Як правильно закупувати матеріали: скільки замовляти постачальнику

Цех працює на аркушах ДСП, що закінчуються за 8 днів, а постачальник привозить новий за 10. Замовлення, зроблене вчасно за календарем, приходить із запізненням, зроблене за залишком - вчасно. Саме тому питання «як правильно закупувати матеріали» зводиться до двох формул і однієї перевірки.

Точка перезамовлення дорівнює середній добовій витраті, помноженій на термін поставки, плюс страховий запас. Страховий запас дорівнює максимальній добовій витраті на максимальний термін поставки мінус середня добова витрата на середній термін. Разом вони відповідають, коли замовляти, а розмір замовлення задає горизонт планування.

Що таке мінімальний залишок і чим він відрізняється від точки перезамовлення?

Під мінімальним залишком у цехах розуміють дві різні речі. Одні називають так страховий запас, нижче якого склад не опускається. Інші - рівень, за яким закупівельник отримує сигнал. Перше число менше, друге більше, і плутанина між ними породжує або простій, або надлишок.

Страховий запас потрібен на випадок затримки постачальника або сплеску споживання. Точка перезамовлення вища, бо включає матеріал, який цех спожиє, поки йде поставка. Якщо замовляти лише коли залишок дорівнює страховому запасу, поставка прийде тоді, коли страховий запас уже використано.

Для розрахунку потрібні п’ять вхідних даних. Середня добова витрата з історії списань за квартал, максимальна добова витрата, звичайний термін поставки, найгірший термін за історією постачальника та наявний залишок разом з поставками в дорозі.

Як розрахувати страховий запас?

Є два способи. Перший враховує і піки споживання, і затримки постачальника. Другий, спрощений, задає запас у днях споживання.

Формула 1. Страховий запас = (максимальна добова витрата × максимальний термін поставки) − (середня добова витрата × середній термін поставки).

Формула 2. Страховий запас = середня добова витрата × кількість днів буфера.

Приклад умовний: цех споживає ДСП 16 мм. За останні три місяці зі складу пішло 480 аркушів за 60 робочих днів, тобто середня витрата 480 / 60 = 8 аркушів на день. У найбільш завантажений день цех узяв 12 аркушів. Постачальник зазвичай привозить за 10 днів, а найдовша поставка за історією склала 14 днів.

За формулою 1 страховий запас дорівнює 12 × 14 − 8 × 10 = 168 − 80 = 88 аркушів. Це 88 / 8 = 11 днів середнього споживання. За формулою 2 із буфером 5 днів вийшло б 8 × 5 = 40 аркушів. Різниця між 88 і 40 показує, скільки запасу коштує захист від найгіршого сценарію одразу за двома показниками. Буфер у 5 днів покриває затримку постачальника на 5 днів і жодного піку, а 88 аркушів покривають їх обидва.

Як знайти точку перезамовлення?

Точка перезамовлення = середня добова витрата × термін поставки + страховий запас.

Для прикладу вище це 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 аркушів. Коли залишок з урахуванням поставок у дорозі і за вирахуванням резервів опускається до 168, закупівельник створює замовлення.

Перевіримо цифру на двох сценаріях. У звичайному випадку поставка йде 10 днів при витраті 8 аркушів. За цей час піде 80 аркушів, і на складі лишиться 168 − 80 = 88, тобто повний страховий запас. У найгіршому випадку поставка йде 14 днів, а цех бере по 12 аркушів на день. Піде 12 × 14 = 168 аркушів, тож залишок дорівнює 168 − 168 = 0. Нуль у найгіршому сценарії означає, що страховий запас розрахований точно, а простою не буде.

Порівняння показує також ціну надійності. Якщо постачальник скоротить найдовшу поставку з 14 до 11 днів, страховий запас за формулою 1 зменшиться до 12 × 11 − 8 × 10 = 132 − 80 = 52 аркуші. Різниця 36 аркушів при ціні 1 800 грн за аркуш - 64 800 грн оборотних коштів, які перестають лежати на складі.

Як зрозуміти, що час замовляти?

Порівнюють залишок, скоригований на резерви й поставки в дорозі. Позиція = фізичний залишок − резерви під замовлення + очікувані поставки.

Припустимо, на складі 120 аркушів, під замовлення покупців зарезервовано 30, у дорозі за раніше створеним замовленням ще 50. Позиція дорівнює 120 − 30 + 50 = 140 аркушів. Це менше за точку перезамовлення 168, отже замовлення потрібне сьогодні, хоча на полиці лежить 120 аркушів і візуально «ще вистачає».

Як правильно закупувати матеріали і скільки замовляти?

Розмір замовлення має покрити потребу на горизонт планування і повернути запас до рівня страхового. У Bimp такий розрахунок записано формулою: Необхідно закупити = Мін. залишок + Резерви + (Швидкість попиту × Глибина планування) − Фізичний залишок − Очікувані поставки.

Підставимо дані прикладу. Мін. залишок візьмемо рівним страховому запасу, 88 аркушів. Резерви 30, швидкість попиту 8 аркушів на день, глибина планування 31 день (значення за замовчуванням), фізичний залишок 120, очікувані поставки 50.

Розрахунок за кроками. 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 − 120 = 246. 246 − 50 = 196. Закупівельник замовляє 196 аркушів. Якщо мінімальна партія постачальника 100 аркушів, замовлення округляють до 200, і до тих самих 200, якщо поставка йде палетами по 50.

Горизонт 31 день задає, наскільки далеко вперед закупівельник бере на себе кошти. Скорочення горизонту до 14 днів знизило б складову попиту з 248 до 8 × 14 = 112 аркушів, а потребу до 88 + 30 + 112 − 120 − 50 = 60 аркушів. Це частіші й менші замовлення, більше роботи для закупівельника і менше грошей на складі.

Звідки брати середню витрату і чому вона часто неточна?

Середню витрату рахують зі списань. Продажі готових виробів і план випуску дають іншу цифру, бо матеріал списується лише тоді, коли виріб пройшов виробництво, тож місяць із простоєм дає занижену цифру, а місяць із надолуженням наперед завищену. Для стабільної позиції беруть період від кварталу, для сезонної - той самий сезон минулого року.

У прикладі вище 480 аркушів поділено на 60 робочих днів. Поділ на 90 календарних дав би 480 / 90 = 5,3 аркуша на день. Точка перезамовлення опустилася б до 5,3 × 10 + запас, і цех регулярно чекав би поставку з порожнього складу. Неробочі дні в знаменнику занижують потребу, тому береться календар цеху за фактичним графіком.

Максимальну добову витрату не варто брати з одного аномального дня. Якщо 12 аркушів цех узяв один раз за квартал на термінове замовлення, а звичайний пік складає 9, запас за 12 вийде надмірним, і це вирішує закупівельник разом із технологом.

Що робити з новими й рідкісними матеріалами?

Для нового матеріалу історії списань немає, і формулу замінює оцінка за специфікацією. Беруть норму на виріб, планову кількість виробів на місяць і ділять на робочі дні. Страховий запас ставлять у днях, наприклад 5, і коригують після двох-трьох поставок, коли з’явиться фактична витрата.

Рідкісні матеріали, які купують під конкретне замовлення, у формулу не вкладаються. Їх закуповують за потребою замовлення, з резервом під нього, а точка перезамовлення для такої позиції не має сенсу. Матеріали, що купуються постійно, і матеріали під замовлення краще тримати в різних групах, щоб обчислення для перших не спотворювали замовлення других.

Який зразок картки позиції для закупівельника?

Для кожного матеріалу достатньо одного рядка в таблиці. Нижче заповнений приклад.

Параметри переглядають, коли змінюється постачальник, сезонність попиту або термін поставки. Загальну логіку планування без дефіциту розібрано в статті Як планувати закупівлі без дефіциту.

Що робить Bimp, а що ні?

Bimp - українська хмарна ERP для виробників. У картці товару, секція «Планування», задаються «Швидкість попиту в день» (якщо залишити 0, система розрахує її за продажами попереднього місяця), «Страховий запас, днів» і «Термін доставки, днів». У секції «Облік» - «Мін. залишок» і «Макс. залишок». Далі у «Закупки», вкладка «Планування закупок», колонка «Необхідно закупити» показує потребу на вибрану дату «Планувати по». Очікувані поставки з уже створених замовлень віднімаються, тому закупівельник не дублює замовлення. Налаштування описано в статті Планування закупівель.

Потребу передають у замовлення постачальнику через Excel. Звіт фільтрують за постачальником, експортують, створюють замовлення постачальнику і завантажують файл кнопкою «Імпорт». Назви товарів у документах підставляються з номенклатури постачальника, тож накладна з іншою назвою не збиває комірника. Вільну кількість під продаж, з урахуванням резервів, видно у звіті «Залишки товару з резервом».

Чого немає. Максимальну добову витрату й найдовшу поставку вона з історії не вибирає, ці числа визначає й вводить закупівельник. Розмір мінімальної партії постачальника й округлення до палети теж лишаються на рішенні людини. Потреба зі звіту планування переходить у замовлення через Excel. Сторінки про закупівлі й планування запасів є на лендінгах Закупівлі та Управління запасами на виробництві.

Перша позиція, заведена за цими формулами, показує ціну надійності. Страховий запас 88 аркушів при 1 800 грн за аркуш означає 158 400 грн, які весь час лежать на складі, і закупівельник вирішує, чи платити цю суму за відсутність простою.

Розрахунок на виробнику напоїв - у сценарії «Як розрахувати замовлення постачальнику».

Часті питання