Замовлення покупця: як виставити рахунок на товари і послуги

Коли потрібне замовлення покупця

Замовлення покупця створюють щоразу, коли клієнт хоче щось купити: попросив рахунок, оформив замовлення на сайті або домовився з менеджером. Одне замовлення в Bimp виконує три задачі:

• Рахунок на оплату. Друкована форма замовлення — це рахунок для клієнта (PDF або Excel).
• Резерв товару. Кількість із замовлення резервується на складі, тож інший менеджер не продасть той самий товар.
• План грошей і відвантаження. Очікувана оплата потрапляє в платіжний календар, а на підставі замовлення одним кліком створюються продаж, акт виконаних робіт і ТТН.

Приклад. Клієнт ТОВ «Буд-Майстер» просить рахунок на 50 мішків цементу. На складі 100 мішків. Менеджер створює замовлення на 50 шт — вони переходять у резерв, клієнт отримує рахунок у PDF, а у вільному залишку лишається 50 мішків.

Перед початком

Перевірте, що в довідниках уже є:

• покупець — див. Картка контрагента;
• товари або послуги — див. Товари та послуги;
• склад і прайс-лист — див. Склади і Прайс-листи;
• для безготівкової оплати — розрахунковий рахунок компанії, для готівки — каса: Банківські рахунки та каси.

Якщо значення немає у випадному списку поля, спочатку додайте його у відповідний довідник. Загальну послідовність дій — від замовлення до оплати — описано в огляді процесу продажу. Якщо після зміни знижки замовлення не зберігається, див. помилку «Дані заповнені невірно».

Як створити замовлення покупця

1. Відкрийте Продажі → Замовлення і натисніть Створити. Те саме можна зробити з Дашборду кнопкою Замовлення.

2. Заповніть ліву панель «Головне»:

   • «Номер документа» — система присвоїть автоматично, або введіть свій;
   • «Дата створення» — поточна дата; можна змінити на минулу, але не на майбутню;
   • «Покупець» — оберіть зі списку; «Договір» підставиться автоматично, якщо договір з покупцем уже є;
   • «Організація» і «Напрям діяльності» — від чийого імені продаєте і до якого напряму віднести продаж;
   • «Склад» — звідки відвантажуватимете товар;
   • «Прайс лист» — за ним підставляються ціни;
   • «Кількість днів резерву» — скільки днів тримати резерв; 0 означає безстроковий резерв;
   • «Курс прайсу» — потрібен, лише якщо прайс в іншій валюті, ніж валюта обліку; для гривневого прайсу залиште 1;
   • «Автор» і «Відповідальний менеджер».

   

3. На вкладці «Товари, послуги» додайте позиції — одним зі способів з розділу Як додати товари і послуги.

4. За потреби налаштуйте оплату і доставку.

5. Збережіть замовлення кнопкою з галочкою у верхній частині лівої панелі. Замовлення отримає статус «Новий».

Як додати товари і послуги

Позиції замовлення додаються на вкладці «Товари, послуги» трьома способами.

По одній позиції. Натисніть Додати і знайдіть товар чи послугу в полі «Номенклатура» за назвою, штрихкодом або артикулом. Швидше — відсканувати штрихкод або ввести код у поле «Код або артикул». Якщо позиції ще немає в Bimp, натисніть Створити просто в полі «Номенклатура» — нова позиція збережеться в довіднику «Товари та послуги».

Кілька позицій одразу. Натисніть Вибрати продукти, відмітьте потрібні позиції (для послуг оберіть тип «Послуга»), вкажіть кількість і ціну та натисніть Перенести до документа.

Списком з Excel. Натисніть Імпорт, оберіть файл, перевірте дані і натисніть Підтвердити. Формат файлу — у статті Що можна імпортувати в Bimp.

Для кожного рядка Bimp заповнює:

Колонка	Що означає
«Кількість»	скільки продаєте
«Резерв»	скільки з цієї кількості зарезервовано на складі; за замовчуванням дорівнює кількості, якщо товар є
«Ціна», «Ціна у валюті прайса»	ціна з прайс-листа; можна змінити вручну
«Знижка», «Сума знижки»	знижка у відсотках або сумою
«Сума»	рахується автоматично
«Залишок на складі»	скільки товару зараз є на обраному складі
«Специфікація», «Закомплектовано»	для товарів, які виготовляються за специфікацією

Як налаштувати оплату

Блок «Оплата» визначає, як клієнт платитиме і коли чекати гроші.

1. Наведіть курсор на секцію «Оплата» в лівій панелі і натисніть Редагувати.
2. У полі «Тип взаєморозрахунків» оберіть Безготівковий або Готівка.
   • Для безготівкового розрахунку вкажіть «Розрахунковий рахунок» компанії і «Банківський рахунок покупця».
   • Для готівки оберіть, через що надходить оплата: касу або картку.
3. Відмітьте «Додати в платіжний календар», щоб очікувана оплата з’явилась у платіжному календарі.
4. У полі «Відтермінування» оберіть:
   • Без відстрочки — клієнт платить одразу;
   • Повна — уся сума одним платежем, але пізніше;
   • Часткова — кількома платежами у визначені дати.
5. Збережіть зміни галочкою.

У списках доступні лише ті рахунки й каси, які вже є в довідниках. Виписки ПриватБанку і Монобанку можна отримувати автоматично — див. Автоматичний обмін з банками.

Як заповнити доставку

Наведіть курсор на секцію «Доставка», натисніть Редагувати, вкажіть дані доставки і збережіть галочкою. Якщо підключена Нова Пошта, з замовлення можна одразу створити ТТН.

Що відбувається після збереження

Після збереження замовлення покупця:

• товар із колонки «Резерв» зарезервований і не потрапляє у вільний залишок — див. Резервування товарів;
• очікувана оплата видна в платіжному календарі (якщо ви її туди додали);
• замовлення має статус «Новий»; статус змінюють вручну або автоматично — див. Статуси замовлення;
• з меню «три крапки» у шапці документа доступні друк, копіювання та інші дії; рахунок для клієнта друкується звідти — див. Друк документів продажу.

Далі за замовленням зазвичай створюють:

1. Оплату від покупця — коли клієнт заплатив;
2. Продаж товарів, послуг — коли відвантажили товар;
3. Акт виконаних робіт — для послуг.

Усі вони створюються кнопкою Створити на підставі в замовленні, без повторного введення позицій — див. Створення документа на підставі.