Como comprar materiais para a produção: ponto de encomenda e stock de segurança

Uma oficina trabalha com chapas de aglomerado que acabam em 8 dias, e o fornecedor entrega novas em 10. A encomenda feita a tempo pelo calendário chega atrasada, a feita pelo saldo chega a tempo. Por isso a pergunta “como comprar materiais para a produção” se reduz a duas fórmulas e uma verificação.

O ponto de encomenda é igual ao consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega, mais o stock de segurança. O stock de segurança é igual ao consumo diário máximo vezes o prazo de entrega máximo menos o consumo médio diário vezes o prazo médio. Juntos respondem a quando encomendar, e a dimensão da encomenda define-a o horizonte de planeamento.

O que é o saldo mínimo e em que difere do ponto de encomenda?

Por saldo mínimo, nas oficinas entendem-se duas coisas diferentes. Uns chamam-lhe o stock de segurança, abaixo do qual o armazém não desce. Outros, o nível a que o comprador recebe um sinal. O primeiro número é menor, o segundo maior, e a confusão entre eles provoca paragens ou excesso de stock.

O stock de segurança serve para o caso de atraso do fornecedor ou de pico de consumo. O ponto de encomenda é mais alto porque inclui o material que a oficina consome enquanto a entrega decorre. Se só se encomendar quando o saldo for igual ao stock de segurança, a entrega chega quando o stock de segurança já foi usado.

Para o cálculo precisam-se de cinco dados. O consumo médio diário, tirado dos abates do trimestre, o consumo diário máximo, o prazo de entrega normal, o pior prazo do histórico do fornecedor e o saldo existente juntamente com as entregas a caminho.

Como calcular o stock de segurança?

Há dois métodos. O primeiro tem em conta os picos de consumo e os atrasos do fornecedor. O segundo, simplificado, define o stock em dias de consumo.

Fórmula 1. Stock de segurança = (consumo diário máximo × prazo de entrega máximo) - (consumo médio diário × prazo de entrega médio).

Fórmula 2. Stock de segurança = consumo médio diário × número de dias de margem.

O exemplo é fictício: uma oficina consome aglomerado de 16 mm. Nos últimos três meses saíram do armazém 480 chapas em 60 dias úteis, ou seja, um consumo médio de 480 / 60 = 8 chapas por dia. No dia de maior carga, a oficina levou 12 chapas. O fornecedor costuma entregar em 10 dias, e a entrega mais longa do histórico foi de 14 dias.

Pela fórmula 1, o stock de segurança é 12 × 14 - 8 × 10 = 168 - 80 = 88 chapas. São 88 / 8 = 11 dias de consumo médio. Pela fórmula 2, com 5 dias de margem, daria 8 × 5 = 40 chapas. A diferença entre 88 e 40 mostra quanto stock custa a proteção contra o pior cenário em dois indicadores ao mesmo tempo. Uma margem de 5 dias cobre um atraso do fornecedor de 5 dias e nenhum pico, e as 88 chapas cobrem os dois.

Como encontrar o ponto de encomenda?

Ponto de encomenda = consumo médio diário × prazo de entrega + stock de segurança.

Para o exemplo acima, 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 chapas. Quando o saldo, contando as entregas a caminho e descontadas as reservas, desce a 168, o comprador cria a encomenda.

Verifique-se o número em dois cenários. No caso normal, a entrega demora 10 dias com consumo de 8 chapas. Nesse tempo saem 80 chapas, e no armazém ficam 168 - 80 = 88, isto é, o stock de segurança completo. No pior caso, a entrega demora 14 dias e a oficina leva 12 chapas por dia. Saem 12 × 14 = 168 chapas, e o saldo é 168 - 168 = 0. Zero no pior cenário significa que o stock de segurança está calculado com exatidão e não haverá paragem.

A comparação mostra também o preço da fiabilidade. Se o fornecedor encurtar a entrega mais longa de 14 para 11 dias, o stock de segurança pela fórmula 1 desce para 12 × 11 - 8 × 10 = 132 - 80 = 52 chapas. A diferença de 36 chapas, a 90 € a chapa, são 3 240 € de capital circulante que deixam de ficar parados no armazém.

Como perceber que é altura de encomendar?

Compara-se o saldo corrigido pelas reservas e pelas entregas a caminho. Posição = saldo físico - reservas para encomendas + entregas esperadas.

Admita-se que no armazém há 120 chapas, 30 estão reservadas para encomendas de clientes e a caminho, numa encomenda anterior, há mais 50. A posição é 120 - 30 + 50 = 140 chapas. É menos do que o ponto de encomenda de 168, logo a encomenda é necessária hoje, embora na prateleira haja 120 chapas e visualmente “ainda chegue”.

Como comprar materiais corretamente e quanto encomendar?

A dimensão da encomenda tem de cobrir a necessidade do horizonte de planeamento e repor o stock até ao nível de segurança. No Bimp, este cálculo está escrito numa fórmula: Necessidade de compra = Saldo mín. + Reservas + (Taxa de procura × Profundidade de planeamento) - Saldo físico - Entregas esperadas.

Substituam-se os dados do exemplo. O saldo mín. toma-se igual ao stock de segurança, 88 chapas. Reservas 30, taxa de procura 8 chapas por dia, profundidade de planeamento 31 dias (valor por omissão), saldo físico 120, entregas esperadas 50.

O cálculo por passos. 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 - 120 = 246. 246 - 50 = 196. O comprador encomenda 196 chapas. Se o lote mínimo do fornecedor for de 100 chapas, a encomenda arredonda-se para 200, e também para 200 se a entrega for em paletes de 50.

O horizonte de 31 dias define até onde o comprador compromete dinheiro. Reduzir o horizonte para 14 dias baixaria a componente de procura de 248 para 8 × 14 = 112 chapas, e a necessidade para 88 + 30 + 112 - 120 - 50 = 60 chapas. São encomendas mais frequentes e menores, mais trabalho para o comprador e menos dinheiro em armazém.

De onde tirar o consumo médio e porque é muitas vezes impreciso?

O consumo médio calcula-se a partir dos abates. As vendas de produtos acabados e o plano de produção dão outro número, porque o material só é abatido quando o produto passou pela produção, e por isso um mês com paragem dá um número baixo e um mês com recuperação antecipada um número alto. Para um artigo estável toma-se um período a partir de um trimestre, para um sazonal a mesma época do ano anterior.

No exemplo acima, 480 chapas foram divididas por 60 dias úteis. Dividir por 90 dias de calendário daria 480 / 90 = 5,3 chapas por dia. O ponto de encomenda desceria para 5,3 × 10 mais o stock, e a oficina esperaria regularmente a entrega com o armazém vazio. Os dias não úteis no denominador reduzem a necessidade, por isso usa-se o calendário da oficina com o horário efetivo.

O consumo diário máximo não deve tirar-se de um só dia anómalo. Se a oficina levou 12 chapas uma só vez no trimestre, para uma encomenda urgente, e o pico normal é 9, o stock calculado com 12 ficará excessivo, e isso decide-o o comprador juntamente com o técnico.

O que fazer com materiais novos e raros?

Para um material novo não há histórico de abates, e a fórmula é substituída por uma estimativa pela lista de materiais. Toma-se a norma por produto, a quantidade planeada de produtos por mês e divide-se pelos dias úteis. O stock de segurança fixa-se em dias, por exemplo 5, e corrige-se depois de duas ou três entregas, quando houver consumo real.

Os materiais raros, comprados para uma encomenda concreta, não cabem na fórmula. Compram-se segundo a necessidade da encomenda, com reserva para ela, e um ponto de encomenda para um artigo assim não faz sentido. Convém manter os materiais de compra permanente e os de encomenda em grupos diferentes, para que os cálculos dos primeiros não distorçam os dos segundos.

Que modelo de ficha de artigo usar para o comprador?

Para cada material basta uma linha na tabela. Segue um exemplo preenchido.

Os parâmetros revêem-se quando mudam o fornecedor, a sazonalidade da procura ou o prazo de entrega.

O que faz o Bimp e o que não faz?

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes. Na ficha do artigo, secção “Planning”, definem-se a “Demand rate per day” (se ficar 0, o sistema calcula-a pelas vendas do mês anterior), o “Safety stock, days” e o “Delivery time, days”. Na secção “Accounting”, o “Min balance” e o “Max balance”. Depois, em “Purchases”, no separador “Purchase planning”, a coluna “Need to purchase” mostra a quantidade para a data escolhida em “Plan until”. As entregas esperadas de encomendas já criadas são subtraídas, por isso o comprador não duplica encomendas. A configuração descreve-se no artigo Planeamento de compras.

A necessidade passa para a “Supplier order” através do Excel. Filtra-se o relatório por fornecedor, exporta-se, cria-se a “Supplier order” e carrega-se o ficheiro com o botão Import. Os nomes dos artigos nos documentos vêm dos artigos do fornecedor, pelo que uma guia com outro nome não confunde o fiel de armazém. A quantidade livre para venda, com as reservas descontadas, vê-se no relatório “Stock with reserve”.

O que não existe. O consumo diário máximo e a entrega mais longa o sistema não os escolhe do histórico, esses números define-os e introduz-os o comprador. A dimensão do lote mínimo do fornecedor e o arredondamento à palete também ficam por decisão humana. A necessidade do relatório de planeamento passa para a encomenda através do Excel. As páginas sobre compras e planeamento de stocks estão em Compras e Gestão de stocks na produção.

O primeiro artigo configurado com estas fórmulas mostra o preço da fiabilidade. Um stock de segurança de 88 chapas a 90 € a chapa significa 7 920 € permanentemente em armazém, e o comprador decide se vale a pena pagar essa soma pela ausência de paragens.

Perguntas frequentes