Controlo de materiais na produção: por onde começar e que documentos usar

A folha de saldos mostra 40 kg de cola e, na oficina, a lata na prateleira está vazia. O controlo de materiais na produção é uma cadeia de documentos em que cada quilograma e cada chapa têm entrada, local de armazenamento, abate para um produto concreto e saldo em qualquer data.

Há que começar por três coisas. O catálogo de materiais e armazéns, os saldos iniciais e a regra de que o material só se move com documento. Reservas, normas, limites e inventário juntam-se por camadas, depois disso.

O que se controla exatamente na produção?

Materiais são a matéria-prima, os componentes, as substâncias auxiliares e as embalagens que entram no produto ou acompanham o seu fabrico. Cada artigo tem designação, unidade de medida e o armazém onde está. Uma chapa de aglomerado, um metro de perfil, um quilograma de cola, uma caixa. Compram-se numa unidade e abatem-se noutra: chegou o rolo, foram metros para o corte.

À parte está a norma de consumo por produto. Vive na lista de materiais e dela dependem dois números que interessam ao proprietário: quanto material é preciso para uma encomenda e quanto se gastou efetivamente. A diferença dá o excesso de consumo ou o consumo a menos.

O terceiro elemento são os locais. O armazém de materiais, a oficina e o armazém de produto acabado dão a noção do que ainda não foi usado, do que já está em trabalho e do que está pronto para expedir.

Por onde começar o controlo de materiais na produção?

O primeiro passo é montar o catálogo. Cada material precisa de uma designação única, uma unidade de medida e, se se compra a vários fornecedores, os nomes nas suas tabelas de preços, para o fiel de armazém conferir a guia com o catálogo. Duplicados como “Aglomerado 16 branco” e “Aglomerado branco 16mm” partem um saldo em dois, por isso o catálogo limpa-se antes de começar.

O segundo passo é a estrutura de armazéns. Para uma oficina pequena bastam três pontos, cada um com um responsável: armazém de materiais, oficina, armazém de produto acabado. Prateleiras e células acrescentam-se quando procurar o lote certo consome tempo visível.

O terceiro passo são os saldos iniciais. Tiram-se de uma contagem física numa data concreta. A última folha de cálculo não serve, porque já acumulou divergências. O material que não está na prateleira não entra no saldo inicial.

O quarto passo é a regra do documento. Desde o arranque, o material não sai do armazém sem transferência ou abate. À primeira vista parece burocracia, mas cada chapa “levada à vontade” transforma-se mais tarde numa divergência que se procura durante semanas.

Que documentos movem o material da entrada ao produto?

O caminho do material compõe-se de cinco eventos: entrada, saída para a oficina, abate para o produto, abate de perdas e inventário. A cada um corresponde um documento, e em conjunto permitem reconstituir o saldo em qualquer data.

Para o planeamento de compras junta-se a esta cadeia a reserva. O material atribuído a uma encomenda continua fisicamente no armazém, mas não se considera livre, por isso o comprador vê a falta real em vez do saldo total.

Como é o controlo de materiais no exemplo de uma oficina de roupeiros?

O exemplo é fictício: uma oficina fabrica roupeiros de portas de correr. A norma por roupeiro é de 4 chapas de aglomerado de 16 mm, e o preço de compra da chapa é de 90 €. Durante o mês, a oficina produziu 60 roupeiros. Segue o movimento do material nesse mês.

O cálculo passo a passo. Entradas 180 + 120 = 300. Disponível no mês 200 + 300 = 500 chapas. Saldo calculado 500 - 240 - 6 = 254. O real é 248, logo a falta é 254 - 248 = 6 chapas, ou 6 × 90 = 540 €.

O resumo do mês é este. Refugo de 6 chapas e falta de 6 chapas dão 12 chapas, ou seja, 12 / 500 = 2,4% do material disponível. Em dinheiro, 12 × 90 = 1 080 €. O refugo tem documento, causa e responsável. A falta não tem, e é essa que se procura: parte das aparas normais sem registo, um erro na norma ou material levado sem guia. Sem inventário, estes 540 € ficariam no saldo calculado, e no mês seguinte uma encomenda de 248 chapas “pareceria” coberta por 254.

Como controlar o excesso de consumo de materiais?

A norma da lista de materiais dá o ponto de referência. Para cada material definem-se o mínimo e o máximo admissíveis por produto, e o consumo real compara-se com esses limites ao fechar a produção. O excesso mostra-se com sinal mais, o consumo a menos com sinal menos.

Se o controlo funciona só como relatório, lê-se uma vez por mês. Por isso é útil ligar os limites ao próprio documento de produção: o desvio bloqueia o registo e só um responsável o pode autorizar, ficando registado no histórico. Esta ordem obriga o encarregado a explicar porque é que no décimo roupeiro foram 5 chapas em vez de 4.

Que modelo de ficha de material basta para começar?

Para começar bastam alguns campos que respondem às perguntas do comprador, do fiel de armazém e do técnico.

Como calcular o saldo mínimo e o stock de segurança, explica-se à parte, no planeamento de compras sem rutura.

Como organizar a saída de material para a oficina?

A saída para a oficina é o ponto em que o controlo mais vezes se rompe. O fiel de armazém entrega material a pedido verbal, o encarregado serve-se sozinho, e as sobras ficam no fim do turno na máquina. Cada um destes casos gera movimento sem documento.

Funciona melhor um esquema com uma só fonte de pedido. A necessidade calcula-se a partir da ordem de produção pela lista de materiais, o fiel entrega o material com uma transferência para o armazém da oficina e, no fim da produção, o saldo não usado regressa com o mesmo documento. Assim, o saldo da oficina corresponde ao que está fisicamente na oficina e pode usar-se para planear o turno seguinte.

À parte decide-se o que fazer com as aparas. Se uma apara serve para produtos seguintes, fica em armazém como artigo separado. Se não serve, regista-se o abate com a causa, e no fim do mês vê-se quanto dinheiro consome o corte.

Que divergências surgem no arranque e de onde vêm?

Os primeiros meses depois do arranque mostram onde o processo se afasta dos documentos. As causas repetem-se, porque têm explicação mecânica.

Um duplicado no catálogo parte um material em duas linhas, e o saldo de cada uma parece metade do real. Unidades de medida diferentes na compra e no abate dão erro de quantidade se o coeficiente de conversão não estiver definido. Uma norma da lista de materiais feita com um desenho antigo gera excesso em todos os produtos, embora a oficina trabalhe bem. Material levado antes de a guia ser registada só aparece no registo na entrada e dá temporariamente saldo negativo.

O último caso mostra para que serve a definição de controlo de saldos. Quando o sistema proíbe o abate a negativo, a oficina obriga o fiel a registar a entrada a tempo. Quando permite, o saldo negativo acumula-se em silêncio e só se nota no inventário.

O que verificar todos os meses, com o controlo já a funcionar?

Para a conferência bastam quatro ações.

A primeira é comparar o saldo calculado com o real, pelo menos nos artigos mais caros. A segunda, rever os desvios das normas nas ordens concluídas e encontrar os materiais em que o excesso se repete. A terceira, verificar se há materiais com saldo negativo ou com uma entrada ainda por registar. A quarta, conferir os saldos mínimos com a velocidade real de consumo do trimestre, porque uma norma definida há um ano pode já não corresponder ao volume atual de produção.

O que faz o Bimp e o que não faz?

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes. O registo de armazém no Bimp compõe-se de catálogos de armazéns e locais de armazenamento e de documentos que alteram saldos: entrada em stock, transferência, abate e inventário. Saldos e reservas atualizam-se automaticamente a partir dos documentos de compras, vendas e produção. A configuração segue esta ordem: armazéns, controlo de saldos, artigos, saldos iniciais, séries para os artigos onde são precisas. Os detalhes estão na visão geral da gestão de armazém.

As normas ficam guardadas na lista de materiais e, para uma “Customer order”, os materiais reservam-se com o documento “Stock reservation (materials)”, ver reserva de materiais. Para controlar os excessos de consumo, definem-se na lista de materiais a “Minimum quantity” e a “Maximum quantity”: a ordem de produção apenas mostra o desvio, e a “Assembly” (montagem do produto a partir dos componentes) bloqueia a gravação até serem corrigidos ou confirmados pelo administrador ou pelo proprietário (controlo do consumo de materiais). O movimento de cada artigo vê-se no relatório “Stock movement”, e a quantidade livre para venda no relatório “Stock with reserve”.

O que não existe. O Bimp faz contabilidade de gestão, por isso o programa de contabilidade continua a ser necessário para a informação oficial. A norma e os limites admissíveis escolhe-os o técnico. O sistema compara o real com o valor introduzido e não verifica se o valor é fundamentado. Há uma visão completa das funções de armazém nas páginas Gestão de stocks na produção e Armazém.

Quanto tempo leva passar a controlar por documentos?

O prazo concreto depende do número de artigos e do estado do catálogo. O que mais tempo consome é recontar os saldos e uniformizar os nomes, a configuração do sistema leva menos. Arrancar sem este passo leva a velha divergência para o novo sistema.

A conclusão do exemplo: o saldo da folha coincide com a prateleira exatamente na medida em que cada movimento de material tem documento. O inventário mostra onde a cadeia está partida.

Sobre o tema, leia ainda: quanto encomendar ao fornecedor e como calcular o stock de segurança, normas de consumo de materiais e controlo de excessos, contabilização do trabalho a feitio.

Perguntas frequentes