Закупка материалов для производства: сколько заказывать поставщику

Цех работает на листах ДСП, которых хватает на 8 дней, а поставщик привозит новые за 10. Заказ, сделанный вовремя по календарю, приходит с опозданием, сделанный по остатку - вовремя. Поэтому вопрос о том, как правильно организовать закупку материалов для производства, сводится к двум формулам и одной проверке.

Точка перезаказа равна среднему суточному расходу, умноженному на срок поставки, плюс страховой запас. Страховой запас равен максимальному суточному расходу на максимальный срок поставки минус средний суточный расход на средний срок. Вместе они отвечают, когда заказывать, а размер заказа задаёт горизонт планирования.

Что такое минимальный остаток и чем он отличается от точки перезаказа?

Под минимальным остатком в цехах понимают две разные вещи. Одни называют так страховой запас, ниже которого склад не опускается. Другие - уровень, по которому закупщик получает сигнал. Первое число меньше, второе больше, и путаница между ними порождает либо простой, либо излишек.

Страховой запас нужен на случай задержки поставщика или всплеска потребления. Точка перезаказа выше, потому что включает материал, который цех израсходует, пока идёт поставка. Если заказывать только когда остаток равен страховому запасу, поставка придёт тогда, когда страховой запас уже использован.

Для расчёта нужны пять входных данных. Средний суточный расход из истории списаний за квартал, максимальный суточный расход, обычный срок поставки, худший срок по истории поставщика и наличный остаток вместе с поставками в пути.

Как рассчитать страховой запас?

Есть два способа. Первый учитывает и пики потребления, и задержки поставщика. Второй, упрощённый, задаёт запас в днях потребления.

Формула 1. Страховой запас = (максимальный суточный расход × максимальный срок поставки) − (средний суточный расход × средний срок поставки).

Формула 2. Страховой запас = средний суточный расход × количество дней буфера.

Пример условный: цех потребляет ДСП 16 мм. За последние три месяца со склада ушло 480 листов за 60 рабочих дней, то есть средний расход 480 / 60 = 8 листов в день. В самый загруженный день цех взял 12 листов. Поставщик обычно привозит за 10 дней, а самая долгая поставка по истории составила 14 дней.

По формуле 1 страховой запас равен 12 × 14 − 8 × 10 = 168 − 80 = 88 листов. Это 88 / 8 = 11 дней среднего потребления. По формуле 2 с буфером 5 дней вышло бы 8 × 5 = 40 листов. Разница между 88 и 40 показывает, сколько запаса стоит защита от худшего сценария сразу по двум показателям. Буфер в 5 дней покрывает задержку поставщика на 5 дней и ни одного пика, а 88 листов покрывают оба.

Как найти точку перезаказа?

Точка перезаказа = средний суточный расход × срок поставки + страховой запас.

Для примера выше это 8 × 10 + 88 = 80 + 88 = 168 листов. Когда остаток с учётом поставок в пути и за вычетом резервов опускается до 168, закупщик создаёт заказ.

Проверим цифру на двух сценариях. В обычном случае поставка идёт 10 дней при расходе 8 листов. За это время уйдёт 80 листов, и на складе останется 168 − 80 = 88, то есть полный страховой запас. В худшем случае поставка идёт 14 дней, а цех берёт по 12 листов в день. Уйдёт 12 × 14 = 168 листов, поэтому остаток равен 168 − 168 = 0. Ноль в худшем сценарии означает, что страховой запас рассчитан точно, а простоя не будет.

Сравнение показывает также цену надёжности. Если поставщик сократит самую долгую поставку с 14 до 11 дней, страховой запас по формуле 1 уменьшится до 12 × 11 − 8 × 10 = 132 − 80 = 52 листа. Разница 36 листов при цене 1 800 грн за лист - 64 800 грн оборотных средств, которые перестают лежать на складе.

Как понять, что пора заказывать?

Сравнивают остаток, скорректированный на резервы и поставки в пути. Позиция = физический остаток − резервы под заказы + ожидаемые поставки.

Допустим, на складе 120 листов, под заказы покупателей зарезервировано 30, в пути по ранее созданному заказу ещё 50. Позиция равна 120 − 30 + 50 = 140 листов. Это меньше точки перезаказа 168, значит заказ нужен сегодня, хотя на полке лежит 120 листов и визуально «ещё хватает».

Как правильно закупать материалы и сколько заказывать?

Размер заказа должен покрыть потребность на горизонт планирования и вернуть запас к уровню страхового. В Bimp такой расчёт записан формулой: Необходимо закупить = Мин. остаток + Резервы + (Скорость спроса × Глубина планирования) − Физический остаток − Ожидаемые поставки.

Подставим данные примера. Мин. остаток возьмём равным страховому запасу, 88 листов. Резервы 30, скорость спроса 8 листов в день, глубина планирования 31 день (значение по умолчанию), физический остаток 120, ожидаемые поставки 50.

Расчёт по шагам. 88 + 30 = 118. 118 + 248 = 366. 366 − 120 = 246. 246 − 50 = 196. Закупщик заказывает 196 листов. Если минимальная партия поставщика 100 листов, заказ округляют до 200, и до тех же 200, если поставка идёт палетами по 50.

Горизонт 31 день задаёт, насколько далеко вперёд закупщик берёт на себя средства. Сокращение горизонта до 14 дней снизило бы составляющую спроса с 248 до 8 × 14 = 112 листов, а потребность до 88 + 30 + 112 − 120 − 50 = 60 листов. Это более частые и меньшие заказы, больше работы для закупщика и меньше денег на складе.

Откуда брать средний расход и почему он часто неточен?

Средний расход считают по списаниям. Продажи готовых изделий и план выпуска дают другую цифру, потому что материал списывается только тогда, когда изделие прошло производство, поэтому месяц с простоем даёт заниженную цифру, а месяц с наверстыванием вперёд завышенную. Для стабильной позиции берут период от квартала, для сезонной - тот же сезон прошлого года.

В примере выше 480 листов поделены на 60 рабочих дней. Деление на 90 календарных дало бы 480 / 90 = 5,3 листа в день. Точка перезаказа опустилась бы до 5,3 × 10 + запас, и цех регулярно ждал бы поставку с пустого склада. Нерабочие дни в знаменателе занижают потребность, поэтому берётся календарь цеха по фактическому графику.

Максимальный суточный расход не стоит брать из одного аномального дня. Если 12 листов цех взял один раз за квартал на срочный заказ, а обычный пик составляет 9, запас по 12 выйдет избыточным, и это решает закупщик вместе с технологом.

Что делать с новыми и редкими материалами?

Для нового материала истории списаний нет, и формулу заменяет оценка по спецификации. Берут норму на изделие, плановое количество изделий на месяц и делят на рабочие дни. Страховой запас ставят в днях, например 5, и корректируют после двух-трёх поставок, когда появится фактический расход.

Редкие материалы, которые покупают под конкретный заказ, в формулу не укладываются. Их закупают по потребности заказа, с резервом под него, а точка перезаказа для такой позиции не имеет смысла. Материалы, которые покупаются постоянно, и материалы под заказ лучше держать в разных группах, чтобы вычисления для первых не искажали заказы вторых.

Какой образец карточки позиции для закупщика?

Для каждого материала достаточно одной строки в таблице. Ниже заполненный пример.

Параметры пересматривают, когда меняется поставщик, сезонность спроса или срок поставки. Общая логика планирования без дефицита разобрана в статье Планирование закупок без дефицита и излишков.

Что делает Bimp, а что нет?

Bimp - украинская облачная ERP для производителей. В карточке товара, секция «Планування», задаются «Швидкість попиту в день» (если оставить 0, система рассчитает её по продажам предыдущего месяца), «Страховий запас, днів» и «Термін доставки, днів». В секции «Облік» - «Мін. залишок» и «Макс. залишок». Далее в «Закупки», вкладка «Планування закупок», колонка «Необхідно закупити» показывает потребность на выбранную дату «Планувати по». Ожидаемые поставки из уже созданных заказов вычитаются, поэтому закупщик не дублирует заказы. Настройка описана в статье Планирование закупок.

Потребность передают в заказ поставщику через Excel. Отчёт фильтруют по поставщику, экспортируют, создают заказ поставщику и загружают файл кнопкой «Імпорт». Названия товаров в документах подставляются из номенклатуры поставщика, поэтому накладная с другим названием не сбивает кладовщика. Свободное количество под продажу, с учётом резервов, видно в отчёте «Залишки товару з резервом».

Чего нет. Максимальный суточный расход и самую долгую поставку она из истории не выбирает, эти числа определяет и вводит закупщик. Размер минимальной партии поставщика и округление до палеты тоже остаются на решении человека. Потребность из отчёта планирования переходит в заказ через Excel. Страницы о закупках и планировании запасов есть на лендингах Закупки и Управление запасами на производстве.

Первая позиция, заведённая по этим формулам, показывает цену надёжности. Страховой запас 88 листов при 1 800 грн за лист означает 158 400 грн, которые всё время лежат на складе, и закупщик решает, платить ли эту сумму за отсутствие простоя.

Дальше по теме: учёт материалов на производстве и нормы расхода материалов.

Частые вопросы