Імпорт товарів і залишків з Excel

Коли використовувати імпорт з Excel

Імпорт з Excel потрібен, якщо номенклатура налічує сотні чи тисячі позицій і вносити їх вручну довго. За одну операцію Bimp створює картки товарів чи послуг, оприбутковує залишки із собівартістю та, за потреби, створює прайс покупця. Шаблон файлу довільний — головне, щоб у першому рядку були заголовки колонок, наприклад «Назва», «Артикул», «Залишок», «Ціна закупки».

Приклад. Компанія вела облік у Excel і переходить у Bimp. Менеджер завантажує файл на 5000 рядків із залишками та закупівельною ціною — і за кілька хвилин має картки всіх товарів та залишки з правильною собівартістю.

Загальний огляд імпортів — у статті Що можна імпортувати в Bimp.

Як підготувати файл

Підготуйте таблицю .xls, .xlsx або .csv. Перед завантаженням:

• перевірте, що в ній немає дублікатів;
• розведіть дані по колонках: «Собівартість» — це ціна закупівлі одиниці, яка потрапить у вартість залишку на складі, «Ціна» — ціна продажу, яка підставлятиметься в замовлення. Не вносьте ціну продажу замість собівартості: прибуток дорівнюватиме нулю, а запаси будуть завищені;
• вкажіть одиниці виміру точно так, як вони названі в Bimp («шт» і «шт.» — різні значення, див. Одиниці виміру);
• якщо в файлі є і товари, і послуги, розділіть їх на два файли — за один імпорт завантажується один тип;
• у файлі має бути не більше 9000 позицій.

Налаштування імпорту

Параметри імпорту задаються на вкладці «Налаштування» вікна імпорту.

1. Відкрийте Склад → Імпорт даних і натисніть Виконати імпорт даних.
2. У вікні «Імпорт» перейдіть на вкладку «Налаштування».
3. У блоці «Довідники для завантаження» увімкніть потрібні перемикачі:
   • «Номенклатура» — завжди увімкнена, створює картки;
   • «Залишки та собівартість» — завантажує кількість і вартість; у файлі мають бути залишки із закупівельною ціною або собівартістю;
   • «Прайс покупця» — створює прайс-лист або змінює ціни в поточному, див. Імпорт прайс-листів.
4. У блоці «Номенклатура» вкажіть «Од. виміру за замовчуванням», «Тип номенклатури за замовчуванням» («Товар» або «Послуга») і «Стаття витрат».
5. У блоці «Пошук номенклатури» оберіть, як Bimp шукатиме наявні позиції: «За артикулом» (найточніше), «За штрихкодом» або «За найменуванням». Знайдену картку Bimp оновить, інакше створить нову.
6. Якщо увімкнено «Залишки та собівартість», вкажіть «Склад» (якщо у файлі немає колонки зі складом) і «Дату оприбуткування».

Яку статтю витрат обрати

Стаття витрат залежить від того, що ви завантажуєте:

Що завантажуєте	Стаття витрат
Товари	«Незавершене виробництво» (або інша стаття з групи «Собівартість»)
Послуги компанії, що продаються	«Незавершене виробництво» — інакше послугу не можна обрати в замовленні покупця і віднести на неї витрати
Виробничі послуги від постачальника, що входять до собівартості	«Незавершене виробництво» або інша стаття з групи «Собівартість»
Адміністративні послуги (оренда, зв’язок) — витрати періоду	Стаття з груп «Адміністративні», «Витрати на збут» тощо

Як завантажити файл і зіставити колонки

1. У вікні «Імпорт» поверніться на вкладку «Файл», перетягніть файл або натисніть оберіть файл і завантажте його. Потім натисніть Далі.
2. У таблиці попереднього перегляду клацніть заголовок колонки (спочатку там «Не завантажувати») і оберіть поле Bimp: наприклад, колонку з назвою — Номенклатура → Найменування, колонку з ціною закупівлі — Залишки та собівартість → Ціна (собівартість). Повторіть для кожної потрібної колонки.
3. Зайві рядки видаліть: відмітьте їх галочками і натисніть Видалити вгорі.
4. Натисніть Завантажити дані (кнопка підтвердження внизу вікна).

Якщо не обрано обов’язкових полів (наприклад, «Найменування»), Bimp покаже помилку. Після виправлення вікно відобразить звіт: скільки позицій завантажилося із загальної кількості.

Що відбувається під час імпорту

Імпорт не затирає існуючі дані, а підсумовує їх. Створений на основі файлу документ «Введення початкових залишків» додає завантажені залишки до наявних: якщо в базі вже 10 одиниць товару, а у файлі ще 5, у системі стане 15.

Bimp автоматично перевіряє номенклатуру. Рядки без помилок позначені блакитним (фіолетовим) знаком оклику, проблемні — жовтим; опис проблеми видно в додатковій колонці та при наведенні. Якщо натиснути Підтвердити, завантажаться лише коректні позиції — помилкові рядки видаляти вручну не потрібно, система їх проігнорує.

Імпорт пройшов, але товарів немає в «Товари та послуги»

Імпорт може завершитися успішно, але товари не з’являються в довіднику, якщо в налаштуваннях компанії увімкнено «Використовувати партії». Тоді Bimp вважає партії обов’язковими для кожного товару, і якщо у файлі немає колонки про партії, створення карток блокується валідацією в фоні.

Щоб повторити імпорт, зробіть одне з двох:

• Вимкнути партії для цих товарів. Додайте у файл колонку, у кожному рядку впишіть «Ні» і зіставте її з полем Номенклатура → Використовувати партії.
• Додати інформацію про партії. Додайте колонку «Партія» і заповніть її для всіх рядків.

Перед великим імпортом переконайтеся, що партійний облік потрібен для всіх типів номенклатури.