Materialwirtschaft in der Fertigung: Wo man anfängt

Die Bestandstabelle zeigt 40 kg Leim, doch im Regal der Werkstatt steht ein leerer Eimer. Die Materialwirtschaft in der Fertigung ist eine Belegkette, in der jedes Kilogramm und jede Platte einen Eingang, einen Lagerplatz, eine Abbuchung auf ein bestimmtes Erzeugnis und einen Bestand zu jedem Datum hat.

Anfangen muss man mit drei Dingen: dem Verzeichnis der Materialien und Lager, den Anfangsbeständen und der Regel, dass Material sich nur mit einem Beleg bewegt. Reservierungen, Normen, Limits und Inventur kommen danach Schicht für Schicht dazu.

Was wird in der Fertigung erfasst?

Materialien sind Rohstoffe, Komponenten, Hilfsstoffe und Verpackung, die in das Erzeugnis eingehen oder seine Fertigung begleiten. Jede Position hat einen Namen, eine Maßeinheit und das Lager, in dem sie liegt. Eine Spanplatte, ein Meter Profil, ein Kilogramm Leim, ein Karton. Eingekauft wird in einer Einheit, abgebucht in einer anderen: Die Rolle kam an, die Meter gingen in den Zuschnitt.

Gesondert steht die Verbrauchsnorm je Erzeugnis. Sie lebt in der Stückliste, und von ihr hängen zwei Zahlen ab, die den Inhaber interessieren: wie viel Material für einen Auftrag nötig ist und wie viel tatsächlich verbraucht wurde. Die Differenz ist Mehr- oder Minderverbrauch.

Das dritte Element sind die Orte. Materiallager, Fertigung und Fertigwarenlager zeigen, was noch nicht verwendet ist, was schon in Arbeit ist und was versandbereit liegt.

Wo fängt man mit der Materialwirtschaft in der Fertigung an?

Der erste Schritt ist das Stammdatenverzeichnis. Jedes Material braucht einen eindeutigen Namen, eine Maßeinheit und, wenn es bei mehreren Lieferanten gekauft wird, deren Bezeichnungen aus den Preislisten, damit der Lagerist den Lieferschein mit dem Katalog abgleichen kann. Dubletten wie „Spanplatte 16 weiß“ und „Spanplatte weiß 16mm“ teilen einen Bestand auf zwei auf, deshalb bereinigt man das Verzeichnis vorab.

Der zweite Schritt ist die Lagerstruktur. Für eine kleine Werkstatt genügen drei Punkte mit jeweils einem Verantwortlichen: Materiallager, Fertigung, Fertigwarenlager. Regale und Fächer kommen dazu, wenn die Suche nach der richtigen Charge spürbar Zeit kostet.

Der dritte Schritt sind die Anfangsbestände. Sie stammen aus einer physischen Zählung zu einem bestimmten Datum. Die letzte Tabelle taugt dafür nicht, weil sie schon Abweichungen angesammelt hat. Material, das nicht im Regal liegt, gehört nicht in den Anfangsbestand.

Der vierte Schritt ist die Belegregel. Ab dem Start verlässt Material das Lager nicht ohne „Stock transfer“ (Umlagerung zwischen Lagern) oder Abbuchung. Zuerst wirkt das bürokratisch, aber jede „frei genommene“ Platte wird später zu einer Differenz, die man wochenlang sucht.

Welche Belege bewegen Material vom Eingang bis zum Erzeugnis?

Der Weg des Materials besteht aus fünf Ereignissen: „Goods receipt“, Ausgabe an die Fertigung, Abbuchung auf das Erzeugnis, Abbuchung von Verlusten und Inventur. Jedem entspricht ein Beleg, und zusammen erlauben sie, den Bestand zu jedem Datum zu rekonstruieren.

Für die „Purchase planning“ kommt in diese Kette die Reservierung. Material, das einem Auftrag zugewiesen ist, bleibt physisch im Lager, gilt aber nicht als frei, und der Einkäufer sieht den tatsächlichen Fehlbestand statt des Gesamtbestands.

Wie sieht Materialwirtschaft am Beispiel einer Schrankwerkstatt aus?

Das Beispiel ist fiktiv: Eine Werkstatt baut Schiebetürschränke. Die Norm beträgt 4 Spanplatten 16 mm je Schrank, der Einkaufspreis je Platte 45 EUR. Im Monat wurden 60 Schränke gefertigt. Unten die Materialbewegung des Monats.

Die Rechnung Schritt für Schritt. „Goods receipt“ 180 + 120 = 300. Verfügbar im Monat 200 + 300 = 500 Platten. Rechnerischer Bestand 500 − 240 − 6 = 254. Befund 248, also ein Fehlbestand von 254 − 248 = 6 Platten oder 6 × 45 = 270 EUR.

Die Monatsbilanz: 6 Platten Ausschuss und 6 Platten Fehlbestand ergeben zusammen 12 Platten, also 12 / 500 = 2,4 % des verfügbaren Materials. In Geld sind das 12 × 45 = 540 EUR. Der Ausschuss hat Beleg, Ursache und Verantwortlichen. Der Fehlbestand hat das nicht, und genau er wird gesucht: ein nicht erfasster Teil des normalen Verschnitts, ein Fehler in der Norm oder Material, das ohne Lieferschein genommen wurde. Ohne Inventur blieben diese 270 EUR im rechnerischen Bestand, und im nächsten Monat „sähe“ ein Auftrag über 248 Platten durch 254 gedeckt aus.

Wie kontrolliert man Mehrverbrauch von Material?

Die Norm in der Stückliste liefert den Bezugspunkt. Für jedes Material legt man ein zulässiges Minimum und Maximum je Erzeugnis fest, und der Ist-Verbrauch wird beim Abschluss der Ausbringung mit diesen Grenzen verglichen. Mehrverbrauch zeigt sich mit Plus, Minderverbrauch mit Minus.

Dient die Kontrolle nur als Bericht, liest man sie einmal im Monat. Deshalb bindet man die Grenzen sinnvoll an den Beleg der Ausbringung: Die Abweichung sperrt das Buchen, und freigeben kann sie eine verantwortliche Person mit Eintrag in der Historie. So muss der Meister erklären, warum für den zehnten Schrank 5 Platten statt 4 gingen. Vertiefung im Beitrag zum Soll-Ist-Vergleich des Materialverbrauchs.

Welche Materialkarte genügt für den Start?

Für den Anfang genügen wenige Felder, die die Fragen von Einkäufer, Lagerist und Technologe beantworten.

Wie man Mindest- und Sicherheitsbestand rechnet, steht im Beitrag zum Sicherheitsbestand.

Wie organisiert man die Ausgabe von Material an die Fertigung?

Bei der Ausgabe an die Fertigung reißt die Buchführung am häufigsten ab. Der Lagerist gibt Material auf mündliche Anforderung heraus, der Meister holt sich selbst etwas aus dem Lager, und Reste bleiben am Schichtende an der Maschine. Jeder dieser Fälle ergibt eine Bewegung ohne Beleg.

Stabiler läuft ein Schema mit einer einzigen Quelle der Anforderung. Den Bedarf rechnet man aus dem „Production order“ (Fertigungsauftrag) nach Stückliste, der Lagerist übergibt das Material mit einer „Stock transfer“ auf das Fertigungslager, und am Ende der Ausbringung geht nicht verbrauchter Rest mit demselben Beleg zurück. Dann entspricht der Bestand der Fertigung dem, was dort tatsächlich liegt, und man kann ihn für die Planung der nächsten Schicht nutzen.

Gesondert klärt man den Umgang mit Resten. Ist ein Rest für weitere Erzeugnisse brauchbar, lässt man ihn als eigene Position im Lager. Wenn nicht, bucht man ihn mit Ursache ab, und am Monatsende ist sichtbar, wie viel Geld der Zuschnitt kostet.

Welche Differenzen entstehen am Anfang, und woher kommen sie?

Die ersten Monate nach dem Start zeigen, wo der Ablauf von den Belegen abweicht. Die Ursachen wiederholen sich, denn sie haben mechanische Erklärungen.

Eine Dublette im Verzeichnis teilt ein Material in zwei Zeilen, und der Bestand jeder sieht nur halb so groß aus, wie er ist. Verschiedene Maßeinheiten bei Einkauf und Abbuchung ergeben einen Mengenfehler, wenn kein Umrechnungsfaktor hinterlegt ist. Eine Norm in der Stückliste nach alter Zeichnung erzeugt Mehrverbrauch bei jedem Erzeugnis, obwohl die Fertigung richtig arbeitet. Material, das vor Erfassung des Lieferscheins entnommen wurde, erscheint erst mit dem Eingang in der Buchführung und ergibt zwischenzeitlich einen negativen Bestand.

Der letzte Fall zeigt, wozu die Einstellung der Bestandskontrolle dient. Verbietet die Buchführung Abbuchungen ins Minus, zwingt die Fertigung den Lageristen, den Eingang rechtzeitig zu erfassen. Erlaubt sie es, sammelt sich der negative Bestand leise an und fällt bei der Inventur auf.

Was prüft man jeden Monat, wenn die Materialwirtschaft läuft?

Für den Abgleich genügen vier Schritte.

Erstens: den rechnerischen Bestand mit dem Befund vergleichen, mindestens bei den teuersten Positionen. Zweitens: Abweichungen von den Normen in den abgeschlossenen Aufträgen ansehen und Materialien finden, bei denen sich der Mehrverbrauch wiederholt. Drittens: prüfen, ob es Materialien mit negativem Bestand oder einen Eingang gibt, der noch nicht gebucht ist. Viertens: Mindestbestände mit der tatsächlichen Verbrauchsgeschwindigkeit des Quartals abgleichen, denn ein vor einem Jahr festgelegter Wert passt womöglich nicht mehr zur aktuellen Ausbringung.

Was leistet Bimp, und was nicht?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen. Die Lagerbuchführung besteht aus Verzeichnissen von Lagern und Lagerplätzen und Belegen, die Bestände ändern: Einbuchung, „Stock transfer“, Abbuchung und Inventur. Bestände und Reservierungen werden aus den Belegen von Einkauf, Verkauf und Fertigung automatisch aktualisiert. Die Einrichtung läuft in dieser Reihenfolge: Lager, Bestandskontrolle, Artikel, Anfangsbestände, Seriennummern für Positionen, wo sie gebraucht werden. Einzelheiten in der Übersicht zur Lagerbuchführung.

Normen liegen in der Stückliste, und für einen „Customer order“ werden Materialien mit dem Beleg „Stock reservation (materials)“ reserviert, siehe Materialreservierung. Zur Kontrolle von Mehrverbrauch legt man in der Stückliste „Minimum quantity“ und „Maximum quantity“ fest: Der „Production order“ zeigt die Abweichung nur an, die „Assembly“ (Montage aus Komponenten) sperrt das Speichern, bis sie korrigiert oder von Administrator oder Kontoinhaber bestätigt ist (Abbuchungslimits für Material). Die Bewegung jeder Position zeigt der Bericht „Stock movement“, die freie Menge für den Verkauf der Bericht „Stock with reserve“.

Was fehlt: Bimp führt das interne Rechnungswesen, die Buchhaltungssoftware bleibt also für die gesetzliche Berichterstattung. Norm und zulässige Grenzen wählt der Technologe. Das System vergleicht den Ist-Wert mit dem eingegebenen Wert und prüft nicht, ob der Wert begründet ist. Einen vollen Überblick über die Lagerfunktionen geben die Seiten Lagerführung in der Fertigung und Lager.

Wie lange dauert der Umstieg auf Belegführung?

Die Dauer hängt von der Zahl der Positionen ab und davon, wie sauber das Verzeichnis ist. Am meisten Zeit kosten die Neuzählung der Bestände und das Vereinheitlichen der Namen, die Einrichtung des Systems geht schneller. Ein Start ohne diesen Schritt trägt die alte Differenz in das neue System.

Die Schlussfolgerung aus dem Beispiel: Der Bestand in der Tabelle stimmt genau so weit mit dem Regal überein, wie jede Materialbewegung einen Beleg hat. Die Inventur zeigt, wo diese Kette reißt.

Weiter zum Thema: Wie viel beim Lieferanten bestellen und wie man den Sicherheitsbestand rechnet, Soll-Ist-Vergleich des Materialverbrauchs, Beistellmaterial in der Lohnfertigung.

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