceniodawcy odpady i resztę?

Zwrot dokumentuje się w sposób, który wskazuje, co dokładnie wraca: gotowa produkcja, odpady, reszta. Odpady w umowie opisuje się osobno. Zwraca się je zleceniodawcy, zostawia u przerabiającego według uzgodnionej procedury albo zleceniodawca spisuje je jako stratę.

Dla przerabiającego ważne jest, żeby na koniec okresu stan materiału powierzonego w ewidencji zgadzał się ze stanem faktycznym na magazynie. Dlatego inwentaryzację cudzego materiału przeprowadza się tak samo jak własnego, a wynik uzgadnia ze zleceniodawcą. Rozbieżność znaleziona po sprawozdaniu zamyka się dłużej.

Co z podatkami przy przerobie?

To tylko ogólny schemat. Materiał nie należy do przerabiającego, więc jego wartość leży poza zapasami, kosztami i kosztem wytworzenia przerabiającego. Jego przychodem jest opłata za usługę. Kwestie VAT, podatku dochodowego i dokumentów źródłowych zależą od warunków umowy, statusu stron i obowiązujących przepisów. W każdym konkretnym przypadku rozstrzyga je księgowy, a ten artykuł nie zastępuje konsultacji.

Co Bimp obsługuje w ewidencji materiałów powierzonych?

Bimp to ukraiński chmurowy system ERP dla producentów. Materiały powierzone działają w nim tak. Materiały zleceniodawcy ewidencjonuje się ilościowo, z zerową ceną i kosztem. Od wydania 122 w „Supplier order” i przyjęciu towarów i usług flaga „Processing” zdejmuje zakaz zerowej ceny, a dla przyjętych towarów automatycznie tworzą się partie z kosztem 0,00. „Return to supplier” na podstawie takiego przyjęcia dziedziczy flagę i spisuje materiał z zerowym kosztem.

W zamówieniu na produkcję i „Assembly” (montaż wyrobu z komponentów) dla typu „Own processing” można rezerwować i spisywać materiały z zerowych partii, a koszt gotowego wyrobu to uwzględnia. Typ „Third-party processing” ma charakter informacyjny i nie wpływa na ewidencję. Takie operacje nie zmieniają salda z kontrahentem: w raportach rozrachunków kwoty są zerowe albo puste. Od wydania 123 przy włączonym „Processing” zerowe ceny są dozwolone również w „Customer order” i „Sales of goods and services”, więc zwrot gotowych wyrobów zleceniodawcy dokumentuje się bez sztucznych cen. Ogólny obraz dokumentów produkcyjnych daje przegląd produkcji w Bimp, a na stronie Bimp o zarządzaniu zapasami w produkcji opisano stany i rezerwy.

Czego nie ma. Osobnego dokumentu „rozliczenie zużycia materiału przez przerabiającego” w Bimp nie ma: do sprawozdania dla zleceniodawcy bierze się raport „Stock movement” za okres, dokumenty produkcyjne i podgląd partii, a formę sprawozdania przygotowuje kontroler. Słownik „Warehouses” pozwala utworzyć osobny magazyn na cudzy materiał. Bimp prowadzi ewidencję ilościową, a odzwierciedlenie w ewidencji księgowej, w tym pozabilansowej, pozostaje zadaniem programu księgowego i głównej księgowej.

Ogólne zasady pracy z magazynem i rezerwami opisano w artykule o rezerwowaniu materiałów, a przekroczenia kontrolują limity zużycia: normy materiałów w specyfikacji można porównać z faktem podczas „Assembly”.

Jakie są ryzyka w ewidencji materiałów powierzonych?

Ryzyka mają mechaniczne wyjaśnienie. Wspólna ewidencja własnego i cudzego materiału prowadzi do tego, że cudzy surowiec trafia do własnych wyrobów. Brak normy odpadów w umowie zamienia każdy kilogram różnicy w spór. Rozliczenie, które nie zgadza się w kilogramach, pokazuje niedobór dopiero na koniec okresu, gdy trudno go już odtworzyć z dokumentów.

Przy osobnej ewidencji i comiesięcznym uzgadnianiu okres zamyka się zerem. W przykładzie wyżej to 5 000 = 4 500 + 190 + 310.

Często zadawane pytania