Ewidencja materiałów w produkcji: od czego zacząć

Tabela stanów pokazuje 40 kg kleju, a na półce w hali stoi pusty pojemnik. Ewidencja materiałów w produkcji to łańcuch dokumentów, w którym każdy kilogram i każdy arkusz ma przyjęcie, miejsce przechowywania, rozchód na konkretny wyrób i stan na dowolną datę.

Zaczynać trzeba od trzech rzeczy. Kartoteka materiałów i magazynów, stany początkowe, zasada, że materiał rusza się tylko razem z dokumentem. Rezerwacje, normy, limity i inwentaryzację dokłada się warstwami dopiero potem.

Co dokładnie ewidencjonuje się w produkcji?

Materiały to surowce, komponenty, środki pomocnicze i opakowania, które wchodzą do wyrobu albo towarzyszą jego wytwarzaniu. Każda pozycja ma nazwę, jednostkę miary i magazyn, na którym leży. Arkusz płyty, metr profilu, kilogram kleju, karton. Kupuje się je w jednych jednostkach, a zużywa w innych: rolka przyszła, metry poszły w cięcie.

Osobno stoi norma zużycia na wyrób. Żyje w specyfikacji, a od niej zależą dwie liczby, które interesują właściciela: ile materiału potrzeba pod zamówienie i ile poszło faktycznie. Różnica między nimi daje przekroczenie albo niedokładanie.

Trzeci element to miejsca. Magazyn materiałów, hala i magazyn wyrobów gotowych dają obraz tego, co jeszcze nie zużyto, co jest już w pracy, a co gotowe do wysyłki.

Od czego zacząć ewidencję materiałów w produkcji?

Pierwszy krok to zebranie kartoteki. Dla każdego materiału potrzebne są unikalna nazwa, jednostka miary i, jeśli materiał kupuje się u kilku dostawców, ich nazwy z cenników, żeby magazynier mógł porównać dokument z katalogiem. Duplikaty typu „Płyta 16 biała” i „Płyta biała 16mm” rozbijają jeden stan na dwa, więc kartotekę czyści się przed startem.

Drugi krok to struktura magazynów. Dla małego zakładu wystarczą trzy punkty, każdy z osobą odpowiedzialną: magazyn materiałów, hala, magazyn wyrobów gotowych. Regały i półki dodaje się, gdy szukanie właściwej partii zabiera zauważalny czas.

Trzeci krok to stany początkowe. Bierze się je z fizycznego przeliczenia na konkretną datę. Ostatnia tabela się do tego nie nadaje, bo już zgromadziła rozbieżności. Materiał, którego nie ma na półce, do stanu startowego nie trafia.

Czwarty krok to zasada dokumentu. Od momentu startu materiał nie wychodzi z magazynu bez przesunięcia albo spisania. Z początku wygląda to na biurokrację, ale każdy „swobodnie wzięty” arkusz zamienia się później w rozbieżność, której szuka się tygodniami.

Jakie dokumenty prowadzą materiał od przyjęcia do wyrobu?

Droga materiału składa się z pięciu zdarzeń: przyjęcia, wydania na halę, rozchodu na wyrób, spisania strat i inwentaryzacji. Każdemu odpowiada dokument, a razem pozwalają odtworzyć stan na dowolną datę.

Do planowania zakupów dokłada się do tego łańcucha rezerwację. Materiał przypisany do zamówienia leży fizycznie na magazynie, ale nie liczy się jako wolny, więc zaopatrzeniowiec widzi faktyczny niedobór zamiast ogólnego stanu.

Jak wygląda ewidencja materiałów na przykładzie zakładu szaf przesuwnych?

Przykład jest umowny: zakład wytwarza szafy przesuwne. Norma na jedną szafę to 4 arkusze płyty wiórowej 16 mm, cena zakupu arkusza 180 PLN. W miesiącu zakład wyprodukował 60 szaf. Niżej ruch materiału za ten miesiąc.

Rachunek krok po kroku. Przyjęcia 180 + 120 = 300. Dostępne w miesiącu 200 + 300 = 500 arkuszy. Stan wyliczony 500 − 240 − 6 = 254. Fakt 248, więc niedobór 254 − 248 = 6 arkuszy, czyli 6 × 180 = 1 080 PLN.

Podsumowanie miesiąca jest takie. Brak 6 arkuszy i niedobór 6 arkuszy razem dają 12 arkuszy, czyli 12 / 500 = 2,4% dostępnego materiału. W pieniądzach to 12 × 180 = 2 160 PLN. Brak ma dokument, przyczynę i osobę odpowiedzialną. Niedobór takich nie ma i właśnie jego się szuka: część nieujętych odpadów normatywnych, błąd w normie albo materiał wzięty bez dokumentu. Bez inwentaryzacji te 1 080 PLN zostałyby w stanie wyliczonym, a w następnym miesiącu zamówienie na 248 arkuszy „wyglądałoby” na zabezpieczone 254.

Jak kontrolować przekroczenia zużycia materiałów?

Norma w specyfikacji daje punkt odniesienia. Dla każdego materiału ustawia się dopuszczalne minimum i maksimum na wyrób, a fakt porównuje z tymi granicami przy zamknięciu produkcji. Przekroczenie pokazuje się z plusem, niedokładanie z minusem.

Jeśli kontrola działa tylko jako raport, czyta się go raz w miesiącu. Dlatego granice warto powiązać z samym dokumentem produkcji: odchylenie blokuje księgowanie, a dopuścić je może osoba odpowiedzialna z zapisem w historii. Taki porządek zmusza mistrza do wyjaśnienia, czemu na dziesiątą szafę poszło 5 arkuszy zamiast 4.

Jaki wzór karty materiału wystarczy na start?

Na początek wystarczy kilka pól, które odpowiadają na pytania zaopatrzeniowca, magazyniera i technologa.

Jak liczyć stan minimalny i zapas bezpieczeństwa, opisano osobno w artykule o kupowaniu materiałów do produkcji.

Jak zorganizować wydawanie materiału na halę?

Wydanie na halę to miejsce, gdzie ewidencja najczęściej się rwie. Magazynier wydaje materiał na ustne zgłoszenie, mistrz bierze z magazynu sam, a resztki zostają na koniec zmiany przy maszynie. Każdy z tych przypadków daje ruch bez dokumentu.

Stabilniej działa schemat z jednym źródłem zapotrzebowania. Potrzebę liczy się z zamówienia na produkcję według specyfikacji, magazynier przekazuje materiał przesunięciem na magazyn hali, a na koniec produkcji niewykorzystana reszta wraca tym samym dokumentem. Wtedy stan hali odpowiada temu, co fizycznie leży na hali, i można na nim polegać przy planowaniu następnej zmiany.

Osobno rozstrzyga się sprawę ścinków. Jeśli ścinek nadaje się do następnych wyrobów, zostawia się go na magazynie jako osobną pozycję. Jeśli nie, ujmuje się spisanie z przyczyną, i na koniec miesiąca widać, ile pieniędzy zabiera cięcie.

Jakie rozbieżności pojawiają się na starcie i skąd się biorą?

Pierwsze miesiące po uruchomieniu pokazują, gdzie proces rozjeżdża się z dokumentami. Przyczyny się powtarzają, bo mają mechaniczne wyjaśnienie.

Duplikat w kartotece rozbija jeden materiał na dwa wiersze, a stan każdego wygląda na dwa razy mniejszy, niż jest. Różne jednostki miary przy zakupie i rozchodzie dają błąd w ilości, jeśli przelicznik nie jest ustawiony. Norma w specyfikacji, sporządzona według starego rysunku, tworzy przekroczenie na każdym wyrobie, choć hala pracuje poprawnie. Materiał wzięty przed wystawieniem dokumentu przyjęcia pojawia się w ewidencji dopiero przy przyjęciu i na jakiś czas daje ujemny stan.

Z ostatniego przypadku widać, po co jest ustawienie kontroli stanów. Gdy ewidencja zabrania rozchodu na minus, hala zmusza magazyniera do wystawienia przyjęcia na czas. Gdy pozwala, ujemny stan narasta po cichu i zauważa się go przy inwentaryzacji.

Co sprawdzać co miesiąc, gdy ewidencja już działa?

Do uzgodnienia wystarczą cztery działania.

Pierwsze to porównać stan wyliczony z faktem choćby dla najdroższych pozycji. Drugie to przejrzeć odchylenia od norm w wykonanych zamówieniach i znaleźć materiały, na których przekroczenie się powtarza. Trzecie to sprawdzić, czy nie ma materiałów z ujemnym stanem albo z przyjęciem, które wciąż nie jest zaksięgowane. Czwarte to zestawić stany minimalne z faktyczną szybkością zużycia z kwartału, bo norma ustawiona rok temu może już nie odpowiadać obecnemu wolumenowi produkcji.

Co robi Bimp, a czego nie robi?

Bimp to ukraiński chmurowy system ERP dla producentów. Ewidencja magazynowa w Bimp składa się ze słowników magazynów i miejsc przechowywania oraz dokumentów zmieniających stany: przyjęcia zapasów, przesunięcia, spisania i inwentaryzacji. Stany i rezerwacje aktualizują się z dokumentów zakupów, sprzedaży i produkcji automatycznie. Ustawia się to w takiej kolejności: magazyny, kontrola stanów, towary, stany początkowe, serie dla pozycji, gdzie są potrzebne. Szczegóły w przeglądzie ewidencji magazynowej.

Normy przechowuje specyfikacja, a pod „Customer order” materiały rezerwuje się dokumentem „Stock reservation (materials)”, zob. rezerwowanie materiałów. Do kontroli przekroczeń w specyfikacji ustawia się „Minimum quantity” i „Maximum quantity”: zamówienie na produkcję tylko pokazuje odchylenie, a „Assembly” (montaż wyrobu z komponentów) blokuje zapis, dopóki ich nie poprawiono albo nie potwierdzi administrator czy właściciel (limity zużycia materiałów). Ruch każdej pozycji widać w raporcie „Stock movement”, a ilość wolną do sprzedaży w raporcie „Stock with reserve”.

Czego nie ma. Bimp prowadzi rachunkowość zarządczą, więc program księgowy zostaje do sprawozdawczości obowiązkowej. Normę i dopuszczalne granice wybiera technolog. System porównuje fakt z wpisaną wartością i nie sprawdza, czy wartość jest uzasadniona. Pełny przegląd funkcji magazynu jest na stronach Bimp o zarządzaniu zapasami w produkcji i Magazyn.

Ile czasu zajmuje przejście na ewidencję według dokumentów?

Konkretny termin zależy od liczby pozycji i od tego, jak czysta jest kartoteka. Najwięcej czasu idzie na przeliczenie stanów i sprowadzenie nazw do jednej, ustawienie systemu zajmuje mniej. Start bez tego kroku przenosi starą rozbieżność do nowego systemu.

Wniosek z przykładu: stan w tabeli zgadza się z półką dokładnie tak bardzo, jak bardzo każdy ruch materiału ma dokument. Inwentaryzacja pokazuje, gdzie ten łańcuch jest zerwany.

Dalej w temacie: ile zamawiać u dostawcy i jak policzyć zapas bezpieczeństwa, normy zużycia materiałów i kontrola przekroczeń, ewidencja materiałów powierzonych do przerobu.

Często zadawane pytania