Jak kupować materiały do produkcji: ile zamawiać u dostawcy

Hala pracuje na arkuszach płyty wiórowej, które kończą się za 8 dni, a dostawca przywozi nowe w 10. Zamówienie złożone w terminie według kalendarza przychodzi z opóźnieniem, złożone według stanu - na czas. Dlatego pytanie „jak kupować materiały do produkcji” sprowadza się do dwóch wzorów i jednej kontroli.

Punkt ponownego zamówienia równa się średniemu dobowemu zużyciu pomnożonemu przez czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa. Zapas bezpieczeństwa równa się maksymalnemu dobowemu zużyciu razy maksymalny czas dostawy minus średnie dobowe zużycie razy średni czas. Razem odpowiadają, kiedy zamawiać, a wielkość zamówienia wyznacza horyzont planowania.

Czym jest stan minimalny i czym różni się od punktu ponownego zamówienia?

Pod stanem minimalnym w zakładach rozumie się dwie różne rzeczy. Jedni nazywają tak zapas bezpieczeństwa, poniżej którego magazyn nie schodzi. Inni - poziom, przy którym zaopatrzeniowiec dostaje sygnał. Pierwsza liczba jest mniejsza, druga większa, a pomylenie ich prowadzi do przestoju albo nadmiaru.

Zapas bezpieczeństwa jest potrzebny na wypadek opóźnienia dostawcy albo skoku zużycia. Punkt ponownego zamówienia jest wyższy, bo obejmuje materiał, który hala zużyje w czasie dostawy. Jeśli zamawiać dopiero wtedy, gdy stan równa się zapasowi bezpieczeństwa, dostawa przyjdzie, gdy zapas bezpieczeństwa jest już zużyty.

Do obliczeń potrzeba pięciu danych wejściowych. Średnie dobowe zużycie z historii rozchodów za kwartał, maksymalne dobowe zużycie, zwykły czas dostawy, najgorszy czas według historii dostawcy oraz bieżący stan razem z dostawami w drodze.

Jak obliczyć zapas bezpieczeństwa?

Są dwie metody. Pierwsza uwzględnia i szczyty zużycia, i opóźnienia dostawcy. Druga, uproszczona, ustala zapas w dniach zużycia.

Wzór 1. Zapas bezpieczeństwa = (maksymalne dobowe zużycie × maksymalny czas dostawy) − (średnie dobowe zużycie × średni czas dostawy).

Wzór 2. Zapas bezpieczeństwa = średnie dobowe zużycie × liczba dni bufora.

Przykład jest umowny: hala zużywa płytę wiórową 16 mm. Przez ostatnie trzy miesiące z magazynu zeszło 480 arkuszy w 60 dni roboczych, czyli średnie zużycie 480 / 60 = 8 arkuszy dziennie. W najbardziej obciążony dzień hala wzięła 12 arkuszy. Dostawca zwykle przywozi w 10 dni, a najdłuższa dostawa według historii trwała 14 dni.

Według wzoru 1 zapas bezpieczeństwa wynosi 12 × 14 − 8 × 10 = 168 − 80 = 88 arkuszy. To 88 / 8 = 11 dni średniego zużycia. Według wzoru 2 z buforem 5 dni wyszłoby 8 × 5 = 40 arkuszy. Różnica między 88 a 40 pokazuje, ile zapasu kosztuje ochrona przed najgorszym scenariuszem naraz według dwóch wskaźników. Bufor 5 dni pokrywa opóźnienie dostawcy o 5 dni i żadnego szczytu, a 88 arkuszy pokrywa oba.

Jak znaleźć punkt ponownego zamówienia?

Punkt ponownego zamówienia = średnie dobowe zużycie × czas dostawy + zapas bezpieczeństwa.

Dla przykładu wyżej to 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 arkuszy. Gdy stan z uwzględnieniem dostaw w drodze i po odjęciu rezerwacji spada do 168, zaopatrzeniowiec tworzy zamówienie.

Sprawdźmy liczbę na dwóch scenariuszach. W zwykłym przypadku dostawa trwa 10 dni przy zużyciu 8 arkuszy. W tym czasie zejdzie 80 arkuszy, a na magazynie zostanie 168 − 80 = 88, czyli pełny zapas bezpieczeństwa. W najgorszym przypadku dostawa trwa 14 dni, a hala bierze po 12 arkuszy dziennie. Zejdzie 12 × 14 = 168 arkuszy, więc stan wynosi 168 − 168 = 0. Zero w najgorszym scenariuszu znaczy, że zapas bezpieczeństwa jest wyliczony dokładnie, a przestoju nie będzie.

Porównanie pokazuje też cenę niezawodności. Jeśli dostawca skróci najdłuższą dostawę z 14 do 11 dni, zapas bezpieczeństwa według wzoru 1 spadnie do 12 × 11 − 8 × 10 = 132 − 80 = 52 arkusze. Różnica 36 arkuszy przy cenie 180 PLN za arkusz to 6 480 PLN kapitału obrotowego, który przestaje leżeć na magazynie.

Jak poznać, że czas zamawiać?

Porównuje się stan skorygowany o rezerwacje i dostawy w drodze. Pozycja = stan fizyczny − rezerwacje pod zamówienia + oczekiwane dostawy.

Załóżmy, że na magazynie jest 120 arkuszy, pod zamówienia klientów zarezerwowano 30, w drodze z wcześniej złożonego zamówienia jest jeszcze 50. Pozycja równa się 120 − 30 + 50 = 140 arkuszy. To mniej niż punkt ponownego zamówienia 168, więc zamówienie jest potrzebne dziś, choć na półce leży 120 arkuszy i wizualnie „jeszcze starcza”.

Jak kupować materiały do produkcji i ile zamawiać?

Wielkość zamówienia ma pokryć potrzebę na horyzont planowania i przywrócić zapas do poziomu bezpieczeństwa. W Bimp taki rachunek zapisano wzorem: Potrzeba zakupu = Stan min. + Rezerwacje + (Prędkość popytu × Głębokość planowania) − Stan fizyczny − Oczekiwane dostawy.

Podstawmy dane przykładu. Stan min. przyjmiemy równy zapasowi bezpieczeństwa, 88 arkuszy. Rezerwacje 30, prędkość popytu 8 arkuszy dziennie, głębokość planowania 31 dni (wartość domyślna), stan fizyczny 120, oczekiwane dostawy 50.

Rachunek krok po kroku. 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 − 120 = 246. 246 − 50 = 196. Zaopatrzeniowiec zamawia 196 arkuszy. Jeśli minimalna partia dostawcy to 100 arkuszy, zamówienie zaokrągla się do 200, i do tych samych 200, jeśli dostawa idzie paletami po 50.

Horyzont 31 dni wyznacza, jak daleko naprzód zaopatrzeniowiec bierze na siebie pieniądze. Skrócenie horyzontu do 14 dni zmniejszyłoby składnik popytu z 248 do 8 × 14 = 112 arkuszy, a potrzebę do 88 + 30 + 112 − 120 − 50 = 60 arkuszy. To częstsze i mniejsze zamówienia, więcej pracy dla zaopatrzeniowca i mniej pieniędzy na magazynie.

Skąd brać średnie zużycie i dlaczego bywa nieprecyzyjne?

Średnie zużycie liczy się z rozchodów. Sprzedaż gotowych wyrobów i plan produkcji dają inną liczbę, bo materiał schodzi dopiero wtedy, gdy wyrób przeszedł produkcję, więc miesiąc z przestojem daje liczbę zaniżoną, a miesiąc z nadrabianiem naprzód zawyżoną. Dla stabilnej pozycji bierze się okres od kwartału, dla sezonowej ten sam sezon z zeszłego roku.

W przykładzie wyżej 480 arkuszy podzielono przez 60 dni roboczych. Podział przez 90 dni kalendarzowych dałby 480 / 90 = 5,3 arkusza dziennie. Punkt ponownego zamówienia spadłby do 5,3 × 10 + zapas, a hala regularnie czekałaby na dostawę z pustego magazynu. Dni niepracujące w mianowniku zaniżają potrzebę, dlatego bierze się kalendarz hali według faktycznego grafiku.

Maksymalnego dobowego zużycia nie warto brać z jednego anomalnego dnia. Jeśli 12 arkuszy hala wzięła raz w kwartale na pilne zamówienie, a zwykły szczyt to 9, zapas liczony od 12 wyjdzie nadmierny, i rozstrzyga to zaopatrzeniowiec razem z technologiem.

Co zrobić z nowymi i rzadkimi materiałami?

Dla nowego materiału historii rozchodów nie ma, a wzór zastępuje ocena według specyfikacji. Bierze się normę na wyrób, planowaną liczbę wyrobów na miesiąc i dzieli przez dni robocze. Zapas bezpieczeństwa ustawia się w dniach, na przykład 5, i koryguje po dwóch-trzech dostawach, gdy pojawi się faktyczne zużycie.

Rzadkie materiały, kupowane pod konkretne zamówienie, we wzór się nie mieszczą. Kupuje się je według potrzeby zamówienia, z rezerwacją pod nie, a punkt ponownego zamówienia dla takiej pozycji nie ma sensu. Materiały kupowane stale i materiały pod zamówienie lepiej trzymać w różnych grupach, żeby obliczenia dla pierwszych nie zniekształcały zamówień drugich.

Jaki wzór karty pozycji dla zaopatrzeniowca?

Dla każdego materiału wystarczy jeden wiersz w tabeli. Niżej wypełniony przykład.

Parametry przegląda się, gdy zmienia się dostawca, sezonowość popytu albo czas dostawy. Ogólną logikę planowania bez niedoborów opisano w artykule Planowanie zakupów bez niedoborów i nadmiarów.

Co robi Bimp, a czego nie robi?

Bimp to ukraiński chmurowy system ERP dla producentów. W karcie towaru, w sekcji „Planning”, ustawia się „Demand rate per day” (jeśli zostawić 0, system policzy ją według sprzedaży poprzedniego miesiąca), „Safety stock, days” i „Delivery time, days”. W sekcji „Accounting” - „Min balance” i „Max balance”. Dalej w „Purchases”, na karcie „Purchase planning”, kolumna „Need to purchase” pokazuje zapotrzebowanie na wybraną datę „Plan until”. Oczekiwane dostawy z już utworzonych zamówień są odejmowane, więc zaopatrzeniowiec nie dubluje zamówień. Ustawienia opisano w artykule Planowanie zakupów.

Potrzebę przekazuje się do „Supplier order” przez Excel. Raport filtruje się według dostawcy, eksportuje, tworzy „Supplier order” i wczytuje plik przyciskiem Import. Nazwy towarów w dokumentach podstawiają się z asortymentu dostawcy, więc dokument z inną nazwą nie myli magazyniera. Ilość wolną do sprzedaży, z uwzględnieniem rezerwacji, widać w raporcie „Stock with reserve”.

Czego nie ma. Maksymalnego dobowego zużycia i najdłuższej dostawy system z historii nie wybiera, te liczby ustala i wpisuje zaopatrzeniowiec. Wielkość minimalnej partii dostawcy i zaokrąglenie do palety też zostają decyzją człowieka. Potrzeba z raportu planowania przechodzi do zamówienia przez Excel. Strony o zakupach i planowaniu zapasów są na stronach Bimp Zakupy i o zarządzaniu zapasami w produkcji.

Pierwsza pozycja wprowadzona według tych wzorów pokazuje cenę niezawodności. Zapas bezpieczeństwa 88 arkuszy przy 180 PLN za arkusz to 15 840 PLN, które cały czas leżą na magazynie, i zaopatrzeniowiec decyduje, czy zapłacić tę kwotę za brak przestoju.

Często zadawane pytania