Облік матеріалів на виробництві: з чого почати

Таблиця залишків показує 40 кг клею, а в цеху на полиці порожня банка. Облік матеріалів на виробництві - це ланцюжок документів, у якому кожен кілограм і кожен аркуш має прихід, місце зберігання, списання на конкретний виріб і залишок на будь-яку дату.

Починати доводиться з трьох речей. Довідник матеріалів і складів, початкові залишки, правило, що матеріал рухається лише разом з документом. Резерви, норми, ліміти й інвентаризацію додають шарами вже після цього.

Що саме обліковують на виробництві?

Матеріали - це сировина, комплектуючі, допоміжні речовини й пакування, які входять до виробу або супроводжують його виготовлення. Кожна позиція має назву, одиницю виміру і склад, на якому лежить. Аркуш ДСП, метр профілю, кілограм клею, коробка. Купують їх в одних одиницях, а списують в інших: рулон прийшов, метри пішли у розкрій.

Окремо стоїть норма витрати на виріб. Вона живе в специфікації, і від неї залежать два числа, які цікавлять власника: скільки матеріалу потрібно під замовлення і скільки пішло фактично. Різниця між ними дає перевитрату або недовкладення.

Третій елемент - місця. Склад матеріалів, цех і склад готової продукції дають розуміння, що ще не використано, що вже в роботі, а що готове до відвантаження.

З чого почати облік матеріалів на виробництві?

Перший крок - зібрати довідник. Для кожного матеріалу потрібні унікальна назва, одиниця виміру і, якщо матеріал закуповують у кількох постачальників, їхні назви з прайсів, щоб комірник міг звірити накладну з каталогом. Дублі на кшталт «ДСП 16 біла» і «ДСП білий 16мм» розбивають один залишок на два, тому довідник чистять до початку.

Другий крок - структура складів. Для невеликого цеху достатньо трьох точок, де кожна має відповідального: склад матеріалів, цех, склад готової продукції. Стелажі й комірки додають, коли пошук потрібної партії забирає помітний час.

Третій крок - початкові залишки. Їх беруть з фізичного перерахунку на конкретну дату. Остання таблиця для цього не годиться, бо вже накопичила розбіжності. Матеріал, якого немає на полиці, у стартовий залишок не потрапляє.

Четвертий крок - правило документа. З моменту запуску матеріал не виходить зі складу без переміщення чи списання. Спершу воно здається бюрократією, але кожен «вільно взятий» аркуш пізніше перетворюється на розбіжність, яку шукають тижнями.

Які документи рухають матеріал від приходу до виробу?

Шлях матеріалу складається з п’яти подій - надходження, видача в цех, списання на виріб, списання втрат та інвентаризація. Кожній відповідає документ, і разом вони дозволяють відновити залишок на будь-яку дату.

Для планування закупівель до цього ланцюжка додається резерв. Матеріал, закріплений за замовленням, лишається на складі фізично, але не вважається вільним, тому закупівельник бачить фактичну нестачу замість загального залишку.

Як виглядає облік матеріалів на прикладі цеху шаф-купе?

Приклад умовний: цех виготовляє шафи-купе. Норма на одну шафу становить 4 аркуші ДСП 16 мм, закупівельна ціна аркуша 1 800 грн. За місяць цех випустив 60 шаф. Нижче рух матеріалу за цей місяць.

Розрахунок покроково. Надходження 180 + 120 = 300. Доступно за місяць 200 + 300 = 500 аркушів. Розрахунковий залишок 500 − 240 − 6 = 254. Факт 248, отже нестача 254 − 248 = 6 аркушів, або 6 × 1 800 = 10 800 грн.

Підсумок по місяцю такий. Брак 6 аркушів і нестача 6 аркушів разом дають 12 аркушів, тобто 12 / 500 = 2,4% доступного матеріалу. У грошах це 12 × 1 800 = 21 600 грн. Брак має документ, причину й відповідального. Нестача такого не має, і саме її шукають: частина нормативної обрізки, що не оформлена, помилка в нормі або матеріал, узятий без накладної. Без інвентаризації ці 10 800 грн лишилися б у розрахунковому залишку, а в наступному місяці замовлення на 248 аркушів «виглядало б» забезпеченим на 254.

Як контролювати перевитрату матеріалів?

Норма в специфікації дає точку відліку. Для кожного матеріалу задають допустимий мінімум і максимум на виріб, а факт порівнюють з цими межами при закритті випуску. Перевитрата показується з плюсом, недовкладення з мінусом.

Якщо контроль працює лише як звіт, його читають раз на місяць. Тому межі корисно прив’язати до самого документа випуску: відхилення блокує проведення, а дозволити його може відповідальна особа з фіксацією в історії. Такий порядок змушує майстра пояснити, чому на десяту шафу пішло 5 аркушів замість 4.

Який зразок картки матеріалу достатній для старту?

Для початку вистачає кількох полів, які відповідають на питання закупівельника, комірника й технолога.

Як рахувати мінімальний залишок і страховий запас, розібрано окремо в статті про планування закупівель без дефіциту.

Як організувати видачу матеріалу в цех?

Видача в цех - місце, де облік найчастіше розривається. Комірник віддає матеріал за усною заявкою, майстер бере зі складу сам, а залишки лишаються в кінці зміни на верстаті. Кожен із цих випадків дає рух без документа.

Стійкіше працює схема з одним джерелом заявки. Потребу рахують із замовлення виробництва за специфікацією, комірник передає матеріал переміщенням на склад цеху, а наприкінці випуску невикористаний залишок повертається назад тим самим документом. Тоді залишок цеху відповідає тому, що фізично лежить у цеху, і ним можна користуватися при плануванні наступної зміни.

Окремо вирішують питання обрізків. Якщо обрізок придатний для наступних виробів, його лишають на складі як окрему позицію. Якщо ні, оформлюють списання з причиною, і в кінці місяця видно, скільки грошей забирає розкрій.

Які розбіжності виникають на старті і звідки вони беруться?

Перші місяці після запуску показують, де процес розходиться з документами. Причини повторюються, бо мають механічне пояснення.

Дубль у довіднику розбиває один матеріал на два рядки, і залишок кожного виглядає вдвічі меншим, ніж є. Різні одиниці виміру при закупівлі й списанні дають помилку в кількості, якщо коефіцієнт перерахунку не заданий. Норма в специфікації, складена за старим кресленням, створює перевитрату на кожному виробі, хоча цех працює правильно. Матеріал, узятий до оформлення накладної, з’являється в обліку лише при надходженні й тимчасово дає від’ємний залишок.

З останнього випадку видно, навіщо потрібне налаштування контролю залишків. Коли облік забороняє списання в мінус, цех змушує комірника оформити надходження вчасно. Коли дозволяє, від’ємний залишок накопичується тихо, і його помічають при інвентаризації.

Що перевіряти щомісяця, коли облік уже запущено?

Для звірки вистачає чотирьох дій.

Перша дія - порівняти розрахунковий залишок із фактом хоча б по найдорожчих позиціях. Друга - переглянути відхилення від норм у випущених замовленнях і знайти матеріали, де перевитрата повторюється. Третя - перевірити, чи немає матеріалів із від’ємним залишком або з надходженням, яке досі не проведено. Четверта - звірити мінімальні залишки із фактичною швидкістю споживання за квартал, бо норма, задана рік тому, уже може не відповідати поточному обсягу випуску.

Що робить Bimp, а що ні?

Bimp - українська хмарна ERP для виробників. У Bimp складський облік складається з довідників складів і місць зберігання та документів, що змінюють залишки: оприбуткування, переміщення, списання й інвентаризація. Залишки й резерви оновлюються з документів закупівель, продажів і виробництва автоматично. Налаштування йде в такому порядку - склади, контроль залишків, товари, початкові залишки, серії для позицій, де вони потрібні. Подробиці в огляді складського обліку.

Норми зберігаються в специфікації, а під замовлення покупця матеріали резервуються документом «Резервування запасів (матеріали)», див. резервування матеріалів. Для контролю перевитрат у специфікації задають «Мінімальну кількість» і «Максимальну кількість»: замовлення виробництва лише показує відхилення, а компонування блокує збереження, доки їх не виправлять або не підтвердить адміністратор чи власник (ліміти списання матеріалів). Рух кожної позиції видно у звіті «Рух товарів», а вільну кількість під продаж - у звіті «Залишки товару з резервом».

Чого немає. Bimp веде управлінський облік, тож бухгалтерська програма лишається для регламентованої звітності. Норму й допустимі межі вибирає технолог. Система порівнює факт із введеним значенням і не перевіряє, чи значення обґрунтоване. Повний огляд функцій складу є на сторінках Управління запасами на виробництві і Склад.

Скільки часу займає перехід на облік за документами?

Конкретний строк залежить від кількості позицій і того, наскільки чистий довідник. Найбільше часу йде на перерахунок залишків і зведення назв до одної, налаштування системи займає менше. Запуск без цього кроку переносить стару розбіжність у нову систему.

Висновок з прикладу: залишок у таблиці збігається з полицею рівно настільки, наскільки кожен рух матеріалу має документ. Інвентаризація показує, де цей ланцюжок розірвано.

Далі за темою: скільки замовляти постачальнику і як порахувати страховий запас, норми витрат матеріалів і контроль перевитрат, облік давальницької сировини.

Приклад на складі електроніки - у сценарії «Інвентаризація на виробництві без зупинки».

Часті питання