ERP für kleine Fertigungsbetriebe: Mindestumfang und Start ohne Stillstand

Ein ERP für kleine Fertigungsbetriebe lässt sich mit sechs Modulen starten: Lager, Geschäftspartner, Verkauf, Einkauf, Fertigung mit Stücklisten und Finanzen mit Anfangsbeständen. Eine Werkstatt bis 20 Leute durchläuft diesen Weg in 5 Wochen ohne Stillstand, weil die Bestände am Wochenende erfasst werden und man am Montag schon im System arbeitet.

Der Inhaber einer Möbelwerkstatt mit 16 Mitarbeitern führt die Buchhaltung in drei Excel-Dateien: Lager, Aufträge und Kalkulationen. Das Material geht am Mittwoch aus, und er erfährt es am Donnerstag vom Meister. Er sucht ein System, das diese drei Dateien ablöst, ohne die Werkstatt einen Monat lang anzuhalten. Unten steht, was zum Start nötig ist, und ein Wochenplan mit der Rechnung der Teamstunden.

Was gehört zum Mindestumfang eines ERP für eine Werkstatt bis 20 Leute?

Der Mindestumfang besteht aus den Modulen, ohne die sich Bestände, Herstellkosten und Schulden nicht berechnen lassen. Die Modulnamen entsprechen dem linken Menü von Bimp, die Systemübersicht beschreibt alle.

Grundlage dieses Umfangs ist die Stückliste („Specification“): Zusammensetzung des Erzeugnisses, Stufen, Arbeitsgänge und geplante Herstellkosten. Danach zieht der Fertigungsauftrag („Production order“) das Material heran, reserviert es und rechnet die Herstellkosten. Deshalb stehen die ersten acht Stücklisten der gängigsten Erzeugnisse im Mittelpunkt des Starts, den Rest ergänzt man im laufenden Betrieb.

Was lässt sich auf später verschieben?

Alles, was für den ersten Monatsabschluss nicht gebraucht wird, kommt nach dem Start dazu. Das entlastet das Team in den anstrengendsten Wochen.

• Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. In den Tarifen von Bimp gehören sie zum Plan Business, bei einer Werkstatt im Tarif Start richtet man sie im ersten Monat nicht ein.
• Stufenweise Fertigung mit „Production task“. Man kann mit dem Grundschema beginnen: Fertigungsauftrag, dann „Assembly“ (Montage aus Komponenten), die Material abbucht und das Erzeugnis einbucht.
• Schnittstellen zu Banken, Lieferdiensten und Onlineshops. Sie werden angeschlossen, wenn die Hauptbelege schon täglich laufen.
• Das Sperrdatum. Es wird nach dem Abgleich der Bestände gesetzt.

Wer im Team richtet das System ein?

In einer Werkstatt bis 20 Leute arbeiten meist fünf Personen im System. Jede bekommt eine Rolle, die nur die nötigen Module und Aktionen freischaltet.

Fünf Nutzer sind im Tarif Start enthalten. Einen weiteren Nutzer kauft man für 260 USD pro Jahr dazu, wie auf der Preisseite steht. Die Rollen werden im Bereich „Access roles“ (Zugriffsrollen) eingestellt.

Wie sieht der Wochenplan für den ERP-Start in der Werkstatt aus?

Der Start dauert 5 Wochen. In den Wochen 1 bis 4 arbeitet die Werkstatt nach dem alten Schema, in Woche 5 werden die Belege schon im System geführt. Die Reihenfolge der Schritte entspricht der Launch checklist (Startcheckliste) und der Reihenfolge beim Datenimport: erst die Stammdaten, dann die Bestände.

Woche 1 beginnt mit der Einrichtung der Buchführung. Die Buchungswährung lässt sich nach der Eingabe von Belegen nicht mehr ändern, deshalb wird sie zuerst geprüft. Parallel entfernen Lagerist und Vertriebsmitarbeiter Dubletten aus den Excel-Dateien, vereinheitlichen die Maßeinheiten und vergeben jeder Position eine Artikelnummer. Die Artikelnummer ist für den Import nötig: Anhand von ihr sucht Bimp vorhandene Waren, um keine Dubletten anzulegen.

In Woche 2 werden die Stammdaten aus Excel geladen. Waren und Bestände lädt man über „Warehouse → Data import“ (bis zu 9.000 Positionen je Datei), Geschäftspartner nach der Bimp-Vorlage im Verzeichnis. Für eine Werkstatt mit 120 Materialien, 25 Erzeugnissen und 40 Geschäftspartnern bedeutet das einen Abend Arbeit und einen Tag Kontrolle.

Woche 3 gehört den Stücklisten. Der Technologe erfasst Zusammensetzung und Arbeitsgänge der acht Haupterzeugnisse, und Bimp rechnet die geplanten Herstellkosten. Stücklisten lassen sich auch per Excel-Vorlage laden. Was nicht in die ersten acht kam, folgt später.

In Woche 4 führt die Werkstatt am Freitagabend eine Inventur durch und erfasst am Samstag und Sonntag die Bestände mit dem Beleg „Opening balances“ (Anfangsbestände) zu einem einzigen Datum, das dem Freitag entspricht. Gefüllt werden die Registerkarten „Inventory“, „Cash“ und die Salden mit Kunden und Lieferanten. Nach dem Speichern gleicht man die Berichte „Stock movement“, „Cash flow“ und die Saldenberichte mit Inventur, Kasse und Saldenbestätigungen ab. Die Anleitung steht im Artikel zur Erfassung der Anfangsbestände. Letzter Schritt der Woche ist ein Testverkauf und ein Test-Fertigungsauftrag, um zu sehen, wie sich Lagerbestand, Reservierung und Kundenforderung verändern.

In Woche 5 laufen alle Belege bereits in Bimp. Excel bleibt nur zum Lesen. Jeden Morgen öffnet der Inhaber „Stock movement“ und „Cash flow“ und vergleicht sie mit dem tatsächlichen Bestand im Lager. Verschwinden die Abweichungen, wird das Sperrdatum gesetzt.

Wie viele Stunden braucht das Team für den Start?

Nach diesem Plan kostet der Start 87 Stunden: 20 + 14 + 18 + 20 + 15 = 87. Nach Rollen verteilt sich das so: Inhaber 8 Stunden (3 + 2 + 3), Buchhalter 14 (5 + 6 + 3), Lagerist 29 (8 + 8 + 10 + 3), Vertrieb 13 (4 + 6 + 3), Technologe 23 (16 + 4 + 3). Die Summe stimmt: 8 + 14 + 29 + 13 + 23 = 87.

Bei einem Stundensatz von 35 EUR betragen die Teamkosten 87 × 35 = 3.045 EUR. Die größte Last trägt der Lagerist, und ihm sollte man für die Wochen 2 und 4 einen Teil der laufenden Aufgaben abnehmen.

Wie bleibt die Werkstatt während des Starts in Betrieb?

Die Werkstatt läuft ohne Unterbrechung weiter, wenn Einrichtung und Stammdatenimport die laufenden Belege nicht berühren und die Bestände in einem Wochenende festgehalten werden. Fünf Regeln helfen dabei.

1. In den Wochen 1 bis 3 bereiten Sie die Daten in Bimp vor und führen die Belege weiter auf die alte Weise.
2. Legen Sie ein Stichdatum für die Bestände fest, meist den letzten Arbeitstag vor dem Start.
3. Erfassen Sie keinen Bestand doppelt: Der Warenimport addiert Bestände zu den vorhandenen, also wird ein Bestand entweder per Beleg oder per Import eingegeben.
4. Gleichen Sie nach der Eingabe die Berichte mit dem Istzustand ab und korrigieren Sie die Registerkarte, in der ein negativer Wert auftaucht.
5. Am Montag erfassen Sie nur neue Belege, die alten Dateien bleiben als Nachschlagewerk.

Welche Fehler passieren beim Start am häufigsten?

Die meisten Fehler betreffen die Reihenfolge der Schritte. Drei davon sind am teuersten, weil man sie erst nach Arbeitsbeginn korrigiert.

Der erste Fehler ist die falsche Buchungswährung. Nach dem Speichern der Einstellungen und der Eingabe von Belegen lässt sie sich nicht mehr ändern, deshalb prüft sie der Inhaber in Woche 1 zusammen mit dem Buchhalter. Der zweite sind Bestände ohne Stammdaten: Im Beleg „Opening balances“ lassen sich nur Waren, Lager und Geschäftspartner wählen, die schon in Bimp angelegt sind. Der dritte sind Bestände zu verschiedenen Daten. Dann beginnen die Berichte mit verstreuten Stichtagen, und der Abgleich mit der Inventur geht nicht auf.

Typisches Zeichen eines Fehlers bei den Beständen ist ein Minus im Lager nach der ersten Lieferung oder eine Kundenforderung, die im Bericht nicht vorkommt. Dann öffnet man den Bestandsbeleg und prüft die betreffende Registerkarte: eine fehlende Position, eine doppelte Eingabe oder eine falsch markierte Vorauszahlung.

Was Bimp leistet und was nicht

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller, in dem Lager, Verkauf, Einkauf, Fertigung und Finanzen in einer Datenbank laufen. Stücklisten, Fertigungsaufträge, Montage, Anfangsbestände und Berichte für den oben beschriebenen Start sind im System vorhanden und arbeiten so, wie es die Hilfeartikel beschreiben. Für eine Werkstatt mit fünf Nutzern passt der Tarif Start: 1.490 USD pro Jahr, 5 Nutzer, Support im Tarif. Der Schnellstart für die Fertigung (Production) kostet ab 2.500 USD einmalig, dauert 2 Wochen und umfasst die Einrichtung von Stücklisten und Herstellkostenkalkulationen, 15 Stunden Schulung und die Einrichtung von Schnittstellen. Details stehen auf der Preisseite.

Die Grenzen sind diese. Bimp gibt die Daten nicht für Sie ein: Lagerist und Technologe bereiten Artikelstamm und Stücklisten vor, das System importiert sie und prüft sie auf Fehler. Die Buchungswährung lässt sich nach Arbeitsbeginn nicht ändern. Lohn- und Anlagenbuchhaltung gehören nicht zum Tarif Start. Einen kostenlosen Tarif und eine Testphase gibt es nicht, dafür eine Demo, die sich hier vereinbaren lässt.

Im Beispiel bekommt die Möbelwerkstatt mit 16 Mitarbeitern das System in 5 Wochen im Echtbetrieb. Dafür gehen 87 Teamstunden drauf, also 3.045 EUR bei dem angenommenen Satz, und kein einziger Tag Stillstand. Mit welchen Kosten ein Start grundsätzlich zu rechnen ist, auch ohne Lizenzgebühr, zeigt der Artikel Kostenloses ERP für die Fertigung.

Häufige Fragen