Sicherheitsbestand berechnen: wie viel Material beim Lieferanten bestellen

Eine Werkstatt arbeitet mit Spanplatten, die nach 8 Tagen aufgebraucht sind, und der Lieferant liefert in 10 Tagen. Eine Bestellung nach Kalender kommt zu spät, eine Bestellung nach Bestand kommt rechtzeitig. Deshalb läuft die Frage, wie man Material richtig einkauft, auf zwei Formeln und eine Prüfung hinaus.

Der Meldebestand ist der durchschnittliche Tagesverbrauch mal Lieferzeit plus Sicherheitsbestand. Den Sicherheitsbestand erhält man als maximalen Tagesverbrauch mal maximale Lieferzeit minus durchschnittlichen Tagesverbrauch mal durchschnittliche Lieferzeit. Zusammen beantworten sie, wann man bestellt, und die Bestellmenge ergibt sich aus dem Planungshorizont.

Was ist der Mindestbestand, und wie unterscheidet er sich vom Meldebestand?

Unter Mindestbestand verstehen Betriebe zwei verschiedene Dinge. Die einen meinen den Sicherheitsbestand, unter den das Lager nicht fällt. Die anderen den Stand, bei dem der Einkäufer ein Signal bekommt. Die erste Zahl ist kleiner, die zweite größer, und die Verwechslung führt entweder zum Stillstand oder zum Überbestand.

Der Sicherheitsbestand ist für Lieferverzug oder Verbrauchsspitzen da. Der Meldebestand liegt höher, weil er das Material enthält, das die Fertigung während der Lieferung verbraucht. Bestellt man erst, wenn der Bestand dem Sicherheitsbestand entspricht, trifft die Lieferung ein, wenn der Sicherheitsbestand schon aufgebraucht ist.

Für die Rechnung braucht man fünf Eingangsdaten: den durchschnittlichen Tagesverbrauch aus den Abbuchungen des Quartals, den maximalen Tagesverbrauch, die übliche Lieferzeit, die schlechteste Lieferzeit laut Historie des Lieferanten sowie den vorhandenen Bestand samt Lieferungen unterwegs.

Wie berechnet man den Sicherheitsbestand?

Es gibt zwei Wege. Der erste berücksichtigt Verbrauchsspitzen und Lieferverzug. Der zweite, vereinfachte, legt den Bestand in Verbrauchstagen fest.

Formel 1. Sicherheitsbestand = (maximaler Tagesverbrauch × maximale Lieferzeit) − (durchschnittlicher Tagesverbrauch × durchschnittliche Lieferzeit).

Formel 2. Sicherheitsbestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Anzahl Puffertage.

Das Beispiel ist fiktiv: Eine Werkstatt verbraucht Spanplatten 16 mm. In den letzten drei Monaten gingen 480 Platten in 60 Arbeitstagen aus dem Lager, der durchschnittliche Verbrauch beträgt also 480 / 60 = 8 Platten pro Tag. Am stärksten Tag nahm die Fertigung 12 Platten. Der Lieferant liefert üblicherweise in 10 Tagen, die längste Lieferung lag laut Historie bei 14 Tagen.

Nach Formel 1 beträgt der Sicherheitsbestand 12 × 14 − 8 × 10 = 168 − 80 = 88 Platten. Das sind 88 / 8 = 11 Tage durchschnittlicher Verbrauch. Nach Formel 2 mit 5 Puffertagen kämen 8 × 5 = 40 Platten heraus. Die Differenz zwischen 88 und 40 zeigt, was der Schutz vor dem schlechtesten Fall in beiden Kennzahlen zugleich an Bestand kostet. Ein Puffer von 5 Tagen deckt 5 Tage Lieferverzug und keine Spitze, 88 Platten decken beides.

Wie findet man den Meldebestand?

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit + Sicherheitsbestand.

Für das Beispiel sind das 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 Platten. Fällt der Bestand unter Berücksichtigung der Lieferungen unterwegs und abzüglich der Reservierungen auf 168, legt der Einkäufer die Bestellung an.

Die Zahl lässt sich an zwei Szenarien prüfen. Im Normalfall dauert die Lieferung 10 Tage bei einem Verbrauch von 8 Platten. In dieser Zeit gehen 80 Platten weg, im Lager bleiben 168 − 80 = 88, also der volle Sicherheitsbestand. Im schlechtesten Fall dauert die Lieferung 14 Tage, und die Fertigung nimmt 12 Platten am Tag. Es gehen 12 × 14 = 168 Platten weg, der Bestand beträgt 168 − 168 = 0. Null im schlechtesten Szenario heißt, dass der Sicherheitsbestand genau berechnet ist und kein Stillstand entsteht.

Der Vergleich zeigt auch den Preis der Sicherheit. Verkürzt der Lieferant die längste Lieferung von 14 auf 11 Tage, sinkt der Sicherheitsbestand nach Formel 1 auf 12 × 11 − 8 × 10 = 132 − 80 = 52 Platten. Die Differenz von 36 Platten bei 45 EUR je Platte sind 1.620 EUR gebundenes Kapital, das nicht mehr im Lager liegt.

Woran erkennt man, dass es Zeit zu bestellen ist?

Man vergleicht den um Reservierungen und Lieferungen unterwegs bereinigten Bestand. Disponibler Bestand = physischer Bestand − Reservierungen für Aufträge + erwartete Lieferungen.

Angenommen, im Lager liegen 120 Platten, für Kundenaufträge sind 30 reserviert, unterwegs sind aus einer früheren Bestellung noch 50. Der disponible Bestand beträgt 120 − 30 + 50 = 140 Platten. Das liegt unter dem Meldebestand von 168, die Bestellung ist also heute nötig, obwohl im Regal 120 Platten liegen und es optisch „noch reicht“.

Wie kauft man Material richtig ein, und wie viel bestellt man?

Die Bestellmenge muss den Bedarf für den Planungshorizont decken und den Bestand wieder auf den Sicherheitsbestand bringen. In Bimp steht diese Rechnung als Formel: Zu beschaffen = Mindestbestand + Reservierungen + (Nachfragegeschwindigkeit × Planungshorizont) − physischer Bestand − erwartete Lieferungen.

Setzen wir die Daten des Beispiels ein. Den Mindestbestand nehmen wir gleich dem Sicherheitsbestand, 88 Platten. Reservierungen 30, Nachfragegeschwindigkeit 8 Platten pro Tag, Planungshorizont 31 Tage (Standardwert), physischer Bestand 120, erwartete Lieferungen 50.

Schritt für Schritt: 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 − 120 = 246. 246 − 50 = 196. Der Einkäufer bestellt 196 Platten. Beträgt die Mindestmenge des Lieferanten 100 Platten, wird auf 200 aufgerundet, ebenso auf 200, wenn die Lieferung palettenweise zu je 50 erfolgt.

Der Horizont von 31 Tagen legt fest, wie weit der Einkäufer Kapital im Voraus bindet. Eine Kürzung auf 14 Tage senkt den Nachfrageanteil von 248 auf 8 × 14 = 112 Platten und den Bedarf auf 88 + 30 + 112 − 120 − 50 = 60 Platten. Das bedeutet häufigere und kleinere Bestellungen, mehr Arbeit für den Einkäufer und weniger Geld im Lager.

Woher nimmt man den durchschnittlichen Verbrauch, und warum ist er oft ungenau?

Den durchschnittlichen Verbrauch rechnet man aus den Abbuchungen. Verkäufe fertiger Erzeugnisse und der Produktionsplan liefern eine andere Zahl, denn Material wird erst abgebucht, wenn das Erzeugnis die Fertigung durchlaufen hat. Ein Monat mit Stillstand ergibt eine zu niedrige Zahl, ein Monat mit Nachholen eine zu hohe. Für eine stabile Position nimmt man einen Zeitraum ab einem Quartal, für eine saisonale dieselbe Saison des Vorjahres.

Im Beispiel wurden 480 Platten durch 60 Arbeitstage geteilt. Eine Teilung durch 90 Kalendertage ergäbe 480 / 90 = 5,3 Platten pro Tag. Der Meldebestand fiele auf 5,3 × 10 plus Sicherheitsbestand, und die Fertigung würde regelmäßig bei leerem Lager auf die Lieferung warten. Arbeitsfreie Tage im Nenner drücken den Bedarf, deshalb nimmt man den Betriebskalender nach dem tatsächlichen Plan.

Den maximalen Tagesverbrauch sollte man nicht aus einem einzigen Ausreißertag nehmen. Hat die Fertigung 12 Platten nur einmal im Quartal für einen Eilauftrag genommen und liegt die übliche Spitze bei 9, fällt der Bestand mit 12 zu hoch aus. Das entscheidet der Einkäufer gemeinsam mit dem Technologen.

Was tun bei neuen und seltenen Materialien?

Für ein neues Material gibt es keine Abbuchungshistorie, und die Formel ersetzt eine Schätzung nach Stückliste. Man nimmt die Norm je Erzeugnis, die geplante Stückzahl je Monat und teilt durch die Arbeitstage. Den Sicherheitsbestand setzt man in Tagen an, etwa 5, und korrigiert ihn nach zwei, drei Lieferungen, wenn ein tatsächlicher Verbrauch vorliegt.

Seltene Materialien, die für einen bestimmten Auftrag gekauft werden, passen nicht in die Formel. Man beschafft sie nach Bedarf des Auftrags, mit Reservierung dafür, und ein Meldebestand ist für eine solche Position sinnlos. Dauerhaft gekaufte Materialien und Materialien für Einzelaufträge hält man besser in verschiedenen Gruppen, damit die Rechnung für die ersten die zweiten nicht verzerrt.

Welche Vorlage für die Materialkarte braucht der Einkäufer?

Für jedes Material genügt eine Zeile in einer Tabelle. Unten ein ausgefülltes Beispiel.

Die Parameter überprüft man, wenn sich Lieferant, Saisonverlauf der Nachfrage oder Lieferzeit ändern. Die allgemeine Logik der Planung ohne Fehlbestand steht im Beitrag Materialplanung ohne Fehlbestände und Überbestände.

Was leistet Bimp, und was nicht?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen. In der Artikelkarte legt man im Abschnitt „Planning“ die „Demand rate per day“ fest (bei 0 rechnet das System sie aus den Verkäufen des Vormonats), außerdem „Safety stock, days“ und „Delivery time, days“. Im Abschnitt „Accounting“ stehen „Min balance“ und „Max balance“. Danach zeigt unter „Purchases“ auf dem Tab „Purchase planning“ die Spalte „Need to purchase“ den Bedarf zum gewählten Datum „Plan until“. Erwartete Lieferungen aus bereits angelegten Bestellungen werden abgezogen, der Einkäufer bestellt also nichts doppelt. Die Einrichtung beschreibt der Artikel „Purchase planning“.

Den Bedarf übergibt man über Excel an die „Supplier order“. Man filtert den Bericht nach Lieferant, exportiert, legt die „Supplier order“ an und lädt die Datei mit der Schaltfläche Import hoch. Artikelnamen in den Belegen werden aus den Lieferantenartikeln übernommen, ein Lieferschein mit abweichender Bezeichnung irritiert den Lageristen also nicht. Die freie Menge für den Verkauf unter Berücksichtigung von Reservierungen zeigt der Bericht „Stock with reserve“.

Was fehlt: Maximalen Tagesverbrauch und längste Lieferung wählt das System nicht aus der Historie, diese Zahlen bestimmt und trägt der Einkäufer ein. Mindestmenge des Lieferanten und Aufrundung auf Paletten bleiben ebenfalls Entscheidung des Menschen. Der Bedarf aus dem Planungsbericht gelangt über Excel in die Bestellung. Informationen zu Einkauf und Bestandsplanung gibt es auf der Seite Einkauf und auf der Seite zur Lagerführung in der Fertigung.

Die erste nach diesen Formeln angelegte Position zeigt den Preis der Sicherheit. Ein Sicherheitsbestand von 88 Platten bei 45 EUR je Platte bedeutet 3.960 EUR, die dauerhaft im Lager liegen, und der Einkäufer entscheidet, ob er diese Summe für den Verzicht auf Stillstand zahlt.

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