Beistellmaterial in der Lohnfertigung: Bestandsführung für den Lohnfertiger

Ein Lohnfertiger nimmt 5.000 kg fremdes Granulat ins Lager, stellt daraus Teile her, und nach der Schicht liegt im Betrieb Material, das ihm weder im Bestand noch in den Kosten gehört. Die Verwaltung von Beistellmaterial in der Lohnfertigung ist eine getrennte Mengenführung des fremden Materials von der Annahme bis zur Rückgabe an den Auftraggeber in Form von Fertigteilen, Abfall und Rest.

Das Material durchläuft die Fertigung, Eigentümer bleibt der Auftraggeber. Die gesamte Buchführung baut auf dieser Tatsache auf.

Was ist Beistellmaterial, und wem gehört es?

Beistellmaterial ist Rohstoff, den der Auftraggeber dem Lohnfertiger zur Herstellung von Produkten übergibt. Der Auftraggeber bleibt Eigentümer des Materials sowie der Fertigteile, des Abfalls und des Restes. Der Lohnfertiger erhält eine Vergütung für die geleistete Arbeit, also für die Verarbeitung. Der Vertrag sollte das Eigentum an Material und Erzeugnissen ausdrücklich regeln, üblich ist eine Verarbeitungsklausel.

Für die Buchführung hat das praktische Folgen. Eigenes Material wird gekauft, an den Lieferanten bezahlt und geht in Herstellkosten und Steuerberechnung ein. Beistellmaterial durchläuft nur das Lager des Lohnfertigers: Er trägt Verantwortung für die Verwahrung, aber der Materialwert steht nicht in seinen Kosten. Deshalb hat das Material in den Belegen des Lohnfertigers eine Menge, aber keinen Preis.

Wie führt ein Lohnfertiger Beistellmaterial?

Die Führung besteht aus vier Teilen.

Erstens die Annahme. Das Material wird mit einem Beleg übernommen, der Auftraggeber, Menge, Maßeinheit und Charge oder Zeugnis nennt. Der Lagerist gleicht die Menge mit dem Befund ab und hält Abweichungen sofort fest, noch vor Beginn der Fertigung.

Zweitens die getrennte Lagerung. Fremdes Material wird weder körperlich noch in der Buchführung mit eigenem vermischt, denn bei gemeinsamer Führung gerät früher oder später ein Teil davon in eigene Erzeugnisse. Je nach Software geht das über einen eigenen Lagerplatz, ein eigenes Lager oder einen eigenen Bereich der Buchführung.

Drittens die Abbuchung nach Norm. Der Vertrag legt die Verbrauchsnorm je Teil und die Norm für technologischen Abfall fest. Der tatsächliche Verbrauch wird mit der Norm verglichen, Mehrverbrauch richtet sich nach den vertraglich vereinbarten Folgen.

Viertens die Berichterstattung an den Auftraggeber. Für die Periode erstellt der Lohnfertiger einen Bericht, in dem die Menge aufgeht: angenommen, für Teile verbraucht, Abfall, Rest. Die Differenz zwischen Angenommenem und der Summe aus Teilen, Abfall und Rest muss null sein. Sonst ist Material ohne Beleg verschwunden oder die Norm falsch angesetzt.

Welche Dokumente braucht man für die Lohnfertigung?

Der Umfang hängt vom Vertrag ab. Der Grundsatz steht in der Tabelle.

Wie sieht die Führung von Beistellmaterial am Beispiel eines Kunststoffverarbeiters aus?

Das Beispiel ist fiktiv: Ein Lohnfertiger stellt Kunststoffteile aus Granulat des Auftraggebers her. Die Norm beträgt 0,45 kg netto je Teil, die Norm für technologischen Abfall 4 % der Teilemasse. Der Preis der Leistung liegt bei 0,35 EUR je Teil. Im Monat hat der Auftraggeber 5.000 kg Granulat übergeben, der Lohnfertiger hat 10.000 Teile hergestellt.

Die Probe: Angenommen sind 5.000 kg, in den Teilen stecken 4.500, der Abfall beträgt 190, der Rest 310. Die Summe 4.500 + 190 + 310 ergibt 5.000, die Menge geht also auf null auf. Die Abweichung beim Abfall beträgt 190 − 180 = 10 kg, das sind 5,6 % über der Norm (10 / 180). Im Verbrauchsbericht des Lohnfertigers stehen diese 10 kg in einer eigenen Zeile, und nach dem Vertrag wird entschieden, ob es sich um technologischen Verlust oder um einen Fehlbestand auf Seiten des Lohnfertigers handelt.

Der Auftraggeber erhält am Ende 10.000 Teile, 190 kg Abfall, sofern der Vertrag deren Rückgabe vorsieht, und 310 kg unverbrauchtes Granulat. Der Lohnfertiger erhält 3.500 EUR für die Leistung. Der Wert des Granulats taucht in keinem seiner Belege auf.

Wie nimmt man Beistellmaterial im Lager an?

Die Annahme beginnt, bevor die Ware ins Lager kommt. Im Vertrag oder in der Übergabespezifikation stehen Bezeichnung, Menge, Maßeinheit, Charge und Qualitätsanforderungen. Der Lagerist wiegt oder zählt nach, gleicht mit dem Begleitpapier ab und hält Abweichungen in Anwesenheit eines Vertreters des Auftraggebers in einem Protokoll fest.

Die angenommene Menge ist die Ausgangszahl für den ganzen Bericht. Hat der Lagerist von 5.000 kg laut Papier 4.980 kg gewogen, geht 4.980 mit einem Vermerk zum Abweichungsprotokoll in den Bericht. Sonst werden aus 20 kg am Periodenende Fehlbestand des Lohnfertigers, obwohl sie nie im Lager ankamen.

Wie unterscheidet man technologischen Abfall von Fehlmengen?

Die Abfallnorm im Vertrag setzt die Grenze. Im Beispiel ergeben 4 % der Teilemasse 180 kg, der tatsächliche Abfall betrug 190 kg, und die 10 kg über der Norm brauchen eine Erklärung: Wiegefehler, Ausschuss der Charge, erneuter Anlauf der Linie. Abfall innerhalb der Norm wird nach Vertrag zurückgegeben oder ausgebucht. Übernormalen Abfall prüft man in einem eigenen Protokoll, denn dafür haftet der Lohnfertiger.

Die Abfallnorm bezieht man üblicherweise auf die Masse der Teile. Auf die Masse des angenommenen Materials lässt sie sich schlecht beziehen, weil der Restbestand im Lager die Basis verzerrt. Würde man 4 % von den angenommenen 5.000 kg rechnen, kämen 200 kg heraus, und dieselben 190 kg sähen normal aus, obwohl bei den Teilen ein Mehrverbrauch vorliegt. Im Vertrag sollte deshalb die Basis der Norm direkt stehen.

Wie sieht ein Muster für den Verbrauchsbericht des Lohnfertigers aus?

Der Bericht entsteht für eine Periode, meist einen Monat. Unten steht ein ausgefülltes Beispiel mit den Zahlen desselben Lohnfertigers.

Die Kontrolle: Anfangsbestand plus Angenommenes entspricht Verbrauchtem, Abfall und Zurückgegebenem. Hier 0 + 5.000 = 4.500 + 190 + 310 = 5.000.

Wie gibt man Abfall und Reste an den Auftraggeber zurück?

Die Rückgabe läuft über einen Beleg, der genau nennt, was zurückgeht: Fertigprodukte, Abfall, Rest. Abfall wird im Vertrag gesondert beschrieben. Er geht an den Auftraggeber zurück, bleibt nach einem vereinbarten Verfahren beim Lohnfertiger, oder der Auftraggeber schreibt ihn als Verlust ab.

Für den Lohnfertiger ist wichtig, dass der Bestand an Beistellmaterial zum Periodenende in den Büchern mit dem Befund im Lager übereinstimmt. Deshalb inventiert man fremdes Material wie eigenes und gleicht das Ergebnis mit dem Auftraggeber ab. Eine Differenz, die erst nach dem Bericht auffällt, ist aufwendiger zu klären.

Was gilt steuerlich bei der Lohnfertigung mit Beistellung?

Hier nur die allgemeine Systematik. Das Material gehört dem Lohnfertiger nicht, sein Wert steht deshalb außerhalb von Beständen, Aufwand und Herstellkosten des Lohnfertigers. Sein Umsatz ist das Entgelt für die Leistung. Fragen zu Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Belegen hängen von den Vertragsbedingungen, vom Status der Parteien und vom geltenden Recht ab. Sie klärt der Steuerberater im Einzelfall, dieser Artikel ersetzt keine Beratung.

Was unterstützt Bimp bei Beistellmaterial?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen. Beistellmaterial funktioniert in Bimp so. Das Material des Auftraggebers wird mengenmäßig mit Preis und Herstellkosten null geführt. Seit Release 122 hebt das Kennzeichen „Processing“ in der „Supplier order“ und im „Goods receipt“ das Verbot des Preises null auf, und für eingebuchte Artikel entstehen automatisch Chargen mit Herstellkosten von 0,00 EUR. Die „Return to supplier“ auf Basis eines solchen Wareneingangs übernimmt das Kennzeichen und bucht das Material mit Herstellkosten null ab.

Im „Production order“ (Fertigungsauftrag) und in der „Assembly“ (Montage aus Komponenten) lassen sich beim Typ „Own processing“ Materialien aus Nullchargen reservieren und abbuchen, und die Herstellkosten des Fertigprodukts berücksichtigen das. Der Typ „Third-party processing“ dient nur der Information und wirkt sich nicht auf die Buchung aus. Solche Operationen verändern die Verrechnung mit dem Geschäftspartner nicht: In den Berichten zur Verrechnung sind die Beträge null oder leer. Seit Release 123 sind bei aktivierter „Processing“ Nullpreise auch im „Customer order“ und im „Sales of goods and services“ zulässig, die Rückgabe der Fertigteile an den Auftraggeber lässt sich also ohne künstliche Preise erfassen. Einen Überblick über die Fertigungsbelege gibt die Übersicht zur Fertigung in Bimp, und auf der Seite zur Lagerführung in der Fertigung stehen Bestände und Reservierungen.

Was fehlt: Einen eigenen Beleg „Verbrauchsbericht des Lohnfertigers“ gibt es in Bimp nicht. Für den Bericht an den Auftraggeber nimmt man den Bericht „Stock movement“ der Periode, die Fertigungsbelege und die Chargenansicht, die Form des Berichts erstellt der Controller. Im Verzeichnis „Warehouse“ lässt sich ein eigenes Lager für fremdes Material anlegen. Bimp führt die Mengenbuchung, die Abbildung in der gesetzlichen Buchführung, auch außerhalb der Bilanz, bleibt Aufgabe der Buchhaltungssoftware und des Buchhalters.

Die allgemeinen Grundlagen von Lager und Reservierungen beschreibt der Artikel zur Materialreservierung, und Mehrverbrauch steuert man mit Abbuchungslimits: Die Materialnormen der Stückliste lassen sich bei der „Assembly“ mit dem Ist vergleichen.

Welche Risiken birgt Beistellmaterial in der Lohnfertigung?

Die Risiken haben mechanische Ursachen. Gemeinsame Führung von eigenem und fremdem Material führt dazu, dass fremder Rohstoff in eigene Erzeugnisse gerät. Fehlt im Vertrag eine Abfallnorm, wird jedes Kilogramm Differenz zum Streitfall. Ein Bericht, der in Kilogramm nicht aufgeht, zeigt einen Fehlbestand erst am Periodenende, wenn er sich anhand der Belege kaum noch rekonstruieren lässt.

Bei getrennter Führung und monatlichem Abgleich schließt die Periode mit der Summe null. Im Beispiel oben ist das 5.000 = 4.500 + 190 + 310.

Häufige Fragen