Achat de matières premières : calcul du stock de sécurité, point de commande et quantité à commander

Un atelier travaille avec des panneaux de particules qui s’épuisent en 8 jours, et le fournisseur en livre de nouveaux en 10. Une commande passée à temps selon le calendrier arrive en retard, une commande passée selon le stock arrive à temps. C’est pourquoi la question de savoir comment acheter correctement des matières premières se ramène à deux formules et à une vérification.

Le point de commande est égal à la consommation moyenne par jour multipliée par le délai de livraison, plus le stock de sécurité. Le stock de sécurité est égal à la consommation maximale par jour sur le délai de livraison maximal, moins la consommation moyenne par jour sur le délai moyen. Ensemble, ils disent quand commander, et la taille de la commande est fixée par l’horizon de planification.

Qu’est-ce que le stock minimal et en quoi diffère-t-il du point de commande ?

Par stock minimal, les ateliers entendent deux choses différentes. Pour certains, c’est le stock de sécurité sous lequel l’entrepôt ne descend pas. Pour d’autres, c’est le niveau qui déclenche le signal pour l’acheteur. Le premier chiffre est plus petit, le second plus grand, et la confusion entre les deux provoque soit un arrêt, soit un excédent.

Le stock de sécurité est nécessaire en cas de retard du fournisseur ou de pic de consommation. Le point de commande est plus élevé, car il inclut la matière que l’atelier consommera pendant la livraison. Si l’on ne commande que quand le stock est égal au stock de sécurité, la livraison arrivera alors que le stock de sécurité est déjà entamé.

Le calcul demande cinq données d’entrée : la consommation moyenne par jour d’après l’historique des sorties du trimestre, la consommation maximale par jour, le délai de livraison habituel, le pire délai d’après l’historique du fournisseur, et le stock disponible avec les livraisons en cours.

Comment calculer le stock de sécurité ?

Il y a deux méthodes. La première tient compte à la fois des pics de consommation et des retards du fournisseur. La seconde, simplifiée, fixe le stock en jours de consommation.

Formule 1. Stock de sécurité = (consommation maximale par jour × délai de livraison maximal) - (consommation moyenne par jour × délai de livraison moyen).

Formule 2. Stock de sécurité = consommation moyenne par jour × nombre de jours de tampon.

L’exemple est fictif : un atelier consomme des panneaux de particules de 16 mm. Au cours des trois derniers mois, 480 panneaux sont sortis de l’entrepôt en 60 jours ouvrés, soit une consommation moyenne de 480 / 60 = 8 panneaux par jour. Le jour le plus chargé, l’atelier en a pris 12. Le fournisseur livre en général en 10 jours, et la livraison la plus longue de l’historique a pris 14 jours.

Avec la formule 1, le stock de sécurité est de 12 × 14 - 8 × 10 = 168 - 80 = 88 panneaux. Cela fait 88 / 8 = 11 jours de consommation moyenne. Avec la formule 2 et un tampon de 5 jours, on obtiendrait 8 × 5 = 40 panneaux. L’écart entre 88 et 40 montre ce que coûte en stock la protection contre le pire scénario sur les deux indicateurs à la fois. Un tampon de 5 jours couvre un retard du fournisseur de 5 jours et aucun pic, alors que 88 panneaux couvrent les deux.

Comment trouver le point de commande ?

Point de commande = consommation moyenne par jour × délai de livraison + stock de sécurité.

Pour l’exemple ci-dessus, cela fait 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 panneaux. Quand le stock, livraisons en cours comprises et réservations déduites, descend à 168, l’acheteur crée la commande.

Vérifions le chiffre sur deux scénarios. Dans le cas habituel, la livraison prend 10 jours à raison de 8 panneaux par jour. Pendant ce temps, 80 panneaux partent, et il reste en entrepôt 168 - 80 = 88, c’est-à-dire tout le stock de sécurité. Dans le pire cas, la livraison prend 14 jours et l’atelier consomme 12 panneaux par jour. Il part 12 × 14 = 168 panneaux, et le stock tombe à 168 - 168 = 0. Un zéro dans le pire scénario signifie que le stock de sécurité est calculé au plus juste, sans arrêt de production.

La comparaison montre aussi le prix de la fiabilité. Si le fournisseur raccourcit sa livraison la plus longue de 14 à 11 jours, le stock de sécurité de la formule 1 tombe à 12 × 11 - 8 × 10 = 132 - 80 = 52 panneaux. L’écart de 36 panneaux à 45 EUR le panneau représente 1 620 EUR de trésorerie qui cessent de dormir en entrepôt.

Comment savoir qu’il est temps de commander ?

On compare le stock corrigé des réservations et des livraisons en cours. Position = stock physique - réservations pour commandes + livraisons attendues.

Supposons qu’il y ait 120 panneaux en entrepôt, que 30 soient réservés pour des commandes clients et que 50 soient encore en route pour une commande passée plus tôt. La position est de 120 - 30 + 50 = 140 panneaux. C’est moins que le point de commande de 168 : il faut donc commander aujourd’hui, alors que 120 panneaux sont sur l’étagère et que visuellement « il y en a encore assez ».

Comment bien acheter les matières premières et quelle quantité commander ?

La taille de la commande doit couvrir le besoin sur l’horizon de planification et ramener le stock au niveau du stock de sécurité. Dans Bimp, ce calcul s’écrit par une formule : À acheter = Stock min + Réservations + (Vitesse de la demande × Profondeur de planification) - Stock physique - Livraisons attendues.

Remplaçons par les données de l’exemple. Prenons le stock min égal au stock de sécurité, 88 panneaux. Réservations : 30, vitesse de la demande : 8 panneaux par jour, profondeur de planification : 31 jours (valeur par défaut), stock physique : 120, livraisons attendues : 50.

Le calcul par étapes : 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 - 120 = 246. 246 - 50 = 196. L’acheteur commande 196 panneaux. Si le lot minimal du fournisseur est de 100 panneaux, on arrondit la commande à 200, et au même chiffre de 200 si la livraison se fait par palettes de 50.

L’horizon de 31 jours fixe jusqu’où l’acheteur engage la trésorerie. Réduire l’horizon à 14 jours ramènerait la composante de la demande de 248 à 8 × 14 = 112 panneaux, et le besoin à 88 + 30 + 112 - 120 - 50 = 60 panneaux. Cela donne des commandes plus fréquentes et plus petites, plus de travail pour l’acheteur et moins d’argent immobilisé en entrepôt.

D’où prendre la consommation moyenne, et pourquoi est-elle souvent imprécise ?

On calcule la consommation moyenne à partir des sorties de stock. Les ventes de produits finis et le plan de production donnent un autre chiffre : la matière ne sort que lorsque le produit a traversé la production, de sorte qu’un mois avec un arrêt donne un chiffre trop faible et un mois de rattrapage un chiffre trop élevé. Pour une référence stable, on prend une période d’au moins un trimestre, pour une référence saisonnière la même saison de l’année précédente.

Dans l’exemple ci-dessus, on a divisé 480 panneaux par 60 jours ouvrés. Une division par 90 jours calendaires donnerait 480 / 90 = 5,3 panneaux par jour. Le point de commande tomberait à 5,3 × 10 + stock, et l’atelier attendrait régulièrement sa livraison devant un entrepôt vide. Les jours non ouvrés au dénominateur sous-estiment le besoin : on prend donc le calendrier de l’atelier selon son planning réel.

Il ne faut pas prendre la consommation maximale par jour sur une seule journée anormale. Si l’atelier a pris 12 panneaux une seule fois dans le trimestre pour une commande urgente, alors que le pic habituel est de 9, un stock calculé sur 12 sera excessif : c’est à l’acheteur d’en décider avec le technologue.

Que faire des matières nouvelles ou rares ?

Pour une matière nouvelle, il n’y a pas d’historique de sorties, et l’estimation d’après la nomenclature remplace la formule. On prend la norme par produit, la quantité prévue de produits par mois et on divise par les jours ouvrés. On fixe le stock de sécurité en jours, par exemple 5, et on l’ajuste après deux ou trois livraisons, quand la consommation réelle apparaît.

Les matières rares, achetées pour une commande précise, ne rentrent pas dans la formule. On les achète selon le besoin de la commande, avec une réservation, et un point de commande n’a pas de sens pour une telle référence. Il vaut mieux garder dans des groupes distincts les matières achetées en continu et celles achetées sur commande, afin que les calculs des premières ne faussent pas ceux des secondes.

Quel modèle de fiche de référence pour l’acheteur ?

Pour chaque matière, une ligne de tableau suffit. Voici un exemple rempli.

On révise les paramètres quand le fournisseur, la saisonnalité de la demande ou le délai de livraison changent.

Ce que fait Bimp, et ce qu’il ne fait pas

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants. Dans la fiche produit, la section « Planning » permet de fixer la « Demand rate per day » (laissée à 0, le système la calcule d’après les ventes du mois précédent), le « Safety stock, days » et le « Delivery time, days ». Dans la section « Accounting », on trouve le « Min balance » et le « Max balance ». Ensuite, dans Purchases → Purchase planning, la colonne « Need to purchase » affiche le besoin à la date choisie dans « Plan until ». Les livraisons attendues des commandes déjà créées sont déduites, et l’acheteur ne double donc pas les commandes. Le paramétrage est décrit dans l’article Planification des achats.

Le besoin se transfère dans la « Supplier order » via Excel. On filtre le rapport par fournisseur, on l’exporte, on crée une « Supplier order » et on charge le fichier avec le bouton Import. Les noms des produits dans les documents sont repris du catalogue du fournisseur, et un bon de livraison avec une autre désignation ne perturbe donc pas le magasinier. La quantité libre pour la vente, réservations comprises, se lit dans le rapport « Stock with reserve ».

Ce qui n’existe pas. Bimp ne sélectionne pas dans l’historique la consommation maximale par jour et la livraison la plus longue : ces chiffres sont déterminés et saisis par l’acheteur. La taille du lot minimal du fournisseur et l’arrondi à la palette restent aussi à la décision d’une personne. Le besoin du rapport de planification passe dans la commande via Excel. Les pages sur les achats et sur la gestion des stocks figurent sur les sites Achats et Gestion des stocks en production.

La première référence paramétrée avec ces formules montre le prix de la fiabilité. Un stock de sécurité de 88 panneaux à 45 EUR le panneau représente 3 960 EUR qui dorment en permanence en entrepôt, et l’acheteur décide s’il faut payer cette somme pour éviter un arrêt.

Questions fréquentes